¿Cómo determinar a quién le toca cada función, de quién es responsabilidad cierta tarea? Éstas son las 5 funciones esenciales para la adopción de decisiones.

 

 

 

Por Rodrigo Rubio, Hernán Sáenz y Michael Mankins*

 

 

Cuando las compañías se ven abrumadas por el problema de las decisiones, la respuesta es ‘volver a cero el proceso de adopción de decisiones’, lo que en la práctica significa encarrilar las decisiones por la senda del éxito dando respuesta a cuatro sencillas preguntas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo?

En nuestro mensaje anterior abordamos la pregunta “¿Qué decisión es necesario adoptar y ejecutar?” No obstante, la incertidumbre con respecto a las funciones y a las responsabilidades puede desbaratar hasta las decisiones claras, correctamente estructuradas.

Bain & Company utiliza una herramienta consagrada por el uso a lo largo del tiempo, denominada RAPID®, para establecer claramente quién es responsable de cada tarea. RAPID son las siglas en inglés, en secuencia un tanto libre, de Informar, Recomendar, Acordar, Decidir y Realizar, que son las funciones primordiales en todo proceso de adopción de decisiones.

  • Informar. Los responsables de proporcionar información suministran los datos en que se basa toda decisión acertada. Además aportan sus propios juicios sobre las propuestas. Están facultados para proporcionar información para una recomendación, pero no de vetarla.
  • Recomendar. Quien cumple esta función dirige el proceso y es responsable de obtener y evaluar los hechos pertinentes y proponer cursos de acción alternativos.
  • Acordar. Los encargados de acordar una recomendación son aquellos que han de refrendarla antes de que el proceso de la misma siga adelante: por ejemplo ejecutivos con cometidos cumplimiento de leyes o reglamentos.
  • Decidir. A su debido tiempo, la decisión la tomará determinada persona (los usuarios de RAPID tienden a decir que esa persona “tiene la D”). Encomendar la D a una sola persona asegura de que la responsabilidad resida en un único punto.
  • Realizar. Esta función corresponde a la persona o al grupo de personas que hayan de ejecutar la decisión y deban hacerlo pronta y eficazmente.

Como explicamos en nuestro último envío, a ECG —el Grupo de sistemas integrados y de comunicaciones de Intel— le resultaba difícil decidir el contenido de una hoja de ruta de productos previstos para el desarrollo, por ser muchos los que querían participar en esa determinación: el gerente general y director de comercialización a cargo de cada una de las áreas de productos —aplicaciones industriales, automovilísticas y de comunicaciones— y el gerente de planificación estratégica de ECG, que se ocupaba de esas tres áreas.

Junto con su equipo, Doug Davis, que era entonces el gerente general de ECG, decidió asignar la D para la decisión sobre la hoja de ruta de productos al gerente de planificación estratégica de ECG, que era la persona que estaba en mejores condiciones para lograr soluciones de compromiso entre todas las áreas de productos de la unidad. El cometido de suministrar información fue asignado a los gerentes de productos.

La ejecución no estuvo totalmente exenta de dificultades. Algunos gerentes generales de productos, por ejemplo, no se contentaron con limitarse a ofrecer información, sino que criticaron las decisiones de los gerentes de planificación estratégica después de adoptadas. Pero Davis reforzó las nuevas funciones y el proceso de adopción de decisiones no tardó en desarrollarse en forma ordenada y mucho más rápidamente. “Ya no tenemos que insistir tanto en estas cosas”, señala.

 

 

*Rodrigo Rubio, Hernán Sáenz y Michael Mankins son socios en la práctica de Organización en Bain & Company. Mankins es coautor de Decide & Deliver.

 

 

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