Saber cuáles son los secretos que debe guardar un director general abre un acertijo shakespeariano: ¿qué es y qué no es un dato confidencial?

 

 

En esta época en la que el más tonto hace relojes y la información está al alcance de una tecla, guardar secretos es cada día más difícil. Sin embargo, no todo debe ser del dominio público. Hay datos que pertenecen al conjunto de lo que se denomina como confidencial. Determinar qué sí y qué no es material para compartir es una de las tareas primordiales de un Director General y es una actividad que no puede delegar; ese arbitrio le es exclusivo.

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Hubo épocas en la que todo era motivo de secrecía, planos y planes pertenecían al ámbito de lo oculto y muy pocos tenían acceso a la información. Pretextos ha habido muchos, lo cierto es que la mayoría de las veces, cuando los datos no eran accesibles era porque se escondía algo. Como dice el voto popular: “si te vas a lo oscurito, seguramente no será para rezar el rosario.” La tendencia en el terreno empresarial y en el mundo en general es optar por la transparencia. Hoy, aunque no queramos todo se sabe.

Aunque entendemos que es conveniente dejar que la transparencia avance, no se trata de quedar totalmente expuestos: eso nos deja vulnerables. La decisión entre lo que debe ser información clasificada y lo que debe ser accesible es difícil. La llamada “burbuja de confidencialidad” restringe los flujos de información con consecuencias tanto positivas como negativas. No hay recetas sencillas. Mientras mayor es la información secreta de una empresa, es más opaca y por lo mismo aumenta la dificultad para que su operación fluya en forma armónica. Por otra parte, si nos vamos al otro extremo, si abrimos puertas y ventanas de la casa es posible que entren a hacernos daño.

El tema es relevante y merece reflexión. Está vinculado a la forma de ejercer el liderazgo del director y las decisiones que tome son similares a una cobija pequeña: si jalas en un sentido, dejarás descubierto otro y viceversa. El problema es que muchos directores dejan este tema al azar. Muchas veces la decisión de lo que es confidencial recae en los hombros de asistentes y secretarias. Otras, son los propios directivos los que violan su principio de secrecía.

Hay ejecutivos que determinan que los gastos de representación son datos confidenciales, pero entregan sus cuentas a auxiliares contables o mandan al mensajero a recuperar una factura y no advierten que en un dos por tres el total de la compañía conocerá ese secreto preciado. Cuando no existe una política de confidencialidad, lo más probable es que la reserva que se persigue jamás se alcance.

Así las cosas, saber cuáles son los secretos que debe guardar un Director General parece complicado. Entre la transparencia y el fuego amigo, entre la dificultad de ser riguroso y la necesidad de no quedar expuesto, se abre un acertijo shakespeariano: ¿qué es y qué no es un dato confidencial?

La respuesta no es tan complicada como parece. Un Director General debe reservar al ámbito confidencial aquellos datos que puedan comprometer la continuidad del negocio. Por lo tanto, es preciso hacer un análisis riguroso de riesgos potenciales para determinar qué sí y qué no pertenece al ámbito de lo confidencial.

Cuentan que cuando Luis XVI de Francia se casó con María Antonieta ambos eran prácticamente unos niños, dieciséis y catorce respectivamente. Un matrimonio sumamente conveniente pues el Delfín francés desposaba a la hija menor de la emperatriz de Austria. Sin embargo, el joven matrimonio pronto empezó a causar dolores de cabeza. No había descendencia. Monárquicos franceses y gente cercana a la corona austriaca empezaban a murmurar, por lo que Teresa de Austria tomó cartas en el asunto. Envío una comitiva encabezada por su hijo José de Austria a verificar lo que sucedía en la habitación conyugal. La emperatriz evaluó que la continuidad del negocio estaba en peligro y decidió poner manos a la obra. Efectivamente, los jóvenes esposos no conocían el procedimiento para llamar a la cigüeña y una vez encontrada y reparada la falla, la corona francesa logró tener la anhelada descendencia.

No hay fórmulas mágicas para determinar qué información pertenece al ámbito de la confidencialidad más que vinculándola con la continuidad del negocio. El Director General debe llevar a cabo un proceso reflexivo para establecer lo que merece ser reservado o accesible únicamente a personal autorizado.

La confidencialidad ha sido definida por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) en la norma ISO/IEC 27002 como “garantizar que la información que es accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso” y es una de las piedras angulares de la seguridad de la información, por lo que no es un tema menor.

Por supuesto, la confidencialidad también se refiere a un principio ético asociado con el ejercicio profesional, médicos, doctores, abogados, religiosos, periodistas, contadores, están obligados a ser discretos y a guardar el secreto de la información que se les confía. Son datos que no pueden ser discutidos o divulgados a terceros. En las jurisdicciones en que la ley prevé la confidencialidad, por lo general hay sanciones por su violación. La confidencialidad de la información, impuesta en una adaptación del principio clásico militar need-to-know, constituye la piedra angular de la seguridad de la información en corporaciones de hoy en día.

Los secretos que guarda un Director General son también un parámetro para evaluar su desempeño. No son caprichos ni datos que provoquen chismes y buenas pláticas de pasillo. Tampoco son motivos para bloquear la operación de la empresa. Se trata de información en la que va de por medio la vida de la empresa.

 

 

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