La trazabilidad en los procesos de las compras

Por Dayham Gerardi* De acuerdo con la Real Academia Española, la trazabilidad es la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”. En efecto, la industria de los bienes de consumo fue de las primeras en conocer los beneficios de implementar procesos de trazabilidad en sus procesos de producción y logística. Por su parte, la trazabilidad en compras se refiere al conocimiento de un proceso a lo largo de ciclo de vida de éste. Ofrece –al alcance de un click– la disección documental de cada decisión para asegurar que se está comprando de la mejor forma. La trazabilidad permite conocer a detalle el origen, estado actual de qué se solicitó y porqué se hizo (requerimientos); a qué proveedor se adjudicó y porqué (negociaciones); qué pedidos se han hecho y cuál es su estado actual (pedidos); con qué acuerdos se cuentan, cuáles están vigentes o expirarán (contratos) y conocer qué documentos avalan la confiabilidad de un proveedor y sus procesos (administración de riesgos). Asimismo, registra cuál ha sido la historia o evolución de los servicios que un proveedor ha prestado, cuál es la calificación que se le ha dado en épocas anteriores o cuál es la satisfacción de los clientes internos respecto de éste. Una estrategia de trazabilidad se conforma de cuatro elementos básicos: control de requerimiento (quién aprueba lo que se ha aprobado), control presupuestal (existencia de los fondos y flujo necesario para pagar lo que se compra) e informes de adjudicación (a quién se invitó, cuántas rondas de negociación se llevaron y a quién se otorgó el pedido) y control de pedidos (verificación de estatus de cada pedido y comprobación de unidades pedidas versus recibidas). Como es de esperarse, implementar una estrategia de trazabilidad en una organización presenta retos como la resistencia al cambio y, en ocasiones, a la transparencia. Por eso es crítico contar con la voluntad del director general o presidente de la empresa. La trazabilidad empodera y transparenta a la función de compras. La mejora en los procesos de compra tiene un impacto directo en las utilidades de las organizaciones como se muestra en la siguiente tabla. Recordemos que si no se mide lo que se hace, no se puede controlar. Sin control no hay dirección y, como se sabe, si no se puede dirigir no se puede mejorar. *Director General de Fullstep México.   Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.