La distribución de tareas  es el medio que puedes utilizar para sacar lo mejor de las personas que ya colaboran en tu empresa, conoce los siete principios básicos para tener un liderazgo eficiente y proactivo.

 

Pasar la estafeta al indicado, confiar en el otro. De eso se trata delegar. Aunque muchos de nosotros no lo sabemos hacer, esta habilidad directiva te proveerá del tiempo necesario para hacer otras tareas estratégicas, mientras alguna parte del trabajo lo realizan otros.

Algunos amigos, colegas y familiares me preguntan cómo le hago para estar en varios proyectos a la vez y cumplir adecuadamente con las actividades y obligaciones que demanda mi trabajo.

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Siempre contesto que tengo la habilidad de rodearme de colaboradores que son mejores que yo en muchas de las actividades que hago. Ese es mi secreto.

El arte de delegar es sin duda una de las principales habilidades que debe de tener todo directivo, imprescindible para tener resultados extraordinarios. En términos muy sencillos: delegar consiste en tener la habilidad de asignar la responsabilidad específica a la persona indicada, en el tiempo adecuado y de la manera correcta.

De modo que existen dos caminos: o puedes ser tú quien haga el trabajo, o puedes asignárselo a otra persona.

Brian Tracy lo define así: “La buena delegación tiene lugar cuando aseguras que otra persona hará el trabajo con un nivel de calidad aceptable y en el tiempo adecuado. De ahí que tu capacidad para delegar sea fundamental para optimizar tus propios recursos y multiplicar el valor que tienes para la empresa. Porque delegar te permite ir de lo que puedes hacer personalmente a lo que puedes gestionar”.

Del latín legare, delegar lleva implícito un mensaje de máxima responsabilidad personal: la palabra nos sirve para referirnos a algo tan vital como “legado”; un colectivo con una encomienda específica, como “delegación”; o para hablar de una persona en la cual tenemos puesta nuestra confianza absoluta, nuestro “colega”.

“La delegación es una de las habilidades de gestión más importantes. Sin la capacidad para delegar eficaz y adecuadamente, no podrás avanzar a puestos de dirección o liderazgo de mayor responsabilidad. Esta habilidad no tiene que ver solo con maximizar tu propia productividad y valor. También tiene que ver con potencializar la productividad y eficiencia del personal. Tu principal tarea como líder es lograr el máximo rendimiento de la inversión que la empresa hizo en personal”, asegura Tracy en su libro Cómo Lideran los Mejores Líderes.

Como líder, una de tus principales funciones consiste en desarrollar a las personas que tienes a cargo. Así, la delegación es el medio que puedes utilizar para sacar lo mejor de las personas que ya colaboran en tu empresa. Esta es una línea de acción tomada de mis lecturas de Tracy que sirve para tal cometido:

-Primero tienes que pensar la tarea de principio a fin. Decide exactamente qué debe hacerse. ¿Cuál es el resultado que esperas?

-El segundo paso es establecer estándares para la evaluación del desempeño. ¿Qué medida usarás para determinar si la tarea se realizó correctamente?

-El tercero es determinar un cronograma y establecer una fecha límite para la finalización de la tarea.

Experiencia para la realización de las responsabilidades

La experiencia del personal respecto de las responsabilidades, es decir, el puesto que tienen y que tan competentes son, te servirá de guía para delegar el trabajo.

Por ejemplo, si el colaborador todavía tiene un grado bajo de experiencia o es nuevo en la tarea, lo más recomendable es utilizar un estilo de delegación directivo: diles exactamente lo que quieres que hagan. No así con una persona que ya tiene experiencia en la tarea asignada, a quien solo debes explicar cuál es el resultado final que deseas obtener. Por otro lado, cuando la persona tiene absoluta experiencia, el método de delegación es simplemente una interacción mínima para comentar los puntos finos.

Las 7 claves del que delega

De acuerdo con Tracy, existen siete puntos finos y fundamentales que se deben considerar al tener un liderazgo eficiente y proactivo. Aquí los explico:

-Escoger a la persona indicada. Así de simple: elegir a una persona incorrecta es, en cualquier proyecto y organización, uno de los principales motivos de fracaso. El indicado es un paso que asegura el probable éxito.

-Buscar personas cuyas capacidades coincidan con los requisitos de la tarea. Si la persona indicada es totalmente ajena a lo que necesitas hacer, lo hecho seguramente será totalmente diferente a lo que esperas. Entonces delegar no resultará.

-¿Quieres liberar tu tiempo para que puedas hacer más cosas de mayor valor? Asigna responsabilidades de manera eficiente. Cuantas más de tus actividades puedas enseñar y delegar en otros, más tiempo tendrás para hacer esas cosas que solo tú puedes hacer.

-Darle tareas sencillas al personal recientemente incorporado para darles confianza y mejorar su competencia aun asumiendo el riesgo de que se equivoque.

-Una responsabilidad al 100% para un proyecto es un importante motivador de desempeño. Cuanta mayor sea la frecuencia con la que asignes responsabilidades a las personas adecuadas, más competentes se harán.

-Los resultados deben ser medibles. Si no pueden medirse, no pueden gestionarse. Explica qué debe hacerse, cómo crees que debería llevarse a cabo y cuáles son las razones para llevar a cabo esta tarea y cómo la vas evaluar.

-Existe una relación directa entre la medida en que se invita a las personas a hablar sobre el trabajo y la medida en que lo comprenden, lo aceptan y se comprometen con él. Debes delegar de tal manera que las personas se marchen con la sensación de “este es mi trabajo; yo soy el responsable”.

La delegación es la habilidad clave para lograr el crecimiento de las personas. Cuando delegas de manera eficiente y eficaz en un grupo pequeño de personas, pronto tendrás un grupo más numeroso y una nueva responsabilidad a tu cargo, como resultado de tus habilidades para hacer que las cosas sucedan.

Revisa tus actividades. Haz un inventario de tus colaboradores. Evalúalos. Intenta delegar con el objetivo de acrecentar tus resultados personales, los de tu empresa y, por supuesto, los de tus colaboradores.

En el pasado solía decirse: “Si quieres que el trabajo esté bien hecho, hazlo tú mismo”. En la actualidad, la afirmación correcta es: “Si quieres que el trabajo esté bien hecho, delégalo de la manera eficiente en otras personas para que puedan hacerlo inclusive mejor que tú”.

Contacto

Twitter: @mariorizofiscal

 

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