9 tips para comunicarse eficazmente en el trabajo

A todos nos puede pasar: creemos que somos claros, precisos y concisos y nuestros interlocutores tienen problemas para descifrar nuestros mensajes, pero eso puede cambiar hoy.   Por Susan Adams El título del libro más reciente de Karen Friedman no es exactamente sutil. Shut Up And Say Something: Business Communication Strategies to Overcome Challenges and Influence Listeners (Cállate y di algo: Estrategias de comunicación de negocios para superar los retos e influenciar a los escuchas) expone su filosofía libre de sinsentido acerca de cómo exponer tus opiniones de mejor manera, extraídas de sus 40 años de experiencia como comunicadora profesional. Como reportera de noticias de televisión, Friedman trabajó en las estaciones locales en ciudades como Milwaukee y Huntsville, Alabama. Durante los últimos 20 años encabeza Karen Friedman Enterprises, una empresa de coaching de comunicación con sede en Filadelfia. ¿Cómo se aplican sus ideas en la oficina? Su regla número 1, obtenida de dos décadas en las trincheras de noticias televisivas es: “Es absolutamente crítico ser lo más directo y conciso como sea posible, ve al grano”, recomienda con una voz animada y contundente. La vaguedad es muy común en el lugar de trabajo, añade. La solución que plantea es seguir la guía de los presentadores de noticias y detallar quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Los jefes pueden ser tan vagos como sus subordinados. “Los jefes suelen decir: ‘¿Puedes darme ese reporte? Es muy importante, y realmente me gustaría tenerlo’”, dice Friedman. Una forma más eficaz de entregar ese mensaje: “¿Por favor podrías alistar el reporte para mí? Me gustaría tenerlo en mi escritorio a las 5 p.m. del viernes.” Otra estrategia sacada por Friedman de los noticieros televisivos es mencionar primero el título. Muchos de nosotros somos de largo aliento, dice. “La gente no necesita saber todo lo que sabemos”, explica. “Piense en lo único que quieres decir, la idea central, la más importante. Si tu computadora murió o la alarma de incendios se disparó, ¿qué sería lo único que necesitarían saber los demás?” Tu actitud al hablar también es importante. “No son sólo tus palabras las que transmiten un mensaje”, dice Friedman. “Eres todo tú.” Si te retraes y metes las manos en tus bolsillos, miras tus pies y evitas el contacto visual, las personas tendrán la impresión de que no deseas comunicarte con ellas. “Aleja tus ojos y pulgares de tu teléfono”, advierte. Recuerda que el mundo no gira a tu alrededor. Para Friedman, esta fue una dura lección, que viene del mundo televisivo, en donde el ego lo es todo. Si te abres a otras opiniones y puntos de vista, encontrarás mucho más fácil transmitir tu propio mensaje. “Realiza una encuesta en tu próxima reunión”, sugiere. “Pide a los demás que te digan qué opinan sobre ti.” Haz preguntas abiertas, pueden ganar tiempo, aclarar la perspectiva de los demás y evitar malas interpretaciones. Por ejemplo: “No estoy seguro de entender lo que estás diciendo, ¿me podrías dar un ejemplo?” Friedman también es aficionado a la máxima de que si no puedes decir algo agradable, no deberías decir nada en absoluto. “No diga cosas negativas sobre tus colegas cuando no estén presentes. Te etiquetarás como un chismoso y como alguien en quien no se puede confiar”, advierte. Otra regla de Friedman: No des vueltas. Si tienes una mala noticia que dar, hazlo con toda claridad. Es difícil hablar de despidos y de apretarse el cinturón, pero si estás en una situación en la que tienes que transmitir ese tipo de información, tus empleados y colegas probablemente ya saben que algo está pasando. Es mucho mejor ser directo con ellos. Siempre da las malas noticias en persona. Puede parecer más fácil transmitir información negativa a través del e-mail, pero imagina cómo te sentirías si descubrieras electrónicamente que tu mejor amigo del trabajo ha sido despedido, en vez de enterarte por otro ser humano. Por último, no seas negativo. Incluso si piensas que tu colega o jefe está completamente equivocado en algo, puedes contrarrestar con una pregunta abierta que muestre respeto y un espíritu constructivo. En resumen, éstos son los 9 consejos para comunicarte efectivamente en el trabajo:

1. Edítate a ti mismo, sé claro y conciso.
2. Ve al grano, comparte primero lo más importante.
3. Involucra a tu escucha, pone atención a sus ideas y sus dudas.
4. Cuida tu actitud y tu postura.
5. Haz preguntas abiertas.
6. Si no puedes decir nada amable, no digas nada.
7. No des vueltas a las cosas, especialmente si tienes malas noticias.
8. Da las malas noticias en persona.
9. No seas negativo.