¿Cómo crear valor a través de la optimización del proceso de planeación y presupuesto?
Por Marcelo Acerenza, Gerente Senior de la Práctica de Finanzas de Consultoría de Deloitte*
Planeación y presupuesto es el proceso que presenta mayores dificultades de acuerdo con los resultados de la encuesta aplicada por Deloitte a más de 130 líderes globales de finanzas en el 2013:
Los constantes cambios en el entorno económico han creado la necesidad de tener mejores procesos y proveer inteligencia de negocios a un ritmo acelerado. El personal involucrado en la planeación y formulación del presupuesto coincide en una serie de retos que limitan su efectividad. El siguiente análisis nos brinda una serie de tendencias para la optimización del proceso de planeación y presupuesto, incluyendo las siguientes recomendaciones:
Alineación de planes financieros
- “…el plan estratégico se encuentra parcialmente vinculado al presupuesto generando confusión sobre las prioridades…”
- Las organizaciones líderes promueven la alineación de los objetivos de todos los instrumentos de planeación a través de una cascada de indicadores y metas individuales de desempeño. El presupuesto anual es un resultado directo del plan estratégico siendo consistente y en el mismo formato.
Calidad y precisión
- “…la calidad y precisión del presupuesto es baja siendo poco confiable para tomar decisiones…”
- Las tendencias globales incluyen la implementación de presupuestos continuos donde la mayor frecuencia de revisión permite una reacción más rápida y mejor informada a cambios en factores externos.
Duración del ciclo presupuestario
- “… el ciclo presupuestario es demasiado largo y los principales indicadores son obsoletos al momento de finalizar el presupuesto…”
- La reducción del tiempo del ciclo se obtiene al implementar un enfoque de planeación renovado, alineado a la cultura organizacional y a través de la implementación de sistemas de información integrados.
Consenso y aprobación
- “…llegar a un consenso es un proceso largo y tedioso, y se obtiene después de generar múltiples versiones del presupuesto…”
- Las organizaciones líderes combinan un enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba apoyando la resolución de distintas prioridades en conflicto. La adopción de un enfoque único (ej. de arriba hacia abajo) usualmente resulta en poco compromiso hacia los objetivos establecidos.
Liderazgo de personal clave
- “…las personas que toman decisiones no han participado en las sesiones de presupuesto…”
- “…existe poca adherencia a los lineamientos, principios contables, formatos y fechas establecidas conforme a las instrucciones distribuidas al inicio del ciclo…”
- Algunas organizaciones crean equipos multidisciplinarios que actúan como un centro virtual para toda la información y cuestiones relevantes del presupuesto. Estos equipos son responsables de fomentar la participación y cumplimiento de los lineamientos.
Sistemas e información
- “…utilizamos múltiples hojas de cálculo y los errores que son difíciles de rastrear…”, “…el presupuesto se elabora con demasiado nivel de detalle incrementando la complejidad del análisis…”
- “…los reportes provienen de múltiples sistemas no integrados con diferentes versiones de los mismos datos…”
- Las hojas de cálculo son la principal herramienta para la elaboración del presupuesto. Las organizaciones líderes implementan herramientas para automatizar el proceso e integrar los sistemas de información optimizando la estructura de datos y reporteo.
- Las organizaciones líderes reducen el nivel de detalle través de la combinación de presupuesto base cero, presupuesto con base en resultados y pronósticos de variables clave dentro de un rango de materialidad aceptable.
*Marcelo Acerenza es Gerente Senior de la Práctica de Finanzas de Consultoría de Deloitte con más de 14 años de experiencia profesional. Marcelo ha apoyado múltiples clientes de México, Estados Unidos y Canadá en la transformación de la función de finanzas incluyendo proyectos de optimización de planeación y presupuesto.
*Deloitte forma parte de la iniciativa CFO Leadership Forum, en la cual Oracle México y Forbes México en la que se reúne a los Directores de Finanzas más Innovadores del país.
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