El rubro de gastos de representación y de viajes es el segundo más importante que tienen las empresas, y esto es porque suele generar abundantes pérdidas para sus finanzas anuales. Tan solo la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA por sus siglas en inglés), indica que en promedio para 2020 este crecimiento será de 1,600 millones de dólares.

Mientras se alcanza esta cifra, las prácticas obsoletas como el manejo de efectivo y no de tarjetas corporativas, están llevando a las empresas a correr riesgos como facturaciones elevadas o gastos no comprobados.

Para evitar esto, se requiere un filtro con el cual, tanto las compañías como sus empleados, logren conciliar un equilibrio entre lo requerido para cada viaje de negocios.

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Rossana Bobadilla es la directora general de Concur México. Una empresa especializada en controlar y administrar los viáticos y gastos que las empresas realizan en este rubro.

La ejecutiva cuenta a Forbes México que tan solo en el país, ya trabaja con 180 empresas nacionales, dentro de las 300 totales que incluyen filiales y subsidiarias internacionales ubicadas localmente.

“Estos clientes son de todos los tamaños porque Concur es una solución que la pagas por lo que la usas, es un monto mensual, una suscripción que depende del número de comprobaciones de gastos que cada empresa reporte al mes”, platica la directiva.

Esto le ha generado a las empresas que ya trabajan con los servicios de la firma ahorros que oscilan entre 7 y 14% aunque, asegura, ha habido casos en que han llegado a registrar ahorros de hasta 30%.

Cómo funciona

Concur es una app corporativa para viajes de negocios que permite reservar vuelos, hoteles y arma automáticamente una comprobación de gastos para facilitar la vida de los viajeros al evitarles tener que hacer cuentas o cargar recibos.

“Si pensamos en los viajeros de negocios, en Concur pueden reservar su viaje, así como le hacemos cuando salimos de vacaciones, pero de trabajo. Ver a dónde voy a viajar, en qué fechas y con esos criterios de búsqueda, nuestra plataforma trae las opciones clasificadas”, detalla el directivo.

Concur tiene configuradas las políticas de cada empresa que la contrata, así como el nivel en la organización de sus usuarios y, en automático, busca alternativas para avión, hotel, renta de auto, entre otros.

“Los usuarios las ven clasificadas como un semáforo. En verde las que cumplen con las políticas que requiere la empresa, que puedo comprar, que puedo reservar. En amarillo las que tienen alguna infracción que me van a permitir continuar pero le van a notificar a mi aprobador (que normalmente es el jefe) y le va a enviar cuáles son las opciones más convenientes y que yo rechacé, y para esto se necesita una justificación”, detalla Bobadilla.

“No pongas de tu propio dinero”

No es de extrañarse que cuando alguien requiere salir de viaje de negocios, ante la falta de gestión en sus gastos, aparte de salirse de lo planeado, acaba poniendo dinero propio.

“Durante el viaje acabas poniendo de tu propio dinero, porque se te perdió el ticket, entre otros factores. Con nuestra app puedes ir tomando fotos de tus comprobantes e ir creando tus gastos a lo largo de tu viaje y ahí voy armando mi comprobación de gastos de mi viaje, con esto ya no acabas poniendo”.

Actualmente la empresa ya trabaja en alianza con Starbucks y Uber, dos de los servicios que más ocupan los viajeros según señala Concur.

“Hicimos una alianza en donde si eres usuario de Concur y tienes una cuenta de Starbucks, ese cargo va a llegar a Concur, lo mismo pasa con Uber. Ligas tus cuentas y cuando el viaje es de negocios, el comprobante fiscal digital todavía lo tiene que adjuntar el viajero, sigue siendo necesario”.

Para este año la firma tiene como objetivo 40% de crecimiento con respecto al año anterior. “Estamos hablando de llegar a los 4 millones de dólares como operación en México”, dice la directiva.

 

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