Un estudio de join.me arroja que los ejecutivos senior pierden un promedio de 5 días enteros  y 19 horas cada año por reuniones que empiezan tarde.

 

¿Quieres huir de la oficina cada vez que hay junta? No estás solo, la mayoría de los empleados incluso tienen quejas sobre la pérdida de energía en esas reuniones, y la cantidad de tiempo desperdiciado va en aumento.

Un estudio de la consultora OVUM y join.me por LogMeIn, arrojó que los ejecutivos senior pierden un promedio de 5 días enteros  y 19 horas cada año por reuniones que empiezan tarde.

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“En la medida que las compañías tratan de ser más atractivas y productivas, la forma en que dirigen sus reuniones necesitan ser ejemplares. Necesitan adaptarse a una más joven y colaborativa fuerza de trabajo acostumbrada a reuniones virtuales y a la medida”, dijo en un artículo Gustavo Boyde, gerente regional de marketing para  Log Me en América Latina.

 

¿Qué hacer para no perder tiempo?

Te presentamos cinco formas  que join.me recomienda para hacer más productiva una reunión y acortar ese tiempo perdido.

1.- Concéntrate en los resultados

No existe una razón para que todas las reuniones deban estructurarse siempre de la misma manera, especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera. En lugar de estar llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrate en lo que quieres lograr y ajusta los tiempos de reunión acorde a esos logros. Si hay algún punto clave  que necesite ser discutido, lidia con él y deja  otros temas de la agenda s para ser resueltos más adelante.

2.- Arregla los problemas técnicos.

¿En cuántas ocasiones has tenido dificultades para realizar a una reunión por marcar mal el número telefónico? De acuerdo con el estudio, hay cinco  grandes razones para qué las reuniones sean retrasadas. Dificultades técnicas con software, información incorrecta de la conferencia, actualizaciones necesarias del software, no saber quiénes estarán durante la reunión, y números incorrectos o complicados para llamar que en conjunto  pueden generar muchas frustraciones y jugueteo nervioso con las manos.

3.- Procura que sean cortas y flexibles

Cuando estas organizando una reunión, resulta tentador el incluir a todos los que, en alguna ocasión estuvieron involucrados con el proyecto. Pero cuando la lista de involucrados sigue creciendo  y resulta mucha gente involucrada, puede llegar a ser difícil el llegar a una decisión pronta. Muchas compañías están mudando sus dinámicas de reuniones largas y formales a favor de reuniones cortas, relajadas y discutiendo metas específicas. Limitar el número de personas requeridas para dar más flexibilidad en la calendarización, hace la conversación más efectiva.

4.- Hazlo divertido

Una tediosa plática o una extensa presentación de Power Point puede convertir en papilla el cerebro de todos, entonces eleva la moral siendo creativo en tus reuniones. Se más ligero y con humor contando alguna broma o mostrando imágenes interesantes para hacer la introducción al siguiente tema.  Puedes incluso hablar con las personas que usualmente están tranquilas y quietas para mantenerlas alertas o atentas. Dale a tus empleados razones para estar alerta y aportar en las reuniones.

6.- Rompe los grupos 

La colaboración es la razón de ser de cualquier reunión, pero es difícil intercambiar ideas con alguien a quien apenas conoces. Intercala los asientos y motiva a todos a interactuar con nuevas personas durante y después de la reunión.

 

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