a) Si tienes 3 o más juntas a la semana. b) Si las juntas duran más de una hora. c) Si en las juntas convocan a un gran número de individuos y “tienen que estar todos”. d) Si los temas que tocan son reiterativos. e) Si los detalles que tocan son reiterativos. f) Si se cambia de tópico constantemente y no hay cierres claros del tema. g) Si los propios asistentes se quejan de las juntas. h) Si al menos dos personas siente que no está clara la decisión tomada. i) Si respondiste que sí a dos o más de las anteriores.
Grandes y terribles frases La realidad es que se ven muchas cosas en este caminar apoyando a ejecutivos y organizaciones. Aquí te comparto algunas grandes pero terribles frases que nos ayudaban a encuerar algunas realidades organizacionales respecto al tema: – “¿Juntas? No, ésas no son juntas; son charlas de café y pan con mantequilla.” – “¿Que nadie leyó la minuta? Es que la minuta era de 6 páginas.” – “Es que mi jefe hace una junta para escucharse, otra para comprenderse y la tercera para reconfirmar si la primera y la segunda nos quedaron claras.” – “De nada sirven las juntas si no me dan tiempo para trabajar lo que ahí quedamos.” – “Es que ya habíamos quedado varias veces en algo, y lo volvieron a hacer al revés.” Soluciones y reglas 1. No se debe hacer una junta para todo; hay muchas más formas de comunicar y solucionar las cosas.a) Ubicar con claridad el problema es el comienzo de la solución. (Acuérdate: los problemas nunca son personas; son lo que las personas hacen o dejan de hacer en fondo o forma. No personalices la situación. Los problemas son aspectos modificables, y todos tenemos ese derecho.) b) Pregúntate si un mail, una conversación uno a uno, o una plática durante una caminata casual con algún miembro de tu organización puede ayudarte a resolver el problema antes de ir a junta.
2. Si ya identificaste qué requieres de una junta.a) Plantea los puntos a tratar y diferencia qué es urgente, qué prioritario y qué importante. Para que la gente ubique qué debe hacer primero y qué después, procura dejarlo claro. b) No siempre debes tener juntas en que todos opinen o en que sólo tú hables. Ubica tu liderazgo y hazlo efectivo. Dales la batuta pero no les permitas el cambio de tema. Aterrízalos a opinar de forma libre sin prejuicios y contundente. Siempre que puedas promueve que traigan sus ideas escritas en bullets. c) “No se debe enterar todo el mundo.” Ubica claramente a quién le compete el asunto (Si tienes personas que tienen personas a su cargo no necesariamente tienes que citar a todos: aprende a delegar, y a solicitar resultados. Si esto no lo resuelve, primero verifica qué está sucediendo contigo, después con la persona y luego con su equipo. Dale valor y fuerza a tu gente para que te dé resultados.) d) Si no es prioritario, urgente o importante para su labor, no los cites.
Te comparto algunas claves- Una junta no debe tardar más de 30 minutos.
- Una junta no debe tener más de tres puntos a tratar: si requieres tratar más cosas, es preferible que hagas otra después, o que busques una solución alterna a la junta.
- Acota el número de personas: no es lo mismo moderar y poner de acuerdo a cuatro o seis, que a 12 individuos, además de que el tiempo de participación se multiplica.
- Piensa primero si es verdaderamente necesaria una minuta. Si descubres que sí, siempre rota a las personas a que las realicen y dales tú el formato, comentando que al final de la junta uno de ellos realizará la minuta (así garantizarás que todos ponen atención).
- Celulares, prohibidos. Si me entran llamadas interrumpo mi tiempo y el de los demás.
- Si haces una lluvia de ideas, pon el ejercicio de dar el mismo tiempo de hablar a las personas; así las empiezas ubicar y centrar en lo que es importante. Al final puedes darles un minuto para que sinteticen su participación.