- Estado de resultados. Nos dice, en palabras sencillas, lo que entró a la empresa, lo que salió y cuánto quedó. Así de sencillo: ingresos (ventas) – costos – gastos = utilidad antes de impuestos.
- Balance general. Activos, pasivos y capital contable, o lo que es lo mismo: cuánto tengo, cuánto debo y cuánto patrimonio tengo invertido o cuánto de este ha generado la empresa.
- Flujo de efectivo. Si bien existe un estado financiero de flujo de efectivo, en el caso de una empresa familiar la recomendación es que se lleve internamente. Una pyme no puede darse el lujo de esperarse a fin de mes a que el contador le envíe el estado de flujo de efectivo para saber cómo se movió el dinero dentro de la empresa. El flujo es como la sangre para el cuerpo, es crítico monitorear de manera semanal. Mi recomendación es que se lleve en un programa sencillo o por lo menos en Excel, donde se registren todos los ingresos y egresos de la empresa.
¿Quién le tiene miedo a los estados financieros?
No es cuánto dinero ganes, sino cuánto dinero conservas, qué tan duro trabaja para ti y para cuántas generaciones alcanza.
La interpretación de datos financieros es sumamente importante para cada una de las actividades que se realizan dentro de las pymes y las empresas familiares. Los dueños de este tipo de negocios se valen de la interpretación financiera para la creación de distintas políticas de financiamiento externo.
Además, la utilizan para enfocarse en la solución de problemas específicos, como pueden ser las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar. Al mismo tiempo, la interpretación financiera sirve de base para definir las políticas de crédito hacia los clientes, dependiendo de su rotación y puede, además, ser un punto de enfoque cuando es utilizada como herramienta para optimizar la rotación de inventarios.
Por medio de la interpretación de los datos presentados en los estados financieros, los administradores, clientes, empleados y proveedores de financiamientos pueden darse cuenta del desempeño que la empresa tiene en el mercado, por lo que se le considera como una herramienta primordial en la administración del negocio.
El desconocido lenguaje de las finanzas
En el caso de las pymes y los negocios familiares, la mayoría no comprende bien el lenguaje de las finanzas. Lo que resulta más crítico es que, como no lo entienden, no saben leer sus estados financieros.
Existe la creencia equivocada de que los estados financieros son difíciles y que solo personas con amplios estudios formales de contabilidad, finanzas y administración pueden entenderlos. Parte de este mito tiene su causa en el hecho de que la mayoría de las personas que aprenden de los temas financieros lo hacen en la universidad o en escuelas técnicas, y donde se preparan a las personas para que se incorporen a las áreas financieras de empresas públicas, no para que manejen las finanzas de una pyme o de un negocio familiar.
Nuevamente, el problema de siempre: las mejores prácticas financieras, de gobierno, de operación y de control de negocios, creadas para grandes empresas, tratándose de adaptar a las empresas familiares.
Esto casi siempre resulta en un fracaso por las particularidades de este tipo de entidades. El no entender bien y no revisar continuamente las finanzas de la empresa equivaldría a manejar un coche sin saber bien qué significan los indicadores del tablero. Aunque esto parecería obvio para todos, la realidad es contundente: la mayoría de los fundadores o dueños de las pymes no entienden bien sus estados financieros.
4 sencillísimas claves para leer los estados financieros
Para entender los estados financieros sólo necesitas saber cuatro cosas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Eso es todo. No necesitas más.
El problema es que, la mayoría de las veces, las razones financieras o el análisis de las finanzas se explican y se enseñan mal, y las personas no entienden las bases y los principios básicos, porque en las universidades se pasa de un conocimiento básico a uno avanzado y muy técnico en una sola clase, en un solo semestre, y ahí es donde comienza el problema de no entenderlos (y, mucho menos, tomar decisiones con base en los mismos).
A continuación explicaremos, de manera muy simple, los estados financieros básicos. Pero antes, por favor no cometan el error de la mayoría de los fundadores o dueños de empresa cuando les preguntan de dónde obtienen los estados financieros de su empresa: “Me los da mi contador”, dicen.
Ustedes son los responsables de indicarle al contador cómo quieren que este les prepare sus estados financieros; en otras palabras, qué tanto nivel de desglose, qué tan detallado lo quieren, en qué formato, etc. Son sus estados financieros, los de su negocio, no los de su contador. Nadie más conoce a su empresa tan bien como ustedes.
Estos son los tres estados financieros básicos que debes conocer:
