Master Data Management (MDM) se está expandiendo a todos los departamentos de las distintas industrias, incluso a los de Finanzas. ¿Cuál es su función en esta área vital de la empresa?
Por Pascal Gouelo
Master Data Management (MDM) se está expandiendo a todos los departamentos de las distintas industrias. Y los departamentos de Finanzas podrían ser el siguiente blanco si es que no está ya ahí. Su objetivo es garantizar la consistencia de los datos a través de todas las aplicaciones del departamento de Finanzas.
En general, MDM se aplica a los datos de los clientes o de los productos, algunas veces a los datos de los empleados, y raramente los datos maestros se utilizan en los departamentos de Finanzas. Solo dos dominios de MDM se consideran actualmente en el Cuadrante Mágico de Gartner: el primero se enfoca en las Soluciones de Datos de los Clientes (antes la Integración de Datos de los Clientes), el segundo en las Soluciones de Datos de los Productos (antes la Gestión de Información de los Productos).
Entonces, ¿y los Datos Maestros en los Departamentos de Finanzas?
La arquitectura de finanzas a menudo es compleja debido a múltiples sistemas. Cada sistema tiene un repositorio dedicado. Por lo tanto, es difícil compartir datos entre una amplia gama de aplicaciones financieras como:
- Fuentes de datos transaccionales: ERPs de varios proveedores de software, múltiples ERPs de un solo proveedor de software, libros de contabilidad, sistemas legados locales, la contabilidad local, el software de operaciones, los desarrollos internos…
- Las soluciones de Gestión del Desempeño Empresarial: software de consolidación, generación de reportes de finanzas, presupuestos y predicciones, rentabilidad y gestión de costos, planeación estratégica…
- Software dedicado de la industria: gestión de riesgos, gestión de activos y pasivos para bancos…
- Inteligencia de Negocio: almacenes de datos, datamarts, cubos OLAP, consultas y herramientas para generar reportes, scorecards y tableros de control…
- Bases de datos, hojas de cálculo de Excel, desarrollos a la medida…
La mayor parte del tiempo, las compañías gestionan los datos maestros financieros en miles de hojas de cálculo de Excel, en un módulo de finanzas de un ERP o algunas veces en su software de reportes financieros. Esto crea problemas complejos de mantenimiento y manejo:
- Errores y generación de discrepancias.
- Mucho tiempo y esfuerzo invertidos en buscar y hacer mapas de los datos.
- Preocupación por la precisión así como por las dificultades de cumplimiento legal.
¿Por qué no trabajamos con la solución dedicada? Llamémosla Financial MDM
Financial MDM es “La Solución”. Permite a los usuarios empresariales centralizar, actualizar, limpiar, relacionar, transformar, organizar y publicar datos confiables y relevantes. Esto es valioso para todos los sistemas y empleados de la compañía que requieran usar los datos maestros financieros.
Financial MDM tiene el mismo ADN que otros dominios de MDM. Sin embargo, Financial MDM gestiona tipos específicos de datos maestros:
- Gráficas de cuentas: consolidadas, corporativas o locales. Pueden diferenciarse dependiendo del tipo de aplicación. Por ejemplo, la granularidad no es la misma para la contabilidad o para la generación de predicciones.
- Pueden designarse para satisfacer los requerimientos regulatorios: locales, IFRS, reporte de sustentabilidad GRI o Solvencia II en la industria de los seguros.
- Entidades legales incluyendo diferentes dimensiones: geografía, actividades.
- Dimensión organizacional: departamentos, unidades de negocio, centros de costos y ganancias.
- Dimensiones de análisis: usando campos flexibles de contabilidad del libro mayor como los canales de ventas o los proyectos.
- Datos de referencia: hora, monedas, impuestos.
Requerimientos de Jerarquías
Financial MDM permite a los usuarios organizar y mostrar datos maestros en jerarquías para satisfacer las necesidades del negocio. Por ejemplo, los departamentos de ventas quieren visualizar a las entidades legales por dimensión del territorio de ventas. Los departamentos de control tienen que analizar a las entidades legales por centros de gestión. Las jerarquías podrían hacerse a la medida de acuerdo con el tipo de usuario o rol (gestión, operativo, usuarios locales) con más o menos detalles.
