Con la entrada en vigor de la Reforma de Subcontratación Laboral, las empresas necesitan garantizar que sus proveedores de servicios u obras especializadas cumplan sus obligaciones fiscales y laborales.

La nueva reforma que incluye al artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, entre otros, señala que las empresas que contratan servicios u obras especializadas lo deberán hacer con proveedores debidamente registrados en el REPSE, asegurando que cumplen con sus obligaciones fiscales y patronales, y convirtiendo a ambos en responsables solidarios.

Con esta modificación, surgen dos ejes importantes por atender: garantizar que las empresas contraten proveedores serios que cumplen con sus obligaciones ante las instituciones y sus empleados; y que estos proveedores se mantengan cumpliendo con sus obligaciones durante la vida del contrato.

¿Y cómo lograrlo? La respuesta está en la validación exhaustiva. Validar de manera continua los documentos que avalan que el proveedor cuenta con los permisos correctos, y que ha declarado y pagado sus obligaciones; es la única forma que puede asegurar a las empresas que están colaborando con los proveedores adecuados. La validación constante ayudará a brindar seguridad y estabilidad durante toda la relación que exista entre ambas partes.

Es en este punto en el que la tecnología puede ser un facilitador y asumir un papel sumamente importante. Xternall, una plataforma que ha logrado resolver la problemática de automatizar la validación del cumplimiento de proveedores de servicios y obras especializadas de una manera segura, práctica y amigable, explica que la mayoría de las empresas en México están empezando a entender la complejidad que esto conlleva.

“Por eso están integrando a Xternall como la plataforma que les permite llevar de manera automática la gestión de todos los documentos que aseguran que sus proveedores se encuentran en cumplimiento”, comparte Armando Jáuregui, Director de Consultoría de Xternall.

De acuerdo con la Reforma de Subcontratación Laboral, las empresas deben, además, vigilar que los proveedores de servicios u obras especializadas que contratan cubran en tiempo y forma con el pago de impuestos ante el SAT, el pago del IMSS y del Infonavit y, adicionalmente, asegurar que cumplan con las obligaciones patronales que tienen con sus empleados.

Con todo esto, la cantidad de documentos a validar se hace enorme conforme el número de proveedores aumenta y es difícil asegurar que no exista un error de dedo que pueda llevar a un incumplimiento relevante con los riesgos y posibles sanciones que esto implica.

Selene Serrano, Directora de Tecnología de Xternall, señala que mediante un portal muy amigable, Xternall permite a los proveedores cargar los documentos que avalan el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y patronales y, de esta manera, confirmar que se encuentran cumpliendo.

Otro aspecto importante de la reforma es que cada servicio debe estar debidamente formalizado por un contrato en el que se especifique el objeto del servicio o la obra y el número de trabajadores que participará. En este sentido, el contrato es una pieza angular de la relación, en el que se debe asegurar que el proveedor mantenga el cumplimiento de sus obligaciones patronales, como el pago de nómina, con el personal que designe para prestar los servicios.

“Los contratos son la columna vertebral de Xternall, que permite visualizar claramente el objeto de cada uno y su periodo de validez. Además, asegura que el patrón cumpla con las obligaciones patronales del personal que trabajará en dicho servicio u obra. Si se detecta algún incumplimiento por parte del patrón, se puede limitar el acceso del mismo a sus instalaciones”, detalla Serrano.

En la plataforma de Xternall, agrega, cada proveedor puede subir la evidencia de los servicios que prestó, mediante fotografías, videos, documentos u otros archivos y asociarlos al contrato en cuestión. Esto es, tener toda la evidencia en un mismo lugar, lo que se traduce en practicidad.

En una plática con Enrique Romero, socio de Mazars, firma internacional líder de auditoría, impuestos y asesoría, comentó que han decidido hacer una alianza comercial con Xternall, ya que es una plataforma sumamente útil para sus clientes que los ayuda con la automatización de la validación de sus proveedores de servicios u obras especializadas.

En un momento que es crítico mantener el cumplimiento de la nueva Reforma de Subcontratación, Xternall brinda una excelente opción para las empresas que necesitan un proceso confiable y automatizado para validar el cumplimiento de los proveedores de servicios y obras especializadas de manera práctica y segura, como una plataforma única que llega para posicionarse como el aliado estratégico de las empresas y para facilitar el trabajo y las relaciones con los proveedores.

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