Manual de supervivencia para la empresa familiar

Una empresa familiar o negocio sin plan es como un vehículo sin volante, así que es preferible tener por lo menos un borrador, a no tener nada.  

“Si al franquear una montaña en la dirección de una estrella, el viajero se deja absorber demasiado por los problemas de la escalada, se arriesga a olvidar cuál es la estrella que lo guía.” Antoine de Saint-Exupéry

  Contar con una planeación dentro de tu empresa es como tener una guía que te ayudará a conducir tu automóvil. Pero a pesar de que muchos empresarios saben de la importancia de contar con una planeación, no la ejecutan. No es necesario cerrar la empresa por días o una semana para elaborar un plan estratégico que tenga éxito. Lo que tienes que hacer es citar a algunas personas claves en su empresa y, de ser necesario, consultores externos, apagar los teléfonos y empezar a ejecutar estos sencillos pasos: Paso 1 Busca siempre ser el mejor. El resultado de un plan estratégico bien ejecutado es desarrollar una ventaja competitiva. ¿Qué puede hacer tu empresa mejor que otras compañías? Piensa en si tu empresa ya tiene una ventaja competitiva, y si es así, trata de obtener el mayor rendimiento posible de ésta. Ten en cuenta que existen 4 factores básicos que pueden generan y desarrollar una ventaja competitiva: eficiencia superior, calidad, innovación y respuesta al cliente. Paso 2 El peor error de todo empresario es olvidar la razón de ser de su compañía, porque olvidando ésta olvida su rumbo. Por ello, establecer la misión implica establecer el propósito de tu compañía. Esto servirá también como una guía para las operaciones diarias y la toma de decisiones. Pregúntate: ¿Cuál es nuestro negocio? ¿Cuál es la razón de ser de nuestra empresa? Paso 3 Piensa a mediano y largo plazo. Una visión estratégica es la imagen del futuro de tu empresa (hacia qué dirección va, la posición que debe ocupar en el mercado, etc.). Ver hacia el largo plazo implica planear a largo plazo. Piensa en grande. ¿Cómo se verá nuestra empresa de aquí a cinco o diez años? Como se mencionó en el paso 1, la finalidad de un plan estratégico es lograr una ventaja competitiva: debe ser sostenible en el tiempo, es decir, mantenerse a mediano y largo plazo. Por eso es importante una adecuada planeación para lograrlo. Paso 4 Haz un inventario de los hechos. Analizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) te ayudará a ver tu empresa de una manera crítica. Al realizar el análisis FODA se debe ser objetivo y tomar en cuenta que con las fortalezas de tu empresa se pueden contrarrestar sus amenazas y con sus oportunidades disminuir sus debilidades. Paso 5 Conoce al personal y a tus clientes. Hoy en día, contar con un servicio personalizado al cliente se ha vuelto una venta competitiva en las empresas. Para poder lograrlo necesitas conocer las necesidades y los gustos de tus clientes mejor que la competencia, y al personal que tienes para atenderlos. Paso 6 Define tus metas y objetivos. Tus objetivos te llevarán hacia tu misión y visión. Las metas y objetivos reales surgen del FODA y del perfil del cliente. Los objetivos establecen la agenda, son amplios y globales por naturaleza. Las metas deben ser cuantificables y sustentar sus objetivos. Para definir tus metas y objetivos recomendamos utilizar la metodología SMART, es decir, formularlos de tal manera que tus objetivos sean eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y acotados en el Tiempo. Paso 7 Realiza un presupuesto. Como en todo negocio, el presupuesto nunca es suficiente para hacer todo lo que quieres. Establece metas prioritarias. ¿Tiene algún sentido financiero establecer metas? ¿Se tienen los recursos humanos para alcanzar tu plan? Cuando logres realizar un presupuesto intenta adaptarte a él lo más que se pueda y observa cada pago como una inversión que a futuro dará rendimientos. Paso 8 Ejecuta. Las tácticas establecen los planes específicos de acción. Escribe por cada meta una lista de acciones específicas a realizar para alcanzarla, qué recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) se destinarán a cada meta y acción específica, quiénes serán los responsables de la ejecución de las estrategias, así como los plazos y fechas en que deberán estar finalizadas. Paso 9 Mantén el resultado. En el paso 6 se habla sobre las metas cuantificables. Coloca estas medidas y sus objetivos a la vista en un documento, que servirá como un panel de instrumento que guiará tu empresa hacia lograr su visión. Con este cuadro será más fácil que evalúes tu progreso mensualmente. Paso 10 Haz de la estrategia un hábito. Organiza reuniones periódicamente para reportar el progreso logrado en la consecución de la meta. No olvides tomar acciones correctivas cuando sea necesario. Paso 11 Identifica tus errores y malas prácticas. Identifica cuáles son las prácticas dentro de tu empresa que utilizan más recursos de los que genera, es decir, en qué departamentos o áreas la inversión no da resultados, y trata de arreglarlo. Ten presente la frase de Albert Einstein: “No esperes resultados diferentes si siempre haces lo mismo.” Paso 12 Conoce tu industria y adáptate a los cambios. La causa del fracaso de una gran cantidad de empresas multinacionales y que parecían prácticamente “indestructibles” (ver caso Kodak, BlackBerry, Blockbuster, etc.), es que no supieron adaptarse a los cambios del mercado y fueron bastante egoístas al pensar que su modelo de negocios iba a ser exitoso para siempre. Los casos anteriormente citados son solamente los más conocidos, pero en el mundo, miles de pequeñas y medianas empresas han cerrado sus puertas por los mismos motivos. Ejecutar los pasos anteriores te ayudará a ser más eficiente en tu manera de guiar tu empresa. Además, es importante rodearte por un equipo de trabajo conformado por personas que compartan sus objetivos y que además sean competitivas.   Contacto: Twitter: @mariorizofiscal   Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.