¿Es posible evitar atrasos en tus pagos a proveedores y mantener limpio tu historial de crédito? Sí, y la mejor manera es que aprendas a administrar el flujo de efectivo.

 

El flujo de efectivo continúa siendo uno de los grandes retos para las pequeñas y medianas empresas. Es común escuchar a dueños o responsables de finanzas tener que decidir entre hacer un pago a un proveedor o usar el efectivo para realizar una inversión. El retraso en un pago puede generar desde condiciones desfavorables con proveedores hasta indicadores negativos en el historial de crédito. Por eso, aprender a administrar este recurso de forma óptima en cada ciclo se convierte en una actividad vital para la empresa.

Lo anterior se podría entender mejor a través del ciclismo, pues con éste sucede algo similar… El Tour de Francia es la prueba más importante para los participantes: son días en los que la preparación y el performance son fundamentales para ganar, así que los ciclistas deben administrar diariamente su energía, igual que los financieros de las empresas lo hacen con el flujo de efectivo. Por ejemplo, durante un día en el Tour, un corredor consume hasta 6,000 calorías, y si éste gasta más energía de la programada, su desempeño no será óptimo en las siguientes etapas, donde sus probabilidades de ganar se verán disminuidas, sobre todo si dicho comportamiento es constante.

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La buena noticia para los administradores de negocios es que existen diversas opciones que pueden ayudar a mejorar significativamente la liquidez de una empresa, es decir, a darle energía a nuestro ciclista… aumentando las posibilidades de llegar a la meta establecida. Aquí cinco alternativas:

  1. Líneas de crédito sin costo
    Una compañía puede aliviar las presiones de efectivo por medio de simples cambios en sus prácticas operativas. Por ejemplo, aprovechar la línea de crédito de productos centralizados, conocidos como “purchasing cards”, para pagar a proveedores. Estos servicios generalmente tienen hasta un mes de financiamiento sin costo, y cada vez son más usados para diferentes situaciones, desde gastos recurrentes como el pago de telecomunicaciones, hasta imprevistos como la adquisición de una máquina que haya sufrido algún daño. En este sentido, el NAPCP (http://www.napcp.org/) y otros organismos financieros pueden ayudar para conocer las mejores prácticas.
  2. Mayor visibilidad en los gastos
    Administrar el flujo de efectivo cuando no hay visibilidad en los gastos, especialmente con cuentas inesperadas o “sorpresa”, puede representar un enorme desafío. A medida que una compañía crece, la visibilidad sobre el efectivo se complica. Para esta situación, algo tan simple como la automatización del registro de gastos de viaje, ya sea a través de tarjetas comerciales o dentro de los sistemas existentes, puede ayudar a los administradores a obtener mayor visibilidad en los gastos y a planear con anticipación. De la misma forma, estas prácticas pueden provocar mejores condiciones con los proveedores que se consultan con regularidad.
  3. Políticas de viajes y entretenimiento
    Crear o actualizar políticas de gastos de viaje y entretenimiento permite a las empresas especificar lineamientos, así como proveedores preferidos. Esto no sólo asegura que todos los detalles del viaje tengan coherencia, sino también que todos los gastos estén previamente acordados y estrechamente monitoreados.
    Asimismo, aprobar los gastos incurridos durante el proceso de comprobación, en lugar de pre-aprobar, es útil como política, para generar un sentido de responsabilidad en los empleados y también para asegurar que no haya sorpresas desagradables.
  4. Flexibilidad en cuentas por cobrar
    Así como usar medios de pago centralizados permite aprovechar días de financiamiento sin costo, aceptar pagos de clientes con medios similares otorga este beneficio a los mismos clientes, y a la compañía le asegura poder cobrar con mayor certeza el efectivo de un pago.
    Las labores de cobranza no sólo requieren de recursos valiosos, sino que quitan visibilidad, y no permiten una planeación precisa de los flujos. Si bien esto tiene un costo, en ocasiones es menor que el costo de la labor de cobranza, aunado a la incertidumbre del tiempo de espera.
  5. Negociación con proveedores
    Además de aportar ideas a los administradores para las predicciones a largo plazo, los datos de estos sistemas de gestión de gastos pueden ser muy valiosos para resolver los problemas de flujo de efectivo en el corto plazo, al marcar las áreas donde los costos son demasiado altos o inconsistentes. También permite consolidar a los proveedores a través de los viajes de negocios y ponerlos en una posición más fuerte para negociar tarifas preferenciales en el futuro.
    Asociarse con un proveedor que ofrece las herramientas adecuadas para liberar capital y programar eficazmente los recursos de los viajes de negocios es una excelente estrategia para tener una visión global de lo gastado. Con estos sistemas implementados, el flujo de efectivo puede convertirse en una tarea mucho más fácil de manejar.

Entonces, tal como lo hacen los ciclistas para el Tour de Francia, prepárate y administra tu “energía” para que siempre llegues a la meta de tu negocio como todo un triunfador.

 

Contacto:
Blog: Global Corporate Payments de American Express

 

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