Para evitar riesgos financieros o cualquier posible fraude en épocas decembrinas, cuando se disparan los gastos corporativos, aquí cuatro consejos.

 

En estas épocas decembrinas donde los gastos corporativos se disparan, una de las tareas diarias de los financieros es buscar mecanismos que puedan aportar la mayor seguridad posible a sus formas de pago.

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Existen diferentes opciones en el mercado que cuentan con sistemas sofisticados para cumplir con este propósito; sin embargo, aún existen riesgos si las empresas y los empleados no integran medidas preventivas, pero con unas sencillas acciones pueden evitarse dolores de cabeza y combatir oportunamente cualquier posibilidad de fraude.

 

1. Verificar información

El sólo pensar que una empresa llegara a tener una brecha de seguridad y que ésta pudiera ser aprovechada por criminales cibernéticos para acceder a los datos de sus tarjetas corporativas, es suficiente para que cualquier financiero pierda el sueño, inclusive cuando estas tarjetas estén protegidas.

Aunque en general las tarjetas corporativas están cada vez más protegidas y cuentan con eficientes procesos de protección de la información, en muchos de los casos, los criminales obtienen la información directamente de los empleados, a través de llamadas o “e-mails” falsos (phishing) que prometen brindar soporte y seguimiento. Para combatir esto, se recomienda que antes de enviar o proporcionar dichos datos se verifique con el área de sistemas o administración la autenticidad de la fuente para ver si es necesario proporcionar los datos o no.

Y mejor aún, es recomendable que las empresas capaciten a sus empleados sobre el uso de la información y los canales de comunicación institucionales como e-mail, intranet, etc. para que datos sensibles y/o confidenciales no caigan en manos equivocadas.

 

2. Monitoreo en tiempo real

Cada uno de los empleados que porta tarjetas corporativas tiene sus propios métodos para monitorear las transacciones que realiza; muchos de estos son sistemas otorgados por las mismas entidades emisoras de las tarjetas, como mensajes de texto o e-mails señalando las transacciones realizadas.

Dichos sistemas son convenientes especialmente si se está viajado en el extranjero. Cuando existe la sospecha de algún movimiento raro, es sumamente importante notificar cuanto antes a la empresa otorgante del crédito para que valide la información. Afortunadamente, hay empresas que se comunican de manera anticipada con sus clientes para prevenir cualquier fraude. En este sentido, el tiempo es vital.

 

3. Soluciones móviles

Los pagos corporativos realizados por medio de tabletas o celulares, aún no son tan frecuentes, pero la tendencia es que cada vez más proveedores incorporen estos métodos para mejorar sus ventas y proteger sus ingresos. Se espera que más empleados, sobre todo los jóvenes, comiencen a utilizar este método y tener así una “cartera virtual” que con sólo pasar el celular o dispositivo puedan pagar cualquier gasto durante un viaje de negocios.

 

4. Control en los gastos

Casi todas las recomendaciones para evitar fraudes son para uso externo, ya que sería muy arriesgado pensar que el inconveniente pudiera ser interno. La situación se vuelve aún más compleja cuando se trata de implementar políticas anti-fraude por la inconformidad y molestia que ocasionaría.

Existen casos en que los empleados utilizan las tarjetas corporativas para uso personal y, aunque liquiden los saldos, se puede abusar de la línea de crédito para otros fines, además que los datos que producen esos movimientos no serían precisos y útiles para la empresa.

Una de las soluciones posibles para este caso es la implementación de límites de crédito o el bloqueo predeterminado para ciertos pagos. Esto puede ayudar a que los usuarios organicen y administren sus movimientos de la mejor manera posible.

Una excelente práctica es involucrar estrechamente al empleado con información del uso de la tarjeta para que vea en ella un gran aliado en sus actividades de negocios, así como el desarrollo de políticas internas referentes al tema.

 

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