Por: Karla Ortíz*
Ha llegado el mes de Julio y con ello se cumplen tres meses desde que México adoptó medidas de distanciamiento social y restricción de las actividades comerciales no esenciales; la incertidumbre sobre el impacto económico de estas medidas, es cada día más grande y aunque diversos pronósticos anuncian una recuperación lenta y asimétrica a la caída, el ánimo de millones de colaboradores de todo tipo y tamaño de empresas, no decae; y se esfuerzan día con día por diseñar estrategias, principalmente comerciales, que aseguren la supervivencia de los negocios y garanticen la continuidad de millones de empleos en todo el país.
Sin embargo, existe un departamento, en toda empresa, sin importar el tamaño de esta, que en ocasiones no se toma en cuenta al momento de diseñar estas estrategias y me refiero al área de recursos humanos, porque en su esencia está el corazón de una empresa exitosa, ya que en sus manos se encuentra una carga importante de la productividad y del compromiso de los colaboradores en una organización.
Los departamentos de recursos humanos buscan, reclutan y se aseguran de que los mejores talentos se incorporen de la forma más rápida posible a la empresa y se mantengan, a lo largo del tiempo, con altos niveles de energía, comprometidos con el cumplimiento de los objetivos organizacionales y firmes a impulsar la empresa hacia adelante.
Lograr lo anterior, no es una tarea sencilla en absoluto y es fundamental para estos departamentos ser un equipo que trabaje de forma dinámica y sistemática, manejando de forma confidencial la información de los empleados, actualizando sus expedientes, llevando control de vacaciones, asistencias, incidencias, etc y es irónico que siendo una de las áreas con los niveles más altos de manejo de información y documentos, un buen porcentaje de los departamentos de recursos humanos en nuestro país, aun hacen el procesamiento de estos archivos en papel, resultando en procesos manuales, lentos, burocráticos y fuera de todo espectro de seguridad informática, algo que le cuesta tiempo y dinero no solo al departamento mismo, si no a la empresa entera.
Subir al departamento de recursos humanos al tren de la transformación digital es vital para conseguir un equipo dinámico, que represente un papel clave en la supervivencia de la organización este año. Y la forma de hacerlo es a través del uso de sistemas o software de gestión documental, que les ofrezcan las herramientas que necesitan para administrar eficazmente a todos los colaboradores de una empresa. Al automatizar las tareas administrativas, el personal de recursos humanos tiene más tiempo para concentrarse en objetivos estratégicos.
La implementación de un sistema o software de gestión documental puede traer las siguientes ventajas a un departamento de Recursos Humanