La configuración de los espacios abiertos de trabajo puede resultar contraproducente si no se logra dotar a las personas de un espacio donde puedan concentrarse. Vitra, una empresa suiza, parece tener una solución.

 

Por Susan Adams

 

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La semana pasada asistí a una conferencia llamada Worktech13, donde todo tipo de personas que se preocupan por el diseño de oficinas –desde arquitectos hasta personal de recursos humanos y asesores de management– reflexionaron sobre la mejor manera de diseñar la oficina del futuro. Los temas de la sesión incluyeron “Resistencia y adaptación al espacio de trabajo” e “Ingeniería para la cultura del trabajo colaborativo (coworking )”. Gran parte de la discusión tuvo que ver con el llamado coworking, donde las pequeñas empresas, especialmente startups, rentan espacios temporales abiertos, los cuales están diseñados para acomodar a grupos de trabajadores por periodos cortos. Otras charlas abordaron la cuestión de cómo hacer que las ahora omnipresentes oficinas abiertas funcionen mejor para los empleados que se sienten frustrados con la falta de privacidad y anhelan un lugar donde puedan concentrarse o reunirse con algunos colegas, sin distracciones.

Durante la pausa del almuerzo, me encontré con Nigel Scott-Williams, director regional en Estados Unidos para una empresa de muebles de la que nunca había oído hablar, Vitra. Fundada en 1895 y con sede en Basilea, Suiza, es uno de los mayores fabricantes del mundo y distribuidores de muebles de diseño para los hogares, oficinas y espacios públicos, incluidas las obras de Charles y Ray Eames y Frank Gehry. Vitra, que genera hasta 1,000 millones de dólares (mdd) anuales en ventas, distribuye sus mercancías en 219 países y en EU, donde tiene muchos clientes de alto perfil, incluyendo a Google, Facebook, Yahoo, eBay, Goldman Sachs y American Express. Además, la firma es la fabricante del mobiliario para la nueva Terminal 5 de Heathrow (Londres) y el aeropuerto de Dubai.

Comenté a Nigel que nadie parecía estar hablando de deshacerse de las oficinas de planta abierta, a pesar de que muchos de los panelistas reconocen que los espacios abiertos dificultan la concentración. Nigel estuvo de acuerdo, señalando que la mayoría de los trabajadores móviles de hoy en día pasan menos del 60% de su tiempo en sus oficinas, y las empresas se han dado cuenta que no quieren pagar de tiempo completo por un inmueble vacío.

Pero, ¿cómo lidia la gente con el caos de las grandes oficinas abiertas? Sobre este tema, Nigel tiene mucho que decir. Éstos son extractos de una entrevista con él. Vitra vende sofás “alcoba”, con laterales altos y acolchados, donde pequeños grupos de trabajadores pueden sentarse y tener reuniones como si se alejaran del bullicio de la oficina abierta en torno a ellos. También vende “bahías de trabajo”, que son variaciones en un cubículo, con laterales curvos y envolventes que suben al nivel de los ojos para minimizar la distracción. He aquí una breve entrevista con Nigel.

 

P: ¿Qué está mal con oficinas abiertas?

El problema con las oficinas abiertas es la percepción de que lanzas a todo el mundo en lo que se llama “benching”, que es un gran espacio abierto con montones de filas y filas de mesas, donde, ya que todos pueden verse y escucharse entre sí, colaborarán entre sí y serán más eficaces.

 

¿Qué ocurre en realidad?

En realidad no distingue entre los diferentes estilos de trabajo. Hay un momento en que es necesario compartir información y colaborar y hay un momento en que necesitas retirarte y dedicarle un tiempo a una reflexión más profunda. Así que en realidad el secreto es tener un tipo de multiespacio para labores que requieran de cierta introspección y también al tipo de trabajo colaborativo. Involucran dos tipos diferentes de soluciones de mobiliario.

 

Háblame de las soluciones.

El tema es la cercanía de las personas. Si alguien tiene que dejar un espacio abierto para ir y encontrar una sala de juntas que no esté en uso en otro piso, te quedas donde estás y sufres. Así que el objetivo ha sido proporcionar un tipo de aislamiento acústico para facilitar que uno pueda levantarse y pasar de un modo de trabajo a otro con mucha facilidad.

 

¿Puedes darme un ejemplo de una empresa estadounidense que trabaje con este modelo?

General Assembly, en Nueva York [un espacio de coworking], Prairie Global, en Kansas City [una empresa de marketing y comunicaciones], Radio Flyer [un fabricante de remolques y bicicletas], en Chicago, BMW, Sony, HSBC, Pfizer, GlaxoSmithKline. Todos han comprado productos como nuestros grandes sofás alcoba, que son un producto acústico en el que entras y te sientas y la gente de fuera no puede oír lo que está pasando en el interior, y también es lo suficientemente alto como para que no haya una distracción visual debido a la alta línea visual. Usted puede simplemente retirarse a uno de estos sofás sin dejar tu área de trabajo ni entrar en una oficina privada en un sentido tradicional.

 

¿Qué otros problemas están tratando de resolver estas empresas?

La mayoría de ellas han abierto pisos enteros para el trabajo colaborativo y luego se han dado cuenta de que hay demasiadas distracciones y demasiado ruido. No es sólo una cosa acústica. Necesitas sentir que tienes tu propio vecindario con tu propio equipo y no ser distraído continuamente por algo que está pasando a 200 metros de distancia en la oficina. Así que dos retos son las líneas de visión y la acústica. Es necesario crear diferentes zonas y vecindarios. Uno para el trabajo privado e introspectivo, otro para el trabajo en equipo, uno más para compartir y así sucesivamente. Eso es algo mucho más sutil y complejo que la simple apertura del plano del suelo y sentarse todos en mesas al aire libre, lo que se ha convertido en una mala interpretación de la oficina abierta y los sistemas de paneles y cubículos que estamos viendo en todas partes.

 

¿Esos pequeños espacios de trabajo tienen teléfono y un lugar para conectar la computadora?

Sí, desde luego que los tienen, son algo absolutamente necesario. Pero, afortunadamente, la tecnología se está moviendo tan rápido que en realidad sólo colocamos fuentes de energía. Casi todos los espacios que estamos haciendo son inalámbricos, por lo tanto el componente de datos parece haber desaparecido. Puedes ir a cualquier parte con tu iPad. Mientras puedas ponerlo en algún lugar, es probable que puedas trabajar. Realmente es sólo el contacto eléctrico. Incluso estos sofás aislantes acústicos que hacemos cuentan con un contacto para que la gente pueda conectarse.

 

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