Te comparto el porqué decidimos cambiar y, más importante, cómo lo hicimos, para que otras pequeñas, medianas y grandes empresas también lo puedan lograr.

 

Por Cristian Rennella

 

PUBLICIDAD

Ya pasaron cuatro años desde que decidimos cambiar por completo nuestra metodología de trabajo en nuestro emprendimiento MejorTrato.com.mx. Actualmente somos 34 personas en la empresa y hemos crecido a un promedio del 204% año tras año.

Todos estos resultados los alcanzamos con mucho esfuerzo y dedicación, pero en un ambiente de trabajo pensado y diseñado para una nueva generación de trabajadores.

A continuación nos gustaría compartir no sólo “porqué“ decidimos cambiar, sino, más importante: “cómo“ lo hicimos, para que otras pequeñas, medianas y grandes empresas también lo puedan lograr.

 

Las razones principales

Como decía Larry Page, fundador de Google: “Un ingeniero no debería ser supervisado por una persona con escasos conocimientos técnicos.”

El problema que veíamos constantemente como ingenieros trabajando para grandes empresas como IBM, HP, Intel o Microsoft, es que nuestros gerentes de proyectos se enfocaban en lo único que podían medir: el tiempo de ejecución. Como no contaban con los conocimientos técnicos para evaluar la calidad del trabajo realizado, se terminaba felicitando y premiando a aquellos desarrolladores que hacían un trabajo de baja calidad pero en tiempo récord.

Todo programador con experiencia sabe que aquel código de baja calidad, al momento de realizarse mantenimiento, va a demandar 5 veces más tiempo que aquel que estuvo desarrollado desde el primer momento con perfección.

Además, los tiempos de un jefe no son los mismos que los de un ingeniero. La agenda de un gerente está conformada en su gran mayoría por reuniones, mientras que, por el contrario, la de un programador necesita indefectiblemente espacios de 4 horas seguidas sin interrupciones para alcanzar su máximo potencial.

Paul Graham, fundador de YCombinator, dijo una vez: “El tiempo de un programador que asiste a una reunión siempre va a ser el más costoso para la compañía.”

Estos dos problemas centrales nos llevaron a pensar en la posibilidad de trabajar directamente sin jefes, en un ambiente de trabajo donde todos seamos programadores tiempo completo, sin interrupciones y realizando un trabajo de alta calidad.

 

Definir una herramienta de comunicación única y central

Para poder hacer esto factible, lo primero que necesitamos es desarrollar un sistema muy simple, donde se listen todos los proyectos de la empresa en los cuales estamos trabajando en este mismo momento.

De esta forma, en nuestro emprendimiento, no precisamos de jefes que nos digan qué tenemos que hacer, cada uno de nosotros puede ingresar a esta herramienta, seleccionar el proyecto en el que desea participar, y de esta forma contribuir su tiempo de trabajo.

Tampoco vamos a necesitar un jefe que nos controle constantemente, porque al ser todos programadores, resulta muy evidente quién está haciendo bien o mal su trabajo tanto en la calidad del mismo como en el tiempo invertido.

 

Eliminamos los e-mails

En relación directa con el punto anterior, para poder hacer funcionar esta metodología de trabajo decidimos eliminar por completo el uso del e-mail entre los integrantes de nuestro equipo de trabajo. Sólo pueden ser utilizados para comunicaciones externas, como clientes, proveedores, etc.

Uno de los graves problemas del e-mail es que con el paso del tiempo se transforma en una lista de tareas para hacer. Cada vez que terminamos una actividad, buscamos en nuestro e-mail cuál es la que sigue. Pero el correo electrónico creado hace 20 años atrás no fue pensado para eso, no es una herramienta eficiente para manejar nuestras tareas.

Por otro lado, lamentablemente, toda la interacción que tengamos a través de e-mail, siempre queda guardada entre quienes se comunican, es decir, queda a puertas cerradas del resto. Mientras que si utilizamos una herramienta de común acceso, como vimos en el punto anterior, todos vamos a poder conocer en tiempo real en qué está trabajando cada uno y qué avances se están alcanzando en cada momento.

En mi caso particular, pasé de recibir un promedio de 50 e-mails por día a menos de 5. Para aquellas compañías que no disponen del tiempo o los recursos para desarrollar su propia herramienta de manejo de proyectos, recomiendo utilizar Asana o Basecamp.

 

Definimos un máximo de 3 prioridades

Para que sea viable el poder trabajar sin jefes hay un aspecto que es fundamental: el conocimiento absoluto de las prioridades por parte de cada integrante del equipo.

Algo que es difícil de solucionar y que sí efectivamente hacía un jefe, es tener la visión de hacia dónde vamos y, en consecuencia, asignar actividades para llegar allí.

