Si trabajas en una organización en la que hay reuniones todos los días y crees que duran más de lo debido, aquí hay 6 tips para mantener el control sobre ellas.

 

Por Susan Adams

 

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La doctora Katz Nadine va a una gran cantidad de juntas. Algunas de ellas duran tanto que los participantes tienen que pedir comida o cambiar de salón.

Hace once años, Katz, quien es decano asociado, profesora y directora de educación médica en el departamento de obstetricia, ginecología y salud de la mujer en el Albert Einstein College of Medicine en Nueva York, decidió que trataría de encontrar la manera de hacer esas interminables reuniones más eficientes.

Su estudio ha producido grandes resultados en el centro Einstein. Hace seis años fue ascendida a decano asociado, y más recientemente se convirtió en decano asociado senioe. “Nunca sabes quién va a estar en la habitación y que podría considerarte para otra oportunidad”, afirma. Incluso da conferencias a asociaciones profesionales de médicos acerca de cómo mejorar sus reuniones.

El enfoque de Katz aplica a todo tipo de juntas. Sus consejos van más allá de los típicos consejos, como iniciar y terminar a tiempo, establecer un programa y apegarse a él.

Su primera recomendación: Prepárate, prepárate y prepárate más. Ella no sólo recomienda adelantar una detallada agenda de la reunión a todos los participantes para abordar los puntos importantes, también habla del espacio físico en el que se celebrará la reunión —detalles como la temperatura ambiente y la iluminación son importantes—. “Soy una persona que cree demasiado en la preparación”, admite. Incluso considera los gustos personales a la hora de pedir comida. Los pequeños detalles pueden ayudar a que los participantes se sientan bienvenidos y con ganas de participar.

Katz dice que siempre es bueno aclarar lo que ella llama “normas”, códigos de conducta para la reunión, sobre todo cuando un grupo llevará a cabo una serie de reuniones. Cómo responderá el grupo, por ejemplo, cuando los participantes lleguen tarde? ¿Qué pasa si algunos asistentes no han hecho su tarea? ¿Qué pasará con los secuestradores de reuniones, que tratan de tomar el escenario y dirigir el programa en su propia dirección? Katz señala que esto puede ser especialmente problemático cuando el recién llegado o el secuestrador es un alto directivo y el líder de la reunión es un miembro del personal subalterno. Si todo el mundo entiende las reglas, esos alborotadores serán más fáciles de controlar.

Cuando se trata de secuestradores que no obedecen las reglas, Katz sugiere que el líder dice algo así como: “Gracias por señalar el tema. Es claramente importante. Me gustaría tratarlo una vez que hayamos terminado con los otros temas de nuestro programa.”

A veces, un secuestrador trata de desplazar físicamente al líder de la reunión, haciendo al líder al lado. Katz señala que, especialmente para las mujeres líderes, es una buena idea tomar el asiento en la cabecera de la mesa para ubicarse en una posición de autoridad.

Dicho esto, hay momentos en que tiene más sentido para el líder sentarse al centro del grupo. Katz señala que en muchas de las reuniones a las que asiste el líder opta por no sentarse a la cabecera de la mesa. Eso hace que los participantes se sientan más cómodos, y ello llevó una vez a un ahorro de 25,000 dólares, cuando un asistente a la reunión, que de otra forma no habría hablado, alertó al líder de un cambio en el sistema de recolección de basura. Si la persona no se hubiera sentido cómoda hablando, ese ahorro habría sido imposible.

¿Qué aconseja Katz acerca colegas de largo aliento que no pueden resumir sus argumentos? Espera hasta que tomen un respiro, sugiere, y entonces di: “has dicho algunas cuestiones importantes, me gustaría preguntarle al grupo si le gustaría continuar discutiéndolo ahora o en nuestra próxima reunión.” De esa manera el participante siente que ha sido escuchado, estarás tomando en serio su punto y tendrás una participación democrática del grupo sin que el líder parezca dominar.

“Nunca se debe perder el control de la reunión”, concluye Katz. “Si empiezas a perderlo tendrás que pelear para recuperarlo. Recuérdales a todos que tienen una programa al cual apegarse.”

He aquí 6 aspectos a considerar:

1. Prepárate al máximo

2. Haz pre reuniones

3. Resume la información importante

4. Controla a los secuestradores

5. Mantén a los conferencistas a raya

6. Recompensa el trabajo duro

 

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