¿Eres de los que tienen cientos de correos en su bandeja de entrada? Tenemos la solución para tus problemas de organización. Aprende a manejar tu email en sólo cuatro pasos.

 

Por Susan Adams

 

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Me encanta el correo electrónico. Amo su eficiencia, su claridad y el hecho de que se genere un registro detallado en el que se pueda hacer una búsqueda. Me gusta pero también me vuelve un poco loca. Si estoy lejos de él durante un par de horas, los mensajes se acumulan. Cuando me enfrento a más de 50, siento una combinación de depresión, cansancio y algo de pánico, hasta que logro hacer desaparecer ese número de correos “sin leer”.

Mi método: busco en el montón los correos urgentes de jefes, fuentes, amigos o familia y atiendo los más importantes primero. Entonces paso al resto rápidamente, a partir de la parte inferior. Borro la basura. Cuando tengo que contestar, lo hago de inmediato. Si mi respuesta requiere tiempo, hago una nota en mi lista de tareas pendientes para más adelante.

Lo confieso: a medida que pasa el tiempo y tengo más y más correos acumulados, veo que mi sistema no funciona tan bien como me gustaría. Por ejemplo, ahora mismo tengo 58 correos electrónicos en espera de mi atención. Puede que no llegue a todos ellos hasta el final del día, lo que podría causarnos a mí y a mis corresponsales algunos problemas.

Pensé que debe haber alguien que sepa mejor que yo cómo manejar la bandeja de entrada de correo electrónico, que es descrita por muchos trabajadores como el mayor obstáculo para la eficiencia en el trabajo. Así que busqué a un experto en e-mail, Mark Hurst, de 40 años, consultor y autor del libro Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-Mail Overload (algo así como Alfabetización informática: Productividad en la era de la información y la sobrecarga de correo electrónico).

Le expliqué mi sistema a Hurst y por lo menos no se rió de mí. “Es solo que estás operando de manera predeterminada en la mejor manera posible, con las herramientas y el software que te ha sido entregado”, dijo.

Hurst dice que la mejor manera de dominar el email es mantener vacía la bandeja de entrada, e insiste en que su sistema es fácil e infalible.

El email viene en “tres sabores”, explica Hurst: procesable, relevante pero no procesable y procesable. El irrelevante incluye al spam y las respuestas colectivas (el “responder a todos”) de los compañeros. En segundo lugar es importante, pero no procesable. “Podrían llamarse cosas ‘para su información’”, dice Hurst, “cosas que necesitas para explorar o conocer, que incluso se podrías guardar o archivar en algún lugar  para tenerlas a la mano”. El tercero es procesable. “Yo lo llamo trabajo”, dice Hurst, y puede provenir de una variedad de fuentes, como un jefe o un cliente.

Hurst recomienda borrar los correos electrónicos irrelevantes inmediatamente. El segundo grupo, de correos electrónicos relevantes pero no procesables, aconseja pasarlo a una carpeta de archivos. En Gmail, sólo tiene que pulsar el botón “Archivar”. La mayoría de los otros clientes de correo electrónico nos permiten mover mensajes a una carpeta fuera de la bandeja de entrada.

Ahora siguen los correos electrónicos que requieren tu acción, los relacionados con el trabajo. Hurst recomienda moverlos fuera de la bandeja de entrada, también, a una carpeta digital llamada “pendientes”. Incluso diseñó un producto en línea que ayuda a hacerlo, llamada Good Todo. Puedes utilizar la versión de prueba gratuita o pagar 3dólares mensuales por la versión premium.

Según Hurst, la bandeja de entrada no fue diseñada para ser una lista de tareas, bloc de notas, agenda ni un archivo. “Sólo es apropiada para ser utilizada para una cosa”,  insiste Hurst, “el almacenamiento temporal”.

 

En resumen, los cuatro pasos del modelo de Hurst son:

Elimina todo lo que no necesitarás de nuevo
Esto incluye respuestas de una sola palabra, boletines, newsletters, anuncios de reuniones, peticiones de empresarios nigerianos y anuncios sobre descuentos en Viagra. Clasificarlos por remitente nos permite borrar grandes bloques de una sola vez y ahorrarnos tiempo.

Archiva los correos electrónicos que podrías necesitar más adelante
Esto incluye mensajes importantes, documentos, fotos, gráficos. En Gmail puedes hacerlo haciendo click en el botón “Archivar”.

Prioriza
Asegúrate de que tu bandeja de entrada contiene sólo mensajes que requieres una acción de tu parte, ya sea inmediata o de la categoría “pendientes”.

Aplica la regla de los dos minutos

Completa cualquier tarea pendiente que se pueda manejar en dos minutos o menos. Después elimina los mensajes.

 

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