Una empresa es como una semilla: hay que cuidarla, cultivarla, abonarla, para que con el paso del tiempo brinde frutos a las nuevas generaciones.

 

Para una mejor compresión inicial, me gustaría definir qué es la eficiencia: cualquier mejora realizada en procesos operativos o administrativos que nos permiten hacer una determinada actividad en menos tiempo, con menos recursos y con mejores controles.

Ejemplos de eficiencia operativa serían una mejora en los procesos de cobranza de la empresa familiar, una mejora en su control de inventarios, optimización en el manejo de sus procesos de entrega y recepción de mercancías, disminución en su rotación de personal o reducciones en los tiempos de producción.

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Es muy importante que el empresario este consciente que, si no se logra tener el control de los procesos, muy difícilmente se logrará saber con exactitud dónde y cómo generar las acciones que le permitan ser más eficiente.

Algunas de las áreas administrativas y operativas en las que es aconsejable evaluar son las siguientes cuatro:

  1. El manejo de tesorería
    Un buen director o empresario sabe en qué fechas debe pagar a sus proveedores, los vencimientos por un crédito con el banco o sus impuestos al SAT, pero aun así se suele quejar por la escasez de flujo de efectivo. El control de las cuentas, cobros y pagos debe estar en manos de un experto responsable, porque de los temas financieros depende en buena medida la salud de la empresa familiar. Si usted no tiene las capacidades para eso, es mejor contratar a un profesional. No es un tema que hay que dejar solo en manos de nuestra familia o gente de confianza.
  2. Mejorar el ambiente de trabajo
    Si las cosas en la empresa no funcionan como quisiera, a veces uno suele buscar errores en los empleados, sin reparar en que la cabeza de la empresa familiar y los miembros de la familia generalmente son los que fallan y no cumplen con los requisitos mínimos de orden y disciplina. Asuma sus responsabilidades, defina mejor los cargos, responsabilidades y funciones de sus colaboradores, incluyendo familiares.
  3. Programa de capacitación
    Uno debe darse la oportunidad de sumar conocimientos o experiencias de terceros invirtiendo tiempo y recursos en un programa continuo de capacitación. Si uno no tiene las suficientes cualidades para resolver algunos problemas es mejor contratar a alguien que sí la tenga. Se aprende preguntando, investigando, consultando con asesores o con empresarios con mayor oficio.
  4. Monitoreo de los indicadores financieros y operativos
    Cuando se inicia una empresa, uno suele preocuparse más por cómo estará listo el producto o servicio que por el retorno de la inversión o por si hay suficiente mercado y éste puede pagar por lo que hacemos. Las estimaciones de ingresos y ventas pueden ser muy básicas, pero ayudan a establecer una ruta de lo que se debe hacer para que el producto llegue al cliente y los márgenes de utilidad marginal y neta que esperamos obtener de la venta.
  5. Establecer límites para la empresa y la familia
    Cuando se habla de empresas familiares, algunas personas tienden a creer que un buen ejemplo es una tienda o un restaurante donde atienden por turnos los padres y los hijos, cuando en realidad las empresas familiares no tienen un techo predeterminado para su expansión. Si una empresa familiar no crece es porque no ha logrado separar los asuntos propios de la empresa de los que ocurren en el ambiente más doméstico. La familia debe encontrar el espacio para definir claramente sus objetivos.
  6. No esperes para iniciar un proceso de mejora continua
    Para comenzar en los negocios o transformar uno que ya está en funcionamiento no es necesario tener mucho capital o una “gran” idea, porque es probable que éstos nunca lleguen. Tener una empresa familiar no significa que no se pueda mejorar continuamente y modificar en su forma de operar, dirigir o administrar. Lo muy importante es estar despierto y no caer en la ceguera de taller para estar monitoreando lo que está ocurriendo en el día a día de la empresa y de su entorno.

La recomendación final para lograr la eficiencia en su empresa familiar es: “No haga cosas que no sabe.” Esto no quiere decir que no sea posible hacer mejoras propias, sino más bien es importante consultar a los profesionales o expertos del área en donde se pretende hacer los cambios.

 

Contacto:

Twitter: @mariorizofiscal

 

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