Por: Horacio Peña*
COVID-19 nos ha enseñado una lección muy valiosa: hay que estar siempre preparados para afrontar una crisis de las dimensiones como la que estamos viviendo. Por supuesto, un gran número de organizaciones contaba con planes para mantener la continuidad de sus negocios en caso de que surgiera un fenómeno excepcional, sea de tipo natural, económico, político o social.
El alcance y afectación de la pandemia, que no solo fueron locales sino también globales, ejercieron gran presión en varios aspectos de su negocio, e incluso llegando a rebasar en algunos casos sus estrategias para afrontar las contingencias.
En consecuencia, las organizaciones de todas las industrias se enfrentaron a cambios en los patrones de la oferta y la demanda, incrementos de precios, cadenas de suministro lentas o interrumpidas, fallas en la logística, además de tener que asegurar la salud de sus empleados y asumir riesgos operativos.
Cada vez más conscientes de la posibilidad de que otro fenómeno de esta magnitud azote nuevamente al mundo en el futuro, las empresas se están enfocando en fortalecer sus planes de continuidad a partir de sus propias experiencias, así como de las mejores prácticas utilizadas por sus iguales de mayor tamaño.
Dichos esfuerzos se resumen en cinco acciones clave, las cuales pueden ayudarles a afrontar con mayor velocidad y ecuanimidad las disrupciones, sean pandemias, desastres o conflictos sociales, que seguramente sucederán.
La primera de ellas consiste en conformar equipos encargados de tomar decisiones en situaciones de emergencia. Sus miembros estarían a cargo de establecer los objetivos y el plan de emergencia a seguir, así como determinar cómo responder ante el riesgo de una pandemia. La empresa es la responsable de evaluar las fortalezas de los integrantes y podría contratar a terceros de ser necesario.
Es aconsejable también evaluar los riesgos y definir perfectamente los mecanismos de respuesta ante emergencias, los procedimientos y la distribución del trabajo. Éstos idealmente se incluyen en los planes de contingencia; en caso de no tenerlos, debe realizarse una evaluación completa de todos los riesgos a los que pudieran estar expuestos los empleados, los proveedores, las cadenas de suministro, e incluso el gobierno.
Una tercera acción es contar con un mecanismo de información para empleados, clientes y proveedores. Éste ayudará a estabilizar las cadenas de suministro y transmitir seguridad y confianza a empleados y socios, al igual que a los clientes, para quienes es vital estar al tanto de la continuidad o posible alteración de los servicios.
Por otra parte, los colaboradores han tenido que adaptarse a un entorno en el que combinan su trabajo y vida personal, lo que los expone a una gran presión. Prestar atención a su salud física y mental es fundamental. Cómo podrían apoyarlos las empresas incluye acuerdos de trabajo flexibles -quizás permitirles que tomen vacaciones u opciones flexibles de trabajo-, crear un sistema de monitoreo de su salud y garantizar la seguridad de sus entornos de trabajo mediante la limpieza y desinfección.
Finalmente, es recomendable crear planes de respuesta para los riesgos a los que están expuestas las cadenas de suministro. Aquí, oficinas alternas, la capacidad de producción, rutas y transportes de respaldo, el abasto de materias primas de distintos países o regiones son factores que pueden ayudar a mantener en marcha la cadena de producción. Esto también les permitirá estar preparadas para cuando el consumo se reactive una vez que vuelvan las aguas a su cauce, y evitar un inventario insuficiente.
Cuanto mejor preparadas estén, y capitalicen lo aprendido en tan poco tiempo, las organizaciones tendrán la capacidad de afrontar una pandemia con mayor certeza y aplomo.
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Horacio Peña es Managing Director de Performance Management, Consultoría, Deloitte México
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