En las escuelas casi nunca enseñan a prevenir los imponderables que, a la postre, pueden resultar contraproducentes para el cliente. Te digo qué debe contener tu kit.

 

Recientemente leí una información sobre kits de sobrevivencia para los aventureros que deciden adentrarse en una selva, una montaña, un bosque o cualquier lugar alejado de la “civilización”. Entre las recomendación figuran: objetos punzo cortantes, cuerdas, elementos de señalización y encendedores.

Dicha información me trajo a la memoria un aprendizaje muy útil para el desempeño de mi trabajo en relaciones públicas y organización de eventos, especialmente en años en que la tecnología no estaba tan avanzada.

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¿A quién no le ha fallado el sonido o el video al momento de iniciar una presentación? ¿Y qué decir de cuando se agota la batería de la grabadora justo al comenzar una entrevista, o cuando alguno de los reporteros invitados no trae libreta o pluma? Ni qué decir de cuando un evento es al aire libre y se requiere fijar alguna señalización o colgar alguna manta.

En mis lejanas épocas de reportero, cubriendo la guardia nocturna en la Cruz Roja me topé con el caso de un individuo que fue detenido como presunto responsable de la muerte de su esposa, cuyo cuerpo presentaba moretones en diferentes partes. Entre los objetos que fueron encontrados en la recámara de la pareja y presentados ante el Ministerio Público había pedazos de una fotografía de la que nadie se había ocupado. ¡Qué oportuno hubiera sido llevar conmigo un rollo de cinta adhesiva! No obstante, antes de reportar el caso al reportero de guardia en la redacción, junto con mi fotógrafo, nos dimos a la tarea de armar la fotografía, en la que aparecía la difunta junto a otro individuo.

En otra ocasión, acompañé a un cliente a una entrevista presencial con una reportera de un diario de circulación nacional. Antes de iniciar la entrevista, la reportera probó repetidamente su grabadora, hasta convencerse de que las baterías ya estaban bajas. ¡Qué atinado hubiera sido llevar conmigo un paquete de pilas que pudiera obsequiarle a la reportera! Lo que sí tenía era mi grabadora (en ese entonces de casete) con pilas nuevas, por lo que al finalizar la entrevista le facilité mi casete a la reportera, quien amablemente me lo regresó al día siguiente, junto con un ejemplar de su nota.

Estas pequeñas experiencias, entre otras similares, me llevaron a pensar en la necesidad de tener siempre a la mano algunos elementos que pudieran ayudarme a enfrentar situaciones inesperadas, ya fueran propias o de algún periodista, idea que fue reforzada por mi jefe, quien se encargó de diseñar lo que denominó el Kit de sobrevivencia”.

 

Contenidos del kit

Un Kit de sobrevivencia es un maletín o bolsa que contiene los elementos que uno requeriría para sobrevivir durante un tiempo determinado en caso de una situación especial. Lo que se busca es salir adelante en las primeras horas de una situación complicada, y dado que este tipo de situaciones se presentan de improviso, es importante que el equipo sea revisado cada seis meses para asegurarse de que los productos están vigentes y funcionales.

En mi caso, el kit consistía en un maletín del tipo del que utilizaban los pilotos de aviación para sus manuales, mismos que reunían características que los hacían muy prácticos: eran ligeros y algunos inclusive tenían pequeñas ruedas; aun cuando no eran muy grandes, su capacidad era lo suficientemente amplia para contener diferentes artículos; por su dimensión se podían llevar a bordo de los aviones y, en cualquier caso, se podían acomodar fácil y discretamente en algún sitio en donde no estorbaran durante un evento.

Originalmente, el “Kit de sobrevivencia” contenía los siguientes objetos:

  • Engrapadora y caja de grapas.
  • Cinta adhesiva, masking tape y hojas autoadheribles para notas.
  • Algunos folders, perforadora y broches Baco.
  • Hojas de cartulina opalina y de papel bond.
  • Libreta para apuntes tamaño “reportero”, lápices y bolígrafos extras.
  • Caja de clips (de diferentes tamaños).
  • Extensión eléctrica con múltiples entradas y adaptadores para “aterrizar” la corriente.
  • Martillo, pinzas y clavos de diferentes tamaños.
  • Rollo de cordón, resistol y kola-loka.

Este “Kit de sobrevivencia” resultaba muy útil, especialmente cuando se trataba de eventos fuera de la ciudad o de un hotel, así como en sitios poco comunes como estacionamientos de centros comerciales o playas. Por su capacidad, incluso eventualmente podía llevar una laptop adicional.

Alguna vez me tocó organizar un viaje con medios para cubrir la inauguración de una planta de gas a 40 minutos de la ciudad de Monterrey. Debido a las circunstancias del lugar, no era posible habilitar al menos una pequeña sala de trabajo para los medios, aun cuando sí fue posible tener conexión a internet. Con la confianza de que por lo general los reporteros tienen a su disposición los elementos mínimos necesarios para trabajar, uno de ellos no llevaba laptop. Como parte de mi “Kit de Sobrevivencia” incluí una computadora que pude prestarle, conectada a corriente gracias a la extensión que era parte del kit.

En la actualidad ya no es tan necesario un “Kit de sobrevivencia” como el que describo. Ello no significa que un ejecutivo de relaciones públicas pase por alto el que puedan surgir situaciones imprevisibles antes o durante la realización de un evento. La diferencia está en la forma y los apoyos de que se puede disponer hoy día gracias a los avances en la tecnología.

Imaginemos un evento a primera hora de la mañana en que el cliente hará la presentación de un nuevo producto y que su computadora con la presentación sufre un accidente y queda inhabilitada; para colmo, no tiene la presentación en una memoria USB externa. El “Kit de sobrevivencia”, en este caso, podría estar integrado con una memoria USB o un CD con la presentación autorizada, poner la presentación en “la nube” o autoenviarla por correo electrónico o a través de una página de envíos “pesados”.

Con la actual tecnología habría que considerar que un “Kit de sobrevivencia” podría incluir los siguientes elementos:

  • Una laptop de reserva.
  • Una memoria USB de gran capacidad o un disco duro externo (los hay compactos hasta de 1 terabite).
  • Un teléfono celular con suficiente batería para videograbar, grabar audio e inclusive para proyectar, y con suficiente crédito para transmisión de voz y datos.
  • Una batería externa para el celular y para la laptop.
  • Libreta para apuntes tamaño “reportero” y bolígrafos extras.
  • Hojas autoadheribles para notas.
  • Extensión eléctrica con múltiples entradas y adaptadores para “aterrizar” la corriente.
  • Una tarjeta bancaria con suficiente crédito para comprar o rentar lo que sea necesario.

En las escuelas enseñan que el ejecutivo de relaciones públicas debe tener capacidades para organizar eventos que coadyuven al posicionamiento de su cliente. Lo que casi siempre se omite en la enseñanza es el prevenir los imponderables que, a la postre, pueden resultar contraproducentes para ese cliente.

 

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