No pierdas el control de lo que haces, pero tampoco satures de reuniones innecesarias a tu equipo de trabajo. Y para hacerlas más efectivas sigue estas recomendaciones.

 

Cifras de la Asociación Mexicana del Trabajo en Equipo estiman que un ejecutivo promedio se la pasa 21 semanas al año en juntas: casi la mitad del año. El asunto crítico viene cuando entre el 25 y 50% de éstas son completamente innecesarias. Incluso, hay especialistas que opinan que las juntas son uno de los principales distractores en la oficina.

No hay nada mejor que las juntas de trabajo para tener un registro de las actividades de un equipo. Ya sea para tomar decisiones importantes, generar nuevas y mejores ideas o simplemente para conocer el estatus de algún proyecto. Este tipo de reuniones resulta ser el mejor aliado. Eso sí, es indispensable hacerlo con orden y organización.

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Imaginemos un escenario en el que, por regla, un líder decide hacer juntas todos los días a primera hora, es decir, de lunes a viernes a las ocho o nueve de la mañana. Es muy probable que, si bien pueda tener conocimiento preciso de los avances en el trabajo de su equipo, no resulta ser la mejor idea si se contabiliza el tiempo invertido en cada reunión con relación a los niveles de productividad.

Retomemos el caso de las juntas todos los días. ¿Qué pasa en ellas?, ¿qué temas son discutidos?, ¿qué resultados ofrecen? Si bien las juntas de trabajo son indispensables para toda organización y requieren de una periodicidad establecida, antes de cualquier punto hay que valorar si son estrictamente necesarias.

De lo contrario, el directivo del ejemplo estará cayendo en la juntitis, ese fenómeno que ha hecho que las reuniones sean todo, menos productivas. Y para hacerlas eficientes, a continuación comparto algunas recomendaciones que han dado resultados a fin de hacer más con menos.

  1. ¿Para qué?
    Tener claro el motivo de la reunión es un elemento importante para la efectividad, ya que así cada integrante sabe muy bien el porqué se deben de reunir, y esto evitará que las conclusiones sean diferentes entre los asistentes.
  2. ¿Cuándo?
    Si queremos ser más eficientes, olvidémonos de las juntas diarias. Es más, olvidémonos de las juntas en lunes a primera hora. La primera recomendación es sondear con los colaboradores sobre el momento oportuno para llevarlas a cabo. Por supuesto, no se trata de hacerlo cuando ellos digan, sino de tomar en cuenta su apreciación al respecto.
    En este sentido, se trata de hacer un consenso para sacar lo mejor de ellos en el mejor momento. Además, al sumarlos en este tipo de decisiones, ellos se sentirán más comprometidos y su respuesta, evidentemente, será más positiva. Lo ideal es hacerlas martes o miércoles, días que no representan el obstáculo del lunes (cuando empiezan a tomar el ritmo) ni el de jueves y viernes (cuando ya se acerca el fin de semana).
  3. ¿En qué horario?
    Si bien no hay un horario ideal, podremos encontrarlo al descartar momentos no adecuados, como después del desayuno o la comida. También es importante evitar las juntas cuando la carga de trabajo es mayor. En este sentido podríamos pensar que un martes a las 11 de la mañana sería un ejemplo ideal o quizás un miércoles al mediodía.
  4. ¿Dónde?
    La mayoría de las juntas suele ser en la sala destinada a este propósito; esto, además de ser práctico, resulta económico. Sin embargo, también se recomienda, de vez en cuando, realizarlas fuera de la oficina, de tal manera que este momento y este espacio sean única y exclusivamente para ese fin.
  5. ¿Cuánto tiempo?
    Tampoco existe una duración ideal, pero sí existen parámetros de concentración. En el caso de un profesionista podremos obtener el mejor rendimiento en un lapso ininterrumpido de 90 minutos, aproximadamente, de tal manera que si programamos juntas de máximo dos horas podremos estar en el rango correcto de productividad.
    Para esto es importante contar con una agenda definida y compartida previamente con los involucrados, con el propósito de dedicar el tiempo necesario a cada punto y que cada integrante sea parte activa y se prepare previamente. Sin embargo, si durante el transcurso de un tema te das cuenta que requiere más tiempo del previsto, se necesita de otras personas o se deben contemplar otras alternativas, considera la opción de otra reunión, pero no extiendas la actual y asegúrate de que la nueva junta tenga claro el objetivo, la agenda y, por supuesto, los participantes.
  6. ¿Quiénes?
    Este punto es muy importante, ya que un error del fenómeno de la juntitis es convocar a demasiados participantes para atender asuntos particulares. No olvidemos la premisa de que sólo hay que convocar a las personas indispensables en cada tema.

A pesar de que existen muchas más recomendaciones para sacar el máximo provecho de las juntas de trabajo, si les damos una organización y una planeación adecuadas estaremos dando un paso muy importante para ser más productivos y eficientes.

Restringir el tiempo de participación de cada colaborador también repercutirá en una junta más ágil. No perdamos el control de lo que hacemos, pero tampoco saturemos de reuniones innecesarias a nuestro equipo de trabajo. Entonces, ¿qué esperas para coordinar reuniones efectivas y alcanzar un fin común?, pues, como decía Henry Ford: “Reunirse en equipo es el principio. Mantenerse en equipo es el progreso. Trabajar en equipo asegura el éxito.”

 

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