Mejora continua y visibilidad operativa son las claves para alcanzar las metas del negocio. Aquellas empresas que controlen la forma en que llevan a cabo sus procesos serán las que alcancen la excelencia.

 

Por Damián Fuentes, CEO en Emersys

En la actualidad las empresas privadas y organizaciones públicas se encuentran sujetas a iniciativas de eficiencia operativa y visibilidad en sus procesos.

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Se escucha fácil pero, para comenzar, debemos de considerar qué se entiende por visibilidad. Desde nuestra experiencia, consiste en conocer el desempeño de los involucrados en un proyecto a través de indicadores en el momento que se requieran para la toma estratégica de decisiones.

La visibilidad de los procesos de negocio es la piedra angular para aquellas empresas que busquen alcanzar la excelencia a través del entendimiento y medición de sus procesos. Esto permite la administración del desempeño basado en sus indicadores, fortaleciendo la toma de decisiones oportuna para una mayor eficiencia en las operaciones.

 

¿Por dónde empezar?

Pero para lograr esto, primero debemos considerar la creación de un modelo de negocios. Y aquí surge una pregunta clave: ¿por dónde comenzar?

La creación del modelo de negocio debe estar basado en procesos que se llevan a cabo dentro de la organización desde diferentes puntos de vista que permitan englobar: servicios, productos, organización, procesos, Cadenas de valor y tecnologías de información, ya que estos son los procesos que se relacionan con la entrega de valor a los clientes y operaciones con proveedores.

Como primer paso, no es necesario iniciar a nivel global de la empresa, sino más bien en aquellas áreas que estén directamente relacionadas con la entrega de resultados comprometidos y bajo una estrategia que considere interacciones, que permitan que el modelo creado incremente su madurez, así como incluir otras áreas paulatinamente.

Es importante, desde el principio, incorporar este enfoque para que el modelo creado sea un reflejo de la empresa. Recordemos que aquellas empresas que cumplen sus metas de excelencia son aquellas que son capaces de definir lo que quieren hacer y controlarlo bajo un enfoque de mejora continua.

Hasta este momento se ha creado el modelo de procesos y los indicadores para su medición. El siguiente paso es construir las capacidades para la medición, es decir, instrumentar la visibilidad.

 

La importancia de la visibilidad

En un inicio, el gran reto a enfrentar es la recolección de datos bajo el contexto de los procesos que se ejecutan. En caso de que existan indicadores que vayan más allá de un proceso, puede crearse un árbol de valor que permita crear una jerarquía combinando varios de ellos.

La común y más obvia opción es la ejecución de trabajos manuales para esta recolección. Sin embargo, con frecuencia esto no es suficiente para la entrega de información de manera oportuna. Y es aquí donde se abre la ventana para metodologías enfocadas en la administración y análisis que permitan la recolección de datos de forma automática y la coloquen bajo el contexto de procesos de negocio.

El siguiente punto a seguir es la creación de tableros de control (dashboard) que puedan comunicar la información a los tomadores de decisión. Los tableros operacionales deben incluir indicadores que apoyen a la gente de campo en la toma de decisiones en las actividades del día a día, mientras que en el caso de los tableros tácticos, los indicadores deben proporcionar información a mandos medios para la corrección de desviaciones en la ejecución de los procesos que impidan alcanzar los objetivos de negocio.

Los tableros estratégicos se encuentran orientados a la alta dirección y permiten evaluar la estrategia y los resultados obtenidos, y con base en ella, replantear las diferentes actividades que deben fortalecer o corregir para alcanzar los objetivos de negocio.

Con estos componentes, la visibilidad abre nuevas puertas de mejora continua como las siguientes:

  • Detectar mejores prácticas llevadas a cabo por las áreas más eficientes.
  • Detectar sobrecarga de actividades para iniciar una cultura de prevención y no remediando problemas una vez que ya ocurrieron.
  • Detectar áreas que proporcionan una mayor interacción fortaleciendo los lazos entre cada una de ellas.
  • Optimizar la inversión en tecnología detectando aquellas que más apoyan a la organización o empresa.
  • Construir el fundamento para que las empresas puedan aprovechar las nuevas oportunidades y retos de maneja predecible y consistente antes que sus competidores.
  • Capacidad de traducir indicadores operativos en indicadores financieros.

Por último, este tipo de instrumentación debe estar bajo el concepto de mejora continua para incluir aquellas nuevas necesidades de indicadores de negocio.

El esfuerzo vale la pena, pero no existen soluciones mágicas, sino más bien un camino que recorrer con el enfoque en procesos y la construcción de nuevas capacidades tanto en tecnología como habilidades personales.

Aquellas empresas que controlen la forma en que llevan a cabo sus procesos de negocio serán las que alcancen las diferentes metas de negocio que se han planteado.

 

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

 

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