Pensar en las empresas del futuro es pensar también en una máxima: más simple es más eficiente. Y pese a que la complejidad y la especialización sigue siendo la tendencia al interior de la innovación y el éxito corporativo, lo cierto es que la clave de esa simpleza traducible en liderazgo y disrupción puede leerse desde un concepto: eficiencia en todos los aspectos, incluso la impresión.

Eficiencia es el uso inteligente del tiempo y los recursos (humanos, físicos, tecnológicos y abstractos). Eficiencia es ahorro y uso óptimo de cada minuto, cada máquina, cada herramienta, sin importar su dimensión y rol dentro de la compañía. Pensemos en la revolución del big data, los smarthubs o la analítica. La eficiencia es la simplificación, pero también la revolución.

¿Cómo ahorramos tiempo, dinero y estrés de forma congruente y consistente desde la dirección y el equipo hasta llegar al usuario final y/o el cliente? Se preguntan con frecuencia las compañías y los jefes de información de las empresas. Y esta incógnita no desestima los grandes procesos y flujos operativos, pero tampoco los equipos y herramientas de uso frecuente, como lo son las impresoras.

Un papel fundamental

Pensemos en algo que comparte Mark Stone, quien ha trabajado en tecnologías de la información a nivel global por décadas: “Los empleados detestan pasar tiempo aprendiendo a imprimir, escanear o enviar faxes en la oficina, especialmente cuando se enfrentan a una fecha límite. Este inconveniente sólo se intensifica para las empresas que se asocian con proveedores de impresoras múltiples e impresoras multifuncionales (MFP)”.

En este sentido, la eficiencia lo puede ser todo: una gestión oportuna de los tiempos y recursos puede salvar sustancialmente el uso verdaderamente eficiente de las impresoras y, con ello, ahorrar papel, tóner, tiempo e incluso mejorar de forma sustancial la comunicación y la ejecución de tareas al interior de la compañía.

Para Jason Compton, reportero con amplia trayectoria en la tecnología empresarial aplicada y ex editor  de la revista CRM, la impresión inteligente y eficiente, con un equipo adecuado pero también con prácticas correctas, se encuentra asociada a temas cruciales como la seguridad, misma que va desde los correos (a quién envío, qué se necesita realmente imprimir y cómo se disminuyen costos de producción de grandes volúmenes de impresión, etc.), hasta la bandeja de salida de las impresoras y los MFP.

Al respecto, Compton apunta: “Los dispositivos para el papeleo, como las máquinas de fax y escáneres, fueron buenos en su época. Hoy en día, ocupan demasiado espacio y crean más problemas para los encargados de la tecnología”.

“Las impresoras multifuncionales actuales pueden escanear varias páginas en poco tiempo, eliminando automáticamente las páginas en blanco y administrando mejor los faxes que una máquina de fax independiente”, dijo Stephen Frick, consultor senior de soluciones de negocios de Kyocera Document Solutions America. ‘Sacar una máquina de fax, un escáner y una copiadora de la enfermería y reemplazarlos por una sola impresora multifuncional significa menos trabajo para el departamento de informática’.

Kyocera, líder global

Menos trabajo de forma segura, innovadora y, una vez más, eficiente. La mención de Jason Compton a la tecnológica Kyocera, líder global en impresoras, multifuncionales, consumibles y soluciones de impresión, resulta no sólo pertinente sino muy ejemplar, en tanto es ésta una de las compañías que apunta por un futuro equilibrado y productivo, en tanto apuesta por la reducción del papel, el uso más eficiente de los tóners y la incorporación integral de multifuncionales que contribuyan y se inserten de forma congruente al ADN de innovación y crecimiento aterrizado de las empresas, sobre todo aquellas que están volteando a ver el futuro en donde la información y el uso estratégico de los datos es vital para el éxito de las compañía.

En este sentido, Kyocera ha revelado con frecuencia distintas prácticas simples que pueden marcar una gran diferencia al interior del futuro de las empresas:

– Asegurar que los documentos a imprimir estén colocados de forma correcta.

– Configurar la impresora o multifuncional adecuadamente.

– Administrar documentos en línea.

– Certificar los equipos de impresión en temas de ahorro de papel y tinta.

 

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