Hace tiempo nos dijeron que era abrumadora evidencia que nos llevaba a concluir que el trabajo desde casa es la estrategia de administración más inteligente de todos los tiempos, incluso más inteligente que darles oficinas privadas, o rentar edificios con facilidades ultramodernas para compartir el espacio con otras empresas. Lo que no nos dijeron es que íbamos a tener que trabajar en casa sí o sí y que el tener la capacidad de hacerlo sería un privilegio porque hay quienes tienen que hacer sus labores en forma presencial. Estábamos en ese debate cuando nos llegó una crisis a nivel mundial y muchos —más de los que quisiéramos admitir—, no sabemos cómo operar en estas circunstancias.
En esta condición, en la que a querer o no, tenemos que resguardarnos y seguir operando, se ha generado mucho desorden y confusión. Por un lado, hay quienes en este desconcierto, se confunden y sienten que están gozando de vacaciones anticipadas y por otro lado, hay quienes sienten que pierden en control de sus equipos de trabajo y los saturan con mensajes, tareas innecesarias, reportes que nadie va a leer, todo con tal de tranquilizarse los nervios y sentir que se están haciendo presentes. Calma, ni trabajar en pijama ni rebosar a la gente de instrucciones son indicios de una buena operación. Lo mejor es plantearnos estrategias y rutinas de trabajo en casa para reportar resultados y para estar en contacto en forma remota.
La mejor definición de una estrategia inteligente es aquella que es fácil de implementar y en una de esas, que nos ayude a aumentar los ingresos y a reducir los costos. Lo que se busca es que en tiempos de crisis vayamos en pos de un aumento de productividad rápido pero permanente. En tiempos normales, muy pocas estrategias de gestión cumplen con esos criterios y a base de constancia e innovación, logramos dar con ellas. En escenarios de cambios abruptos, no podemos perder de vista que queremos ser productivos, queremos seguir operando y generando utilidades.
En periodos de ajuste, no podemos optar por fórmulas simplistas, sino simples. La reducción de personal, por ejemplo, reduce los costos pero mata los ingresos. La centralización y la descentralización requieren mucho tiempo. La reorganización es famosa por inútil y lleva más tiempo aún. Y aunque las novedades administrativas funcionan sin problemas en teoría, hay riesgos de que fallen en la vida real. Por otro lado, antes de la crisis nos dijeron que permitir que los empleados trabajen desde casa y de forma remota, en lugar de obligarlos a ir a la oficina todos los días proporciona enormes beneficios financieros. Ahora, aunque no queramos, tenemos que convencernos de que eso es así y hay que implementarlo bien.
En primera instancia, debe quedar claro que trabajar en casa implica retos concretos. Por supuesto, tenemos que dejar claro a nuestro entorno que estar en casa frente a una computadora no implica que estemos disponibles para empezar a hacer algo más. Es difícil que, incluso otros miembros del hogar que están trabajando en esta forma, entiendan que necesitamos toda nuestra concentración porque, aunque no salimos, estamos trabajando.
Asimismo, un error terrible es pasar todo el día pegado a la computadora trabajando, contestando mensajes, sin despegarnos un solo instante, comiendo frente a la pantalla y obsesionados por dejar evidencia de que estamos conectados y presentes. Tampoco se vale hacernos presentes lanzando mensajes e instrucciones a cada momento y asfixiando a nuestra gente con formatos, que son absurdos e innecesarios. Tenemos que respetar y hacer respetar nuestros tiempos y nuestros espacios.
Para lograr, una estrategia magnífica es plantear una rutina. Es decir, tenemos que prepararnos para hacer las cosas como las hacíamos antes. En otras palabras, tenemos que tomarnos el tiempo para arreglarnos, para tomar nuestros alimentos, para alistarnos y entonces, encender nuestra computadora y ponernos a trabajar. Otra buena estrategia es ocupar un mismo lugar ya que así le damos un mensaje a todo el mundo de que estamos listos para empezar con nuestras labores y nosotros mismos nos mentalizamos para entrar a un modo de concentración en el que tenemos que hacer lo que nos toca.
Estar enfocados es la clave estratégica más importante. Saber que debemos mantenernos productivos. Por lo tanto, debemos luchar contra nuestros enemigos principales que son los distractores. Si ya controlamos lo que nos distrae en el entorno, también tenemos que evitar que nos desenfoquemos con redes sociales, mensajes de amigos, fotos de gatitos o perritos y todo aquello que nos entretenga.
Acondicionar aun espacio es vital. Al estar trabajando se necesita un espacio destinado únicamente para ello, lo que implica tener todo tu material a la mano y organizado, además de que no sea un lugar ruidoso o en dónde sea posible ser interrumpido constantemente. Hay que entender que establecer un horario implica respetarlo. Es necesario buscar concurrencias. Este horario equivale a tu jornada laboral, con algo de mayor libertad, pero recordar que ese lapso de tiempo se debe respetar pulcramente y no salirse de la rutina. No se vale iniciar media hora tarde o dejar de trabajar antes de que termine, ni bloquear la cámara o buscar trucos para hacernos tontos. Si estamos haciéndolo es porque ya dejamos de ser productivos y hay que revisar la rutina.
Para ello es muy importante revisar las formas que elegimos de comunicación. Uno de los secretos para el trabajo en casa es comunicarse correctamente con tus compañeros y jefe para estar en contacto y por eso, es necesario establecer un canal exclusivo para tratar asuntos del trabajo. Si saturamos a la gente con comunicados, la podemos abrumar; si abusamos del tiempo, perdemos contacto y productividad.
Trabajar en casa y no morir en el intento es un reto de gran envergadura. No es una nimiedad y hacerlo bien implica un desafío del que tenemos que salir victoriosos sí o sí. No tenemos otra alternativa. Lo que sí tenemos son métodos para hacerlo bien, para enfrentar esta situación con herramientas efectivas que nos permitan ser productivos y que nos den luz sobre aquellas prácticas que no están bien para corregirlas.
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