8 documentos básicos para exportar en transporte
La documentación no sólo es importante para controlar el transporte, también protege a las mercancías durante su transportación y ayuda a tener un mayor control sobre el tiempo de pago.
Transportar mercancías no es una tarea sencilla y menos si éstas se mueven hacia el exterior del país. Los documentos de transportación no sólo hacen más sencilla la tarea de la circulación de mercancías, también brindan un respaldo en la posesión de bienes para aquellos que cuentan con los documentos de titularidad.
La documentación no sólo es importante para controlar el transporte, también protege a las mercancías durante su transportación y ayuda a tener un mayor control sobre el tiempo de pago.
A continuación, te compartimos una guía para la documentación de transporte para el comercio internacional realizada por el Instituto Nacional de Comercio Exterior y Aduanas (INCEA).
1.- Lista de embalaje. Una lista de empaque puede ayudar en el transporte y la manipulación de mercancías, especialmente en grandes envíos de artículos mezclados. También permitirá a las autoridades aduaneras trabajar más rápido cuando necesitan solicitar un examen físico de ciertos artículos específicos. Si parte del envío se pierde o es dañado, la lista de empaque ayuda a identificar rápida y precisamente cuáles bienes son afectados. Por último, también puede ser una exigencia oficial de una carta de crédito, en cuyo caso debe indicar el envío cubierto.
2.- Conocimientos de embarque. En casi todos los casos de comercio exterior en que los bienes son transportados por contenedor o buque convencional, las compañías emiten conocimientos de embarque. Estos actúan como recibos de mercancías, y también son prueba del contrato para llevar las mercancías, que detalla los términos y condiciones en que se ha comprometido a llevarlas. Sin embargo, un conocimiento de embarque también actúa como un título de propiedad.
3.- Carta de instrucciones para exportación. Los exportadores pueden dar instrucciones a un tren de carga mediante la carta de instrucciones para exportación (ECSI: Export Cargo Shipment Instruction), que contiene todos los detalles del exportador, el destinatario, la mercancía y embalaje y los requisitos del exportador. El promotor o transportista de la carga será entonces el que organiza el transporte, entrega y todos los demás documentos de transporte.
4.- Cartas de porte aéreas. Las cartas de porte aéreas actúan como un recibo para los bienes “en buen estado y condición aparentes” y también son evidencia de un contrato entre el exportador y el transportista(s). El portador completa el formulario. A diferencia de conocimientos de embarque, las guías aéreas son documentos de título, de modo que el titular no necesariamente tiene la propiedad de las mercancías.
5.- Cartas de porte marítimas. Son cartas de porte para el transporte marítimo de carga. Actúan como un recibo por las mercancías “en buen orden y estado aparentes” y son también evidencia de un contrato entre el exportador y el transportista(s). El portador completa el formulario. A diferencia de conocimientos de embarque, las cartas de porte marítimas no son documentos de titularidad, por lo que el portador no tiene necesariamente la propiedad de los bienes.
6.- Cartas de porte de mensajería. Suelen ser mucho más cortas y más simples que las cartas de porte marítimas o aéreas. No están conformadas por estándares en particular y son emitidas por los correos individuales para satisfacer sus fines propios.
7.- Notas de envío estándar. Se completan por el exportador o su representante para organizar los envíos de mercancías no peligrosas.
Las notas actúan como instrucciones para el envío, y se entregan a la recepción de autoridad en el puerto o terminal de carga ya sea con o antes de la mercancía.
8.- Certificados de origen, inspección y salud. Ciertos países de destino requieren certificados de origen para probar el país de origen de las mercancías. Muchos países dan un arancelario preferencial para los productos importados de ciertos países.
Los formularios se obtienen de una Cámara de Comercio y son completados por el exportador y deben ser autenticados por una Cámara de Comercio o por la embajada del país u otro representante, o por ambos.
La obtención de certificados de origen autenticados puede tomar siete días o más. También puede generar un costo sustancial para el exportador y éste debe ser previsto y reflejado en las cotizaciones.
