Por Kellye Norris*

Con la evolución y desarrollo de dispositivos enfocados a las áreas muchas cosas se han transformado para siempre, pero lo que no ha cambiado es la necesidad de colaboración. Hoy en día el mercado está en constante movimiento, por lo que es fundamental mantenerse actualizado con las tendencias más recientes. Tener y compartir datos actuales son la base para que las empresas puedan innovar, ofrecer más rápido sus servicios o productos y, de paso, llevarle ventaja a su competencia.

La pregunta clave es ¿cómo se debe mejorar la colaboración y lograr que la información esté disponible al instante? La forma más sencilla y económica para comenzar es administrando los documentos e intercambiando archivos.

Estas soluciones transforman el flujo de trabajo, lo que simplifica y agiliza el intercambio de ideas e información. Los documentos, presentaciones, videos y otros archivos que pueden almacenarse en múltiples ubicaciones se pueden centralizar en una nube, desde donde se puede acceder, revisar, editar e imprimir desde casi cualquier dispositivo. 

Y cuando su flujo de trabajo se transforma, también lo hace su negocio. El intercambio de archivos mejora la colaboración, aumenta la eficiencia y permite una mayor productividad.

Y cuando su flujo de trabajo se transforma, también lo hace su negocio. El intercambio de archivos mejora la colaboración, aumenta la eficiencia y permite una mayor productividad.

Aquí está el porqué:

1. Acceso a la información cuándo y dónde sea

Tener reuniones con el equipo del proyecto puede resultar poco factible, y a veces complicado, especialmente si consideramos a los trabajadores que se encuentran en otros lugares y a los trabajadores remotos. Las soluciones de intercambio de archivos permiten obtener información y actualizaciones de forma rápida y sin complicaciones, incluso si se trata de grupos con varias personas.

Por ejemplo, al cargar datos y documentos en una solución en la nube u otra ubicación de almacenamiento central, los miembros del equipo pueden recuperar e imprimir materiales sin importar dónde se encuentren. La solución de nube adecuada utiliza un software que se integra perfectamente con impresoras multifuncionales, lo que le permite a los usuarios cargar o descargar archivos directamente desde el panel de control de la impresora.

Este nivel de flexibilidad también reduce el tiempo de las reuniones al poder compartir documentos al momento.

2. Trabajo más rápido 

Para mantenerse un paso delante de la competencia, las empresas deben ser rápidas. Compartir información de forma digital es un componente clave para esto. Por ejemplo, un ingeniero se puede encontrar atendiendo a un cliente en su domicilio, pero puede acceder y revisar archivos en su celular con la misma facilidad que si estuviera en el escritorio de su oficina.

Esto permite que las decisiones se tomen más rápido y reducen el tiempo de comercialización.

Y si el ingeniero necesita revisar las copias impresas, la aplicación móvil correcta se conectará automáticamente con una LAN inalámbrica, lo que le permitirá imprimir desde su dispositivo móvil desde prácticamente cualquier lugar.

3. Ahorro de tiempo y recursos

Preparar los papeles o folletos para una reunión puede consumir mucho tiempo, por lo que compartir archivos digitales puede reducir significativamente ese tiempo de preparación. Por ejemplo, una agencia gubernamental implementó una solución para compartir documentos basada en la nube que permite a los usuarios recuperar y recopilar archivos de diversas ubicaciones y aplicaciones. Los participantes de la reunión acceden a los documentos digitales en la nube antes de las reuniones, imprimiéndolos si así lo desean. Eliminó la necesidad de que el personal imprima, recopile, arme y distribuya las copias antes de las reuniones. En lugar de gastar seis horas de preparación, la agencia tiene todo listo en menos de 20 minutos.

Cuando las empresas facilitan la colaboración del personal, también mejoran su capacidad para ser más ágiles, innovar y estar delante de la competencia. Acércate a la empresa Kyocera, expertos en el manejo documental. 

Conoce más al respecto.

* Kellye Norris es una escritora y editora independiente, especialista en temas de ciencia y  tecnología.

 

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