¿Evitas las conversaciones incómodas por miedo o coraje? No imites al avestruz; mejor haz la tarea. Te digo 6 aspectos que debes cuidar para convertir una situación desastrosa en virtuosa.

 

Hay temas que no son gratos y que preferiríamos no tratar. Hay conversaciones que quisiéramos postergar, que nos apetecería darles la vuelta o jugar al avestruz para meter la cabeza en un hoyo y suplicar para que el asunto desaparezca por arte de magia. Pero, no hay otra forma más que abordar el tema.

A nadie le gusta decirle al jefe que está equivocado o que no nos gustó el tono de voz con el que se dirigió a nosotros en la reunión o que nos parecieron excesivos esos gritos recibidos frente a la gente. Tampoco nos encanta llamarle la atención a nuestro colaborador estrella o pedirle a alguien que no use ese tipo de ropa en la oficina o que tenga cuidado con el vocabulario y la forma en que se expresa. Menos nos gusta dar por terminada una relación con un socio, proveedor o empleado….

Sin embargo, no podemos ni debemos darle la vuelta a estos temas complicados. Lo mejor es darles la cara y abordarlos con el mayor de los cuidados, especialmente si no queremos que una chispa se convierta en un incendio.

¿Cuántos ejemplos se nos vienen a la mente en los que, por un tema mal abordado, se ha llegado a consecuencias catastróficas? Excelentes empleados han perdido su trabajo al no saber decirle al jefe que ese trato no le parece adecuado, proyectos extraordinarios han quedado en la papelera por no haber elegido las formas correctas para hacer ver errores de concepción, en fin, dinero, recursos y tiempo desperdiciados porque no hubo una manera adecuada de advertir o de escuchar la advertencia. Miedo, coraje, impulsos nos llevan a evitar las conversaciones difíciles o a abordarlas inadecuadamente.

Para Amy Gallo, de la Universidad de Harvard, debemos tener en cuenta que las conversaciones difíciles son como una calle de doble sentido, es decir, es necesario exponer nuestras razones pero estar abiertos a escuchar lo que otra parte tiene que decir. Por lo tanto, es muy importante prepararse para un intercambio de la misma forma en la que se prepara una negociación.

Es probable que se escuchen argumentos que sorprendan o que no sean gratos. El riesgo de no preparar la reunión es que se pueda detonar una discusión y, al calor de las palabras, se pierda la oportunidad de decir lo que queremos o de escuchar otro punto de vista o, lo que sería peor, perder los estribos y desencadenar una situación desfavorable para ambas partes.

Si estamos adecuadamente preparados para abordar el tema, podemos estar ciertos de tener las variables bajo control y conseguir lo que se quiere, en vez de estar lamentando una oportunidad perdida.

Para convertir una conversación difícil en una plática exitosa hay que planearla como una minuta en la que debemos delinear con precisión los objetivos que se quiere alcanzar. Iniciar la reunión en forma directa, explicar con claridad aquello que está detonando la molestia y exponer cuáles son las soluciones que se esperan a partir de la plática. Esto adquiere relevancia cuando se trata de finiquitar una relación; se necesita abordar el tema en forma tal que no quede duda y explicar las razones.

Es muy importante cuidar los siguientes aspectos:

  1. El lenguaje
    Las palabras utilizadas deben ser simples, directas y neutras. Siempre es mejor prescindir de los adjetivos y es preferible utilizar descripciones. El lenguaje debe ser la herramienta para marcar un tono de seriedad frente al tema; debe poner acento en los aspectos que se deben mejorar y ayudar a focalizar los argumentos para evitar desviar el fondo de la conversación.
  2. Generar ambigüedades
    No es necesario disculparse por lo que se está expresando; los temas molestos son así, y es preciso tratarlos con la formalidad necesaria, sin dejar que la incomodidad gane un lugar preponderante.
  3. La expresión no verbal
    Hay que poner atención en las posturas, los gestos, el movimiento de las manos, tanto de la persona que escucha como de nosotros mismos. Alzar las cejas, mover la cabeza, elevar los hombros, torcer la boca nos pueden dar pistas del verdadero sentir de las personas. Podemos estar expresando que estamos de acuerdo con palabras, mientras el cuerpo está gritando el verdadero sentimiento.
  4. El tono
    A pesar de las buenas intenciones con las que ambas partes llegan a la mesa, las cosas pueden salirse de control y desviar la dirección a rumbos que no son propicios. Si ése es el caso, lo mejor es dejar a un lado los aspectos negativos que causaron los desacuerdos o las molestias y pasar al tono de las propuestas para mejorar las cosas.
  5. El pánico
    Dicen que el miedo se puede oler. Siempre que se tratan temas espinosos que se han estado rehuyendo, se debe mantener el control. Para manejar una posición objetiva, lo mejor es mirar fuera del marco de referencia y analizar la situación como si se fuera un observador. Así es fácil evaluar caminos para retomar el rumbo.
  6. El tiempo
    Una conversación incómoda no debe prolongarse; todo lo contrario: debe ser concisa y rápida. Hay que evitar entrar en circuitos en los que se trata el mismo tema una y otra vez sin llegar a una solución. Hay que huir de las necedades, propias y ajenas. Una conversación incómoda no es una lucha de poderes; por tanto, lo importante no es saber quién tiene la razón, sino dejar claro el tema que se debe abordar, es hacer entender la sustancia del asunto a tratar. Si descubrimos que estamos entrampados en un circuito de despropósitos, lo mejor es terminar la reunión de inmediato.

Todos tenemos derecho a expresar nuestros desacuerdos, y también a saber cuáles son las verdaderas razones por las que las cosas no marchan bien. Una conversación incómoda llevada a cabo en forma profesional puede desatorar un problema laboral, transformar una relación desastrosa en virtuosa o, en todo caso, abrir las puertas para que en el futuro se pueda reanudar una relación que cayó en un bache o en un desgaste que ya no conviene continuar. También deja un umbral de prestigio, ya que una persona que es capaz de manejar adecuadamente una situación, por incómoda que ésta sea, es una persona confiable.

En vez de querer imitar al avestruz, lo mejor es hacer la tarea. Prepararnos para decir lo que es necesario que sea escuchado, abrir los oídos y asumir lo que nos tienen que expresar y enarbolar la honestidad como estandarte.

No podemos forzar a nadie a entender nuestras razones o a tomar en forma adecuada las palabras que estamos expresando, no es posible obligar a que alguien escuche lo que no está dispuesto a oír. No obstante, como cualquier otro aspecto, las brechas de dificultad se traspasan mejor cuando se llega listo para abordar el reto.

 

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Blog: Las ventanas de Cecilia Durán Mena

 

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