El protocolo familiar es un documento que recoge los acuerdos de una familia empresarial. Su objetivo principal es definir las bases, normas y reglamentos que regulan todos aquellos aspectos en donde se relacionan la familia y la empresa. El propósito es que, dejando las reglas claras, se eviten conflictos futuros entre los participantes. “Más vale prevenir que curar”. Refrán popular

La primera generación crea la empresa, la segunda la expande y la tercera, despilfarra y la cierra. Leyendas urbanas como ésta, referidas a la supervivencia de la empresa familiar, lamentablemente describen con mucha precisión el triste final de muchas empresas familiares. 

De acuerdo con datos de la Secretaría de Economía, en México solo tres de cada diez empresas familiares sobreviven a la primera generación. 

Las causas del fracaso de empresas familiares en todo el mundo son en gran medida (60%) las relaciones familiares no equilibradas en la empresa de acuerdo con datos del Centre de Services aux Entreprises (CSE) de Canadá. 

No sólo un escaso compromiso de las futuras generaciones con el proyecto inicial del fundador o una política de distribución de dividendos demasiado generosa pueden poner en grave riesgo la supervivencia de una empresa familiar. A estas situaciones, propias de las empresas familiares, debemos sumar circunstancias tales como la confusión del patrimonio personal con el empresarial, una mala o inexistente administración, la falta de un control interno que minimice los riesgos, carencia de planificación financiera y fiscal, luchas entre hermanos por la sucesión en la alta dirección o presidencia del consejo de la empresa (ver serie Club de Cuervos de Netflix) y una larga lista de puntos. 

Una de las herramientas jurídicas más eficaces de las que dispone la empresa familiar para prevenir las enfermedades anteriormente citadas es el Protocolo de Familia, como bien lo dice el proverbio chino ―Excava un pozo antes de que tengas sed‖. 

¿Qué es un protocolo de familia? 

El protocolo familiar tiene como principal objetivo ―Regular las relaciones entre los miembros de la familia y la empresa familiar, con el propósito de garantizar, en el largo plazo, el bienestar de la familia y del negocio‖ (Dr. Juan Manuel Prieto, 2007).

El protocolo familiar es un documento suscrito por todos los socios actuales y futuros de la empresa familiar, para regular con claridad y precisión las relaciones entre familia y empresa. Se trata de una garantía básica, especialmente útil si se elabora antes de que se produzcan cambios generacionales en la empresa. También sirve como equilibrio entre las cuestiones familiares y empresariales. 

Es un compromiso redactado por los miembros de la familia, con el fin de poder alcanzar y asegurar a través de la actual y futuras generaciones el parámetro de éxito de la familia empresaria: Rentabilidad + Armonía Familiar.

Es el instrumento que ayudará a la familia a transformarse en una familia empresaria, unida por un futuro común.

En concreto, un protocolo de empresa familiar debería tratar al menos las siguientes cuestiones: 

• Antecedentes, principios y valores de la empresa familiar. 

• Derechos y obligaciones de los miembros de la familia. 

• Condiciones para la incorporación de miembros de la familia a la empresa, así como sus condiciones de retribución y de cese o despido. 

• Órganos de gobierno de la empresa familiar (Consejo de Familia, Consejos de Administración, Comités y Director General, etc.). 

• Régimen de transmisión de acciones/participaciones, así como criterios de valoración de las mismas para el caso de que alguno de los socios pretenda transmitirlas. 

• Criterios de selección del sucesor/es en la alta dirección o consejo de administración de la empresa. 

• Previsiones respecto a la eventual entrada de terceros en el capital social de la empresa familiar. 

• Cláusulas de garantía de cumplimiento del Protocolo. 

• Cláusulas de revisión y actualización del propio Protocolo. 

• Pactos de caballeros‖, cláusulas que de incumplirse no hay pena legal, sino moral y principalmente se lleva a cabo por la familia empresaria. 

• Sanciones por incumplimiento de las normas establecidas dentro del Protocolo. 

¿Qué eficacia tiene el Protocolo de Familia frente a los problemas a los que se enfrenta la Empresa Familiar? 

El Protocolo es ante todo, un medio de prevención de conflictos entre socios o familiares, una forma de que todos sepan cuáles son las reglas del juego y cómo puede ayudar a evitar expectativas erróneas de los actuales y potenciales socios. 

Por otra parte, en tanto contrato privado que es, resulta de obligado cumplimiento para las partes contratantes, y puede dotarse al mismo de garantías adicionales tales como la prenda de acciones/participaciones o determinadas cláusulas penales. 

La eficacia de un Protocolo Familiar dependerá del compromiso de los miembros de la familia por cumplirlo, es por eso que todos los miembros deben de participar en su elaboración. Cada Protocolo debe de estar adaptado específicamente para una empresa en particular, es decir, no se puede copiar un Protocolo de una empresa e implementarlo en otra porque simplemente no funcionará. 

¿Cuáles son las claves para que el Protocolo sea realmente útil y eficaz en aras a prever futuros conflictos familiares y societarios? 

El protocolo debe realizarse cuando las relaciones entre familiares y empresa todavía son fluidas, esto es, antes de que surjan los posibles conflictos que el Protocolo pretende resolver. 

La realización del protocolo no puede ni debe ser acometida exclusivamente por los miembros de la familia que ostentan el poder de la compañía, sino que ha de ser el resultado de un meditado consenso entre todos los socios actuales y futuros de la empresa familiar. Se trata de que todos los socios presentes y futuros se sientan vinculados con el Protocolo moralmente, más allá de un punto de vista estrictamente jurídico. 

Es recomendable contar con la intervención de un profesional tanto en la fase de preparación como en la de redacción del Protocolo. Recomendación esencial no sólo por el alto grado de especialización que requiere su redacción personalizada para cada compañía, sino por la perspectiva imparcial y objetiva que el profesional puede ofrecer a los firmantes del Protocolo.

El Protocolo Familiar se puede ir actualizando conforme cambien las situaciones dentro de la empresa para ajustarse a las necesidades de esta. Tener un Protocolo establecido puede ser determinante en la supervivencia de una empresa familiar, por eso es recomendable que cada una cuente con uno para poder solucionar los problemas que se presenten y más importante aún, para evitarlos. La elaboración de un Protocolo de este tipo contribuye a la institucionalización de la empresa, se pronostica que la esperanza de vida promedio de una empresa familiar es de 25 años, mientras que las que llevan una gestión institucionalizada alcanzan un promedio de vida de 50 años. 

Una vez redactado el documento que regulará las relaciones entre la empresa y la familia el proceso no culmina, comienza.

La experiencia nos dice que lo más difícil es la implantación. Los familiares deben obligarse a cumplirlo y ayudarse a respetarlo, es la única manera de gestionar a la familia empresaria para que disfrute de ese valioso tesoro escondido en su estructura y lo vayan legando de generación en generación. 

“Sé agradecido por lo que tienes pues acabarás teniendo mucho más. Si te concentras en lo que no tienes, nunca tendrás suficiente.” Oprah Winfrey

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