Al no contar con jefes en nuestra organización decidimos tener una única reunión cada 6 meses para poder compartir entre todos hacia dónde vamos como compañía definiendo como máximo 3 objetivos principales. Lo importante aquí es que NO definimos “cómo“ vamos a llegar, sino simplemente marcamos el destino. Cada uno es responsable luego de encontrar el “cómo” lo vamos a hacer.

Por ejemplo, si una prioridad para los siguientes 6 meses es “aumentar la cantidad de nuevos clientes”, entonces voluntariamente alguien del equipo tomará esta responsabilidad y trabajará en la misma para definir una estrategia cargando nuevos proyectos a ser desarrollados en nuestra plataforma interna.

 

Eliminamos las reuniones

El objetivo de esta decisión fue evitar aún más las interrupciones como analizábamos más arriba. De esta forma, cada programador puede dedicar tiempo completo de 4 horas continuas para realizar un trabajo de calidad enfocado exclusivamente en lo que está haciendo.

En nuestra compañía, nadie puede convocar a otra persona a una reunión ya que interrumpiría su agenda de trabajo (tareas a realizar). Toda la información es compartida a través de texto de forma pública en nuestra herramienta central de trabajo. Porque si no sucedería lo mismo que con los e-mails: toda la información del proyecto quedaría puertas adentro entre quienes pueden acudir a la reunión.

Mientras que si todo está documentado públicamente, cuando, por ejemplo, un nuevo integrante se sume a algún proyecto, no va a necesitar que nadie le explique en qué grado de avance se encuentra; esta persona sólo tiene que leer el historial de desarrollo y comenzar a trabajar (incluso sin interrumpir a otra persona que actualmente está trabajando en el proyecto).

Si en una compañía no es viable eliminar las reuniones por completo, comencemos por lo menos por reducirlas. Como muestra The Economist, una empresa manufacturera pudo ahorrar el equivalente al pago de 200 empleados por solamente acotar las reuniones a un máximo de 30 minutos y hasta 7 empleados.

Al final, el efecto deseado al eliminar los e-mails y las reuniones es basarnos en una metodología de comunicación asincrónica. Esto quiere decir que solamente cuando la persona disponga de tiempo para responder a una consulta o subir información a nuestra plataforma, lo va a poder hacer sin interrumpir su propio trabajo y concentración o el de otro empleado.

 

Definimos una política de 4 días semanales de trabajo

Por último tomamos la decisión de trabajar sólo de lunes a jueves. Esto quiere decir que todos tenemos un 50% más de tiempo para estar con nuestra familia.

Esta decisión nace del comprender que por más que se escriban millones de libros explicando cómo alcanzar un balance entre la vida y el trabajo, nunca va a ser posible si trabajamos 5 días a la semana y sólo tenemos 2 para todo el resto.

Al tomar esta determinación tuvimos muchas ventajas que no anticipábamos, pero nos gustaría compartirlas para que otras empresas puedan acompañarnos en esta iniciativa.

Para comenzar, como muestra esta encuesta de Captivate Network, 45% de los trabajadores tienen como rutina en horas laborales ir al médico y el 52% frecuentemente utilizan este tiempo de trabajo para comprar regalos. Y desde el 2011 hubo un aumento del 31% en la utilización del tiempo laboral para realizar tareas domésticas.

Con base en esta realidad, está más que claro que con dos días libres a la semana no es suficiente. En nuestro caso, al contar con menos horas laborales (8 horas x 4 días = 32 horas), vemos cómo efectivamente las personas piden menos licencias para salir de la oficina y enfocan más su tiempo en ser productivos para terminar sus tareas en tiempo y forma, porque saben que el día viernes lo tienen libre para hacer lo que necesiten. Al final, nuestro análisis nos indica que se equilibra con quienes trabajan 5 días a la semana porque, comparando el antes y el después de tomar está medida en nuestra propia empresa, la variación en la productividad fue menor al 2,5%.

Para cerrar, otra ventaja de contar con esta política fue el poder alcanzar mejor calidad de empleados. El ofrecer trabajar 4 días a la semana es una ventaja competitiva frente a otras empresas que también buscan excelente talento. Y también nos permitió mejorar fuertemente nuestra tasa de retención evitando la gran rotación existente en el mercado.

 

Profesor Cristian Rennella de la Universidad Católica. Programador en la compañía MT, enfocada en educación financiera para Brasil. En la actualidad es inversor ángel en emprendimientos desarrollados desde Latinoamérica con alcance regional.

 

Contacto:

Correo: [email protected]

Twitter: @crisrennella

LinkedIn: Ing. Cristian Rennella

Página web: elMejorTrato.com

 

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

Siguientes artículos

Ingresos de Grupo Posadas caen 22% en último trimestre
Por

La empresa indicó que los hoteles de ciudad continúan mostrando un desempeño fuerte con un incremento en tarifa efectiva...