Una empresa grande con una base sólida de cobros por servicios y un modelo de precios estable podrá distribuir eficazmente el cobro a sus unidades de negocio.

 

 

Por Martín Bazán y Jorge Canto

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En las grandes empresas cada día es más importante tener entre sus unidades de negocio entidades legales que hagan el correcto cobro de los servicios y tengan estrategias impositivas creadas específicamente para dar servicio al resto de las compañías del grupo. Un ejemplo son los centros de servicios compartidos, donde en una misma entidad legal o empresa de servicios se consolidan procesos que van desde los financieros (como contabilidad, activos fijos, costos, cuentas por pagar, etcétera) hasta recursos humanos y tecnología de información (TI).

En esa situación se vuelve crítico el establecimiento de métricas y acuerdos de nivel de servicio para poder facturar con base en las transacciones ejecutadas para cada una de las unidades de negocio del grupo y establecer las tarifas de cobro por servicio. Para que una iniciativa de transformación de centro de servicios compartidos alcance el objetivo de reducir costos, la tarifa que eventualmente le cobre el centro a las unidades de negocio debería tender a ser más baja que el costo de las transacciones procesadas desde las unidades de negocio.

Una adecuada estrategia de cobro genera la necesidad de madurar los modelos de negocio de forma natural y paulatina. Esto nos llevaba a implementar tarifas por servicio y cargos específicos a las unidades de negocio basados en transacciones; por ejemplo, mientras más facturas procesen en el área de cuentas por pagar, más cargos tendrá la unidad de negocio. En cambio, si se negocia con los proveedores que puedan emitir menos facturas, a la unidad de negocio se le cobrará menos (menos transacciones en cuentas por pagar), y el proceso de conciliación se reducirá así, como también los pagos y los gastos bancarios que se generen. De ahí la importancia de cambiar de un modelo de precios fijos a un modelo de precios variables.

Un modelo de cobro (o pricing) equitativo y adecuado, con un sistema de premios y castigos en función de la eficiencia, crea una conciencia en la organización acerca de la importancia de la optimización, automatización y estandarización de procesos que, en definitiva, derivan en incrementos de utilidades. Este modelo debe guiar tanto al centro de servicios como a la unidad de negocio (cliente) hacia un comportamiento enfocado en la eficiencia y la reducción de costos.

El pricing de una organización va a depender de una serie de factores como el modelo de negocio, la cultura, el nivel de descentralización de la organización y, por supuesto, el nivel de madurez o evolución en que se encuentra el centro de servicios. Un modelo de cobro está relacionado claramente con la evolución de un centro de servicios.

Un factor muy importante a considerar son los aspectos regulatorios que enmarcan este tipo de transacciones; la organización debe estar atenta a cambios en las normas y leyes relacionadas. Un ejemplo puede ser que anteriormente en México no se podían deducir facturas de gastos a prorrata; sin embargo, en la sesión del 19 de marzo del presente año, la segunda sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación consideró que la prohibición para deducir gastos a prorrata no debe entenderse en términos absolutos, sino que la autoridad deberá verificar si se cumplen ciertos requisitos como: si el gasto es estrictamente indispensable, que exista una relación razonable entre el gasto efectuado y el beneficio recibido o que se espera recibir; si el gasto se realizó entre partes relacionadas se deberá acreditar que el precio pactado se ubica dentro del rango de precios que hubiesen empleado partes independientes en operaciones comparables y que se cuente con documentación que lo demuestre.

Una organización puede incurrir en una infracción o no tener en cuenta gastos factibles de deducción, por el hecho de no estar atenta a los movimientos en el marco regulatorio. En este sentido es importante tener presente el impacto que tienen los precios de transferencia o, en el caso de transacciones entre diferentes países, posibles retenciones o impuestos a la importación de servicios. Ambos casos se vuelven relevantes en el ámbito tributario.

Como conclusión, se deberá tener cuidado de no incumplir alguno de los requisitos que marca la autoridad, ya que se podrá rechazar el gasto a prorrata; en cambio, si se tiene una base sólida de cobro y un modelo de precio estable, se podrá distribuir eficazmente el cobro a las unidades de negocio.

 

 

Martín Bazán es gerente senior de Servicios Compartidos de PwC México ([email protected]).

Jorge Canto es consultor senior de Servicios Compartidos de PwC México ([email protected]).

 

 

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