La lección más valiosa de una acción tan sencilla como limpiar el escritorio es que al sacar lo viejo te dispones a dejar entrar lo nuevo.

 

Uno de mis primeros jefes me contó la siguiente historia:

Una joven inquieta fue a buscar al gurú para pedirle el consejo de la vida. Recorrió caminos, sufrió incomodidades, pasó molestias, padeció inclemencias del clima, se cansó, pero consiguió llegar frente al monasterio del gurú. Al llegar a la puerta, unos monjes le informaron que la estaban esperando, que el gurú la invitaba a tomar el té. Feliz, subió la escalinata, y entusiasmada pensaba en cómo debía plantearle la pregunta que le revelara el consejo de la vida. Al estar frente a la ansiada presencia, se inclinó tan profundamente que casi tocó el suelo. El maestro le indicó que tomara asiento y le ofreció la tasa llena. Ella agradeció, pero cuando iba a empezar a beber, el gurú elevó la tetera y empezó a servir el té que enseguida comenzó a desbordarse. La joven lo miraba confundida y enojada. ¿Cuál es la lección que debes aprender?, le preguntó con una mirada llena de bondad. Si no te vacías de lo viejo, serás incapaz de recibir lo nuevo.

PUBLICIDAD

Mi jefe me contó la historia en esta temporada, entre Navidad y Año Nuevo, en la semana en que la calma de los que están de vacaciones, no hacen ruido en los pasillos ni los teléfonos suenan tanto y los únicos correos electrónicos que llegan son propaganda u ofertas de cosas que no se necesitan, en que el silencio contrasta con el ajetreo de los últimos días de entrega de las cifras finales del presupuesto, cierres contables y tomas de inventario que duran eternidades. Me informó que, ese día, lo único que íbamos a hacer todos en la oficina era limpiar el escritorio. Me dijo que esa práctica la aprendió de su padre y que desde entonces aprovechaba la tranquilidad de los últimos días del año para arreglar su escritorio y me invitó a hacer lo mismo. Aprendí una lección valiosa. Hay una serie de bondades que se dan a partir de la sencilla operación de limpiar el escritorio.

  1. Un escritorio ordenado se convierte en un aliado que agiliza los movimientos cotidianos: No esconde las cosas ni pierde los oficios ni entorpece los procesos. Sabemos dónde se encuentra aquello que estamos buscando y podemos confiar que lo que guardamos en un cajón específico ahí se va a quedar. Los números telefónicos aparecen con mayor velocidad y las actividades fluyen con mayor armonía. Nos ayudan a ganar tiempo.
  2. Ordenar el escritorio nos sirve para ganar concentración: Los escritorios desordenados son una fuente de ineficiencia en el trabajo; lo único que hacen es distraer y hacer que perdamos el tiempo buscando lo que se nos perdió o lo que creíamos que estaba a la mano, en vez de concentrarnos en lo que en verdad tenemos que hacer.
  3. Al arreglar el escritorio encontraremos una serie de objetos que creíamos perdidos: Aquel cargador del teléfono que nunca logramos localizar, esa factura que nos hacía falta, una cantidad de post-its con tareas pendientes que nunca llegamos a finiquitar y que pueden representar asuntos aún vigentes que esperan una respuesta. Ideas que nos pueden significar grandes beneficios y que quedaron olvidadas entre las hojas de un folder arrugado.
  4. Ordenar el escritorio también es limpiar: Cuando nos deshacemos de todos los papeles que tenemos, van apareciendo manchas de café, polvo, papeles hechos bolita, restos de goma de borrar, plumas que ya no sirven…, en fin, un montón de basura que no sirve y sólo estorba. Hay que mover la computadora de lugar, dejar la cubierta vacía y pasar el trapo por paredes, cajones y por todos lados; tirar lo que no sirve y que debió irse a la basura hace mucho tiempo.
  5. Ordenar un escritorio es prepararnos para la siguiente tarea: Es dejar el área lista para empezar a trabajar y concentrarnos en lo que es relevante: Un lugar de trabajo ordenado da mucho mejor imagen que uno que está en desorden. Un espacio impecable nos vuelve mucho más productivos.
  6. Aunque parezca increíble, un escritorio ordenado invita a otros a trabajar con nosotros: Un escritorio desordenado genera el efecto contrario: nos aleja y, en casos extremos, nos aísla del equipo de trabajo. Un lugar en que un movimiento en falso no provocará una avalancha de objetos y documentos nos hace sentir a gusto.

Lo curioso es que cuando tenemos la intención de limpiar el escritorio, no sabemos por dónde empezar. La secuencia que me parece efectiva es la siguiente:

  • Destina un lugar específico para los papeles. Organiza los documentos de tal forma que no estén en tu escritorio a menos que los estés usando; después ponlos en su lugar.
  • Guarda los enseres de oficina. La engrapadora, perforadora, los clips están mejor en un cajón que en la cubierta del escritorio.
  • Lo más recomendable es tener una sola cosa, o las forzosamente necesarias, para cada actividad que se realice. Si se necesita la computadora, entonces es el único elemento que debe estar en el escritorio; lo demás sobra. Si no se está usando, entonces hay que ponerlo en su lugar.

Tener papeles, grapas, gomas plumas, sacapuntas, libros o demás cosas sirven, inevitablemente, de distractores, mientras que cuando sólo hay un elemento es más fácil concentrarse. Sé lo que cuesta poner manos a la obra y arreglar un escritorio. Hay todos los pretextos y todas las excusas para no hacerlo. Sin embargo, es una tarea que no se debe delegar; debemos ser nosotros mismos los que, como esa joven inquieta, recorramos el camino, padezcamos la inclemencia, suframos la incomodidad de ponernos a ordenar lo que nos tardó un año, o más, en dejar desarreglado. Es un buen ejercicio corporativo.

La lección más valiosa, la mejor bondad de una acción tan sencilla como limpiar el escritorio, es que al sacar lo viejo estamos disponiéndonos a dejar entrar lo nuevo, a que esos planes que se hicieron, esas cifras que se calcularon, esas estrategias que se diseñaron, efectivamente tengan un espacio para hacerse realidad. Limpiar el escritorio es un proceso físico que nos dispone para abrirnos paso para algo más. Un premio adicional, sin duda, es que al arreglar el escritorio encontremos ese teléfono, esa dirección, ese número, esa idea, ese plan o eso que teníamos perdido. Hay muchas bondades al limpiar el escritorio.

 

Contacto:

Correo: [email protected]

Twitter: @CecyDuranMena

Blog: Las ventanas de Cecilia Durán Mena

 

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

Siguientes artículos

¿Cómo hacer más competitivos a tus hijos?
Por

Los primeros años de educación son fundamentales; los niños tienen una enorme capacidad de aprendizaje, asombro y facili...

También te puede interesar