¡Calma! ¡Respira! Cuando las prisas se convierten en un hábito de trabajo generan angustia entre los colaboradores e inhiben el progreso de la empresa.

 

Érase una vez una niña llamada Alicia, que tuvo un sueño muy extraño.
De repente apareció un Conejo Blanco corriendo con mucha prisa.
Se paró y sacó su reloj de bolsillo:
—¡Ay, Dios mío! Llegaré demasiado tarde.
—¿A qué llegará tarde?

Alicia en el País de las Maravillas (Lewis Carroll)

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¿Te has preguntado seriamente por qué el equipo de trabajo no avanza al mismo ritmo? Entre el vértigo que da tener una agenda apretada, los espacios tan cortos entre una junta y la otra, las conferencias remotas, la bandeja de entrada con un número incontable de correos electrónicos pendientes de leer y la gente que no entiende que verdaderamente no tienes tiempo ni de ir por un café. Sumergidos en un esquema autómata de citas virtuales y físicas, e itinerarios que se fijaron con más de un mes de anticipación, llegamos a las reuniones con la respiración entrecortada, tal vez un poco despeinados, y tan pronto termina una ya estamos encadenándonos a la que sigue. Y el equipo de trabajo parece estar pasmado, esperando a que algo suceda. ¿Te has preguntado por qué sientes que entre tu equipo y tú existe una brecha de aceleración?

En el mundo de hoy, las prisas son una constante. Hace tiempo que está de moda ir corriendo a todos lados. Pareciera que el hecho de acelerar confiere un mejor nivel, nos hace vernos mejor. Hemos fabricado una ecuación en la que mientras más apresurados nos percibimos, más ocupados parecemos, y eso nos hace aparecer como los ejecutivos maravilla. Si pudiéramos sustraernos por un momento y ver el escenario en que nos desenvolvemos, como si estuviéramos fuera del escenario, nos daríamos cuenta de que todos corren de un lado a otro de la misma forma en que lo hace el Conejo de Alicia en el País de las Maravillas. Vamos mirando un reloj, lamentándonos de que no tenemos tiempo, pasando de largo sobre las personas, sin prestarles atención. Pareciera que compartimos la angustia que tiene el personaje de Lewis Carroll de perder el tiempo. Y, sí, en ese remolino de prisas, lo más seguro es que seamos nosotros mismos los que provocamos la diferencia de ritmos en el equipo de trabajo. Sí, nosotros mismos somos la causa de aquello que acusamos.

Esta verdad abrumadora resulta difícil de manejar para muchos ejecutivos. No se dan cuenta de que al ejercer un liderazgo de las prisas se crea ruido que no permite entender a cabalidad lo que se requiere, y se genera angustia entre los colaboradores. Ruido y angustia no son una buena combinación cuando se trata de liderar a un grupo de personas. No hay que olvidar que el liderazgo, antes que otra cosa, descansa en el método de la comunicación. Es decir, hay que tener la paciencia suficiente para generar un mensaje claro, emitirlo, verificar que fue recibido y esperar retroalimentación. Muchos ejecutivos acelerados sentirán cómo se les va acelerando el corazón al imaginar el segundero corriendo vertiginosamente por los circuitos del reloj y querrán salir corriendo.

¡Calma! ¡Respira! Un buen líder necesita entender que el equipo de trabajo necesita del acompañamiento de su líder. Las prisas, cuando se convierten en un hábito de trabajo, actúan como una carga pesada que limita el desarrollo e inhibe el progreso. Si lo que en verdad quieres es acelerar el ritmo de trabajo, por contradictorio que parezca, hay que bajarle al nivel de las prisas. Nadie entiende a cabalidad el significado de frases entrecortadas, dichas a la carrera, aderezadas con señas y signos que sólo el emisor entiende. Especialmente si esas señales son dedos que se chasquean para apresurar procesos o manoteos desesperados que buscan soluciones rápidas.

Por increíble que parezca, cuando desaceleramos y le damos tiempo a la gente para escucharla y darle instrucciones, creamos un terreno propicio para que el equipo entienda lo que se quiere de él y se ponga a trabajar en ello. La productividad y el buen desempeño se provocan con una buena comunicación. Por lo tanto, es imprescindible acercarse a escuchar a las personas y tomarse el tiempo para explicar lo que se espera de ellas. Entonces, si lo que falta es tiempo, lo mejor que puede hacerse para atacar el liderazgo de las prisas es organizar el tiempo que se le dedica al equipo de trabajo. ¿Cómo?

  1. Incluir en la agenda reuniones ejecutivas con el equipo de trabajo. Para Jordan Cohen, experto en productividad, es preciso llegar preparado, tener una minuta en la que se desahoguen todos los puntos pendientes. Hay que recalcar la importancia de tener todo por escrito para que nada se quede en el olvido. No hay porqué entrar en pánico; estas juntas deben ser ejecutivas, es decir, toman poco tiempo. Si están bien estructuradas, no toman más de treinta minutos.
  2. Generar compromisos con el equipo de trabajo. Hay que ser claros en lo que se pretende lograr. Hay que especificar los procesos a seguir, los tiempos y los presupuestos con los que se cuenta, y asignar responsabilidades a cada integrante. Cuando cada quien se encuentra en la posición que debe y sabe lo que hay que hacer, el ritmo se acelera como una consecuencia natural.
  3. Ser leal al equipo de trabajo y darle prioridad a estas reuniones. Las juntas con el equipo de trabajo son tan importantes como las que se tienen con el jefe o con un cliente, pero son muy fáciles de posponer. No hay que caer en esa tentación. Por increíble que parezca, hay muchos jefes a los que no les gusta reunirse con su equipo. Un buen consejo es llevar a cabo estas reuniones al principio del día, ya que así todos saben lo que tienen que hacer y tienen las horas de la jornada laboral para realizarlas.
  4. Al final del día hacer un resumen de lo logrado. Esta síntesis es una reflexión personal que no debe tomar mucho tiempo y que sirve para palomear todas las tareas que fueron conseguidas, cuáles fueron pospuestas y cuáles están en camino de encontrar una solución. Esta recapitulación sirve como guión para el seguimiento de la junta de compromisos del día siguiente.

El liderazgo de las prisas no es un buen estilo para dirigir grupos de trabajo. Un buen líder sabe cuándo debe apretar el acelerador y cuándo debe aflojar la rienda. Si la cuerda está estirada todo el tiempo, terminará reventándose. Concuerdo con Dan Groves: mejorar el ritmo de trabajo las más veces no requiere de mucho esfuerzo. Reuniones productivas en las que se fomente la participación y florezca la creatividad pueden ser la clave. No suena mal tomarse el tiempo para charlar con nuestra gente y podemos encontrar la llave que solucione muchos problemas.

 

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Blog: Las ventanas de Cecilia Durán Mena

 

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