Delegar al teléfono móvil la organización de tus tareas es una forma efectiva de aprovechar los avances en la tecnología, y sin gastar más.
Los vientos del cambio corren de manera tan vertiginosa que apenas nos estamos enterando de una novedad, ya está en el mercado o el proyecto fue cancelado. Hace unos años, Julio Verne era visto por sus contemporáneos como un hombre con una imaginación exacerbada, tal vez demasiado turbulenta, y hoy, bajar a veinte leguas para hacer un viaje submarino es posible y ya se puede dar la vuelta al mundo en mucho menos de ochenta días. Los niños que imaginaban el futuro con las caricaturas de los Supersónicos de Hanna Barbera y que se maravillaban al ver como un robot sacaba de sus entrañas comida caliente y lista para servirse, hace años que usan el horno de microondas.
Sí, lo que antes era ciencia ficción ya es realidad. Hoy, los autos hablan, hay conferencias en las que podemos ver a nuestro interlocutor que puede estar a metros de distancia o del otro lado del planeta, hay ropa inteligente y las aplicaciones tienen capacidad de llevar registro de nuestro peso, ritmo cardiaco y de lo que comemos y dejamos de comer. Además, los avances tecnológicos son cada vez más accesibles y cómodos para usar. Los aparatos son más ergonómicos y amigables, casi todo el mundo los sabe usar, y si no es así, es muy sencillo aprender.
Lejos quedaron los tiempos en los que un ejecutivo tenía un séquito de asistentes que se peleaban por organizar agendas, recordar pendientes y prevenir olvidos. Para los que extrañan esas épocas, la tecnología tiene buenas noticas. Existen formas novedosas de recuperar todas esas ayudas del pasado utilizando el aparato más democráticamente popularizado entre la humanidad del tercer milenio: el teléfono inteligente.
Sin importar si alguien tiene un sistema efectivo de manejar sus pendientes o si es un desastre para organizarlos, el teléfono móvil es una herramienta maravillosa que sirve para mucho más que para hacer llamadas, enviar mensajes y jugar. El aparato puede contribuir a simplificar la vida en forma rápida, sencilla y accesible.
Poner a trabajar al teléfono móvil a nuestro favor, delegándole la organización de nuestras tareas, es una forma efectiva de aprovechar los avances tecnológicos, sin gastar más. El éxito radica en triunfar sobre el geniecillo desordenador que habita en las mentes y que hace que se nos olviden las cosas. Para ello, hay tres retos fundamentales a vencer:
- Capturar las tareas antes de que se pierdan en el laberinto del olvido.
- Programar un recordatorio para el momento preciso, es decir, con la suficiente anticipación para reaccionar y que sirva para no pasarlo por alto.
- Clasificar las tareas entre aquellas que son deseables y aquellas que son imprescindibles de hacer.
Los avances que ha sufrido la tecnología de la telefonía celular brindan facilidades cada vez mejor pensadas para ayudar a los propietarios. Por ejemplo, la mayoría de los aparatos cuenta con sistemas de reconocimiento de sus dueños, ya sea por voz, huella digital o contraseña. La mayoría se sincronizan en tiempo real con computadoras de escritorio, laptops, tabletas y no hay necesidad de ir cargando por el mundo con cada aparato que necesitamos para trabajar. Un teléfono inteligente es más que suficiente.
Además, en muchos casos ya ni siquiera se requiere de capturar la tarea. Se le puede dictar al aparato y éste se encargará de tomar nota, registrar la tarea, enviar recordatorios y coordinar a las personas involucradas. Lo mismo que haría una secretaria supereficiente, pero en menos tiempo. Claro, el teléfono todavía no sirve café, al menos no por lo pronto.
Crear un sistema de recordatorios en el teléfono ayuda a establecer compromisos y a llevar a cabo ciertas tareas, independientemente del lugar en el que nos encontremos. La mejor forma de ser diligente es revisando las listas de pendientes. Hay aplicaciones que marcan la antigüedad de las tareas que aún no se han realizado, y no hay manera de olvidarlas, pues aparecerán ahí hasta que se hayan cumplimentado.
Un buen hábito es empezar el día revisando la lista de pendientes y palomear aquellos a los que se les va dando curso, y terminar el día verificando qué es lo que quedó en el tintero para ocuparse de ello al día siguiente. Esta sencilla costumbre es una extraordinaria tarea de planeación que ayuda a ahorrar tiempo y a evitar desperdicios. Así se pueden agrupar las actividades que están en el mismo rumbo, que se deben llevar a cabo con las mismas personas, que requieren cierto nivel de concentración o tiempo. La mayoría de las aplicaciones advierten cuando se están encimando actividades, lo que impide una mala estimación de los tiempos, previene dejar a personas esperando y evita que se pase por alto una cita.
Algunas prácticas efectivas son serle fiel a la aplicación que organiza las tareas y no estar usando varias a la vez. Asociar los recordatorios a una hora específica del día para que sean efectivos y cumplan su misión: evitar los olvidos. Fijar los recordatorios a momentos en los que podrán ser atendidos. Usar el botón de repetición de alarma en forma inteligente, no habituarse a usarlo en forma automática. Usar las opciones de “no molestar”, al estar en una reunión para que los recordatorios no aparezcan en momentos incómodos. Hay tantas otras como necesidades de organización tengamos, son flexibles y fáciles de usar.
Poner a trabajar la tecnología a nuestro favor es muy sencillo y rápido. No necesitamos ser grandes potentados de empresas tecnológicas ni expertos programadores. Además, eso significa que podremos organizarnos en forma efectiva, evitaremos olvidos y nuestra lista de pendientes estará, por fin, al día.
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