Atributos
Los datos maestros y las jerarquías apoyan diferentes atributos que se comparten entre los sistemas o se dedican a un sistema único. Los atributos pueden ser actualizados por los usuarios. También pueden ser heredados o calculados, de acuerdo con las reglas de negocio, para ganar tiempo y limitar los errores manuales.
Financial MDM maneja atributos específicos:
- Descripción: múltiples nombres, alias, traducción, vínculos a la documentación.
- Finanzas: tipo de cuenta (activo, pasivo, gasto…), tipos de cambio (cambio promedio, cambio al cierre).
- Jerarquía: nombre de árbol, punto de planeación, padre, hijo, descendiente.
- Ciclo de vida: fecha de creación, cambiada por, fecha cambiada, fecha de la última actualización, aprobaciones de cambios, estatus (activo/inactivo), fecha efectiva.
- Modelo de meta datos: acceso detallado a la seguridad, aplicaciones objetivo, derechos de los usuarios (lectura, escritura).
¿Actualización de los datos maestros? El Gobierno de Datos basado en el proceso de Flujos de Trabajo
Los datos maestros financieros necesitan adaptarse de forma rápida y sencilla a los cambios al rápido ritmo del negocio. Financial MDM es esencial no solamente para las modificaciones menores en el negocio del día a día, cuando se crea un nuevo centro de costos o se modifica un atributo existente por una entidad legal, sino también cuando se hacen cambios importantes como fusiones, adquisiciones, reorganizaciones o cambios a la regulación.
Los Datos Maestros Financieros necesitan gobernarse. La flexibilidad es la clave para permitir que los usuarios empresariales hagan fácilmente sus propias actualizaciones. Estos cambios tienen que ser parte de un proceso de gobierno de datos. Se requiere un flujo de trabajo para definir los papeles y las responsabilidades. Asimismo, es necesario estructurar un proceso de gobierno proactivo, para gestionar efectivamente los datos maestros de acuerdo con las reglas, las políticas y los lineamientos. Las reglas de negocio ayudan a los usuarios a automatizar tanto como sea posible y reducir los errores manuales. El objetivo es asegurar datos maestros precisos, consistentes y completos. Por ejemplo, los usuarios empresariales no tienen permitido crear una entidad legal si el nombre no sigue las convenciones de nombramiento. Otro ejemplo, si el tipo de cuenta es una deuda, los usuarios no pueden crear esa cuenta en el balance de ingresos.
Analizar y Auditar: un importante requerimiento para los usuarios
La interfaz amigable le permite a los usuarios analizar fácilmente los datos: para buscar, consultar y comparar versiones de los datos maestros. Las versiones de los datos maestros le permite a estos usuarios almacenar el historial mensual o anual de los datos maestros y compararlo a través de una escala de tiempo. La versión “qué pasaría si” (“What if”) necesita ser intuitiva para permitir que, por ejemplo, los usuarios externos auditen a la gente para que accedan de forma más eficientes a la información correcta. Los archivos de auditoría almacenan todos los cambios hechos a los datos y pueden analizarse fácilmente para monitorear el ciclo de vida de los datos maestros y cumplir totalmente con los requerimientos regulatorios de la ley Sarbanes-Oxley. La gestión del ciclo de vida de los datos maestros es otro evento imperioso que justifica la inversión en software dedicado.
Los beneficios
Para concluir, a continuación las principales razones para invertir en un sistema dedicado que se adapte totalmente a los departamentos de finanzas y sus restricciones:
- responsabilidad desarrollada para los expertos del negocio
- auditoría y cumplimiento totales seguros
- reducción de las inconsistencias y de los errores de reporteo que puede medirse
- reducción de costos, menores tiempos de cierre, riesgos del cumplimiento reducidos
Definitivamente, Financial MDM es parte de la familia Master Data Management. Algunos proveedores de software siempre han considerado a Financial MDM un componente necesario de su portafolio. Los analistas deben reconocer a Financial MDM como un dominio completo. Entonces, ¿por qué crear un nuevo «Cuadrante Mágico de Gartner» para Financial MDM?
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