Si tienes una PyME, en Internet puedes encontrar herramientas gratuitas que te permitirán administrar y gestionar el trabajo que realizas sin estropear las finanzas de tu naciente empresa.

 

 

Después de tomar la decisión de crear una PyME, lo más difícil es saber qué tipos de tecnologías necesitamos y en cuáles deberíamos invertir. Y es que las necesidades de cada proyecto son diferentes y la oferta para subsanarlas es demasiado amplia.

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A veces, una inversión mal planeada o de último momento puede desestabilizar todo el proyecto de una PyME, por tanto se vuelve de vital importancia encargarse de manera local de todos los recursos que podamos. Por fortuna, en Internet podemos encontrar una serie de herramientas gratuitas que nos permitirán administrar y gestionar el trabajo que realicemos sin estropear las finanzas de la naciente empresa.

No obstante, de forma independiente a la naturaleza de la PyME, siempre hay procesos que les son comunes a todas y que van desde las presentaciones ejecutivas y el almacenamiento en la nube, hasta la gestión de proyectos. He aquí una breve lista de herramientas gratuitas o de bajo costo que pueden ayudar sin necesidad de descapitalizarnos.

Presentaciones dinámicas con Prezi. No hay empresa, pequeña o grande, que no necesite hacer presentaciones ejecutivas, ya sea para sus clientes o para su personal y si bien PowerPoint es una solución práctica, también es muy aburrida: vamos, nadie soporta más de 10 láminas sin bostezar. En este sentido, la empresa de origen húngaro, ofrece una solución sumamente atractiva y fácil de usar. La idea es hacer presentaciones dinámicas que a través de sus animaciones, permiten centrar la atención en los conceptos fundamentales de la presentación con un diseño sumamente atractivo.

Además, la herramienta permite el trabajo colaborativo, pues hasta 10 personas pueden hacer una lluvia de ideas y editar una presentación, que puede descargarse en una memoria portátil o bien presentarse on-line. Prezi poco a poco ha ganado un lugar en el mundo académico y empresarial, pues sus presentaciones comienzan a ser el estándar. Sólo como dato adicional, la empresa cuenta con aproximadamente 1.6 millones de usuarios en México y en 3 meses ha crecido casi el 50%.

Gestión de proyectos con Trello. Se trata de un administrador de proyectos que funciona a través de pizarras (lista de cosas a hacer, las que se están haciendo y las que hay que hacer) que se comparten entre los miembros del equipo.  La aplicación permite gestionar un proyecto de una manera muy visual y atractiva a través de dispositivos portátiles y de escritorio. En este sentido se puede crear un proyecto, nombrar responsables, verificar el estatus de las tareas y, en general, realizar todos los cambios que un proyecto necesite para su elaboración a través de una interfaz muy amigable y divertida..

Se pueden integrar las cuentas de Google Drive y gestionar los contactos, crear reminders, conversaciones y grupos de trabajo, además de nombrar jerarquías entre los miembros. La aplicación nos proporciona un panel de herramientas que funcionan en el estilo drag-and-drop y que permiten personalizar cada proyecto según los requerimientos.

Correo personalizado y edición de documentos con Google Apps. Realmente hay pocas cosas en Internet en que Google no ofrezca soluciones y con su servicio de apps pretende llegar a las empresas que disponen de un presupuesto limitado, pues ofrece un paquete de soluciones para empresas que incluyen email personalizado sin límite de usuarios, edición de documentos on line, video chat, almacenamiento entre otras funciones por una cantidad que es casi simbólica (poco más de US$ 4.00 al mes). Ofrecen un mes de prueba para verificar qué es lo que necesitamos de su portafolio de servicios.

Creación de catálogos OnLine con Issuu. Es una herramienta que nos permite crear publicaciones interactivas On Line de forma gratuita para que podamos mantener actualizados a nuestros clientes sobre catálogo de productos y servicios. Es totalmente gratuita y su uso es sumamente sencillo, pues basta con crear un PDF y subirlo a la plataforma, al hacerlo obtendremos dos cosas: una publicación interactiva que funciona prácticamente todos los dispositivos touch y un enlace que permite compartir y previsualizar la publicación en redes sociales.

Además, cuenta con una app gratuita que funciona en IOS y Android que puede descargarse en dispositivos móviles y a la que los usuarios pueden suscribirse para recibir actualizaciones cada vez que actualizamos nuestra revista o catálogo.

Si bien la mayor parte de las aplicaciones reseñadas cuenta con servicios de paga, es importante que revisemos las versiones gratuitas de primera instancia, así sabremos si la aplicación funciona para nosotros y realmente obtenemos un beneficio. La red está llena de herramientas que pueden ayudar en el difícil comienzo de una PyME, sólo es cuestión de navegar un poco y tener toneladas de paciencia.

 

 

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*Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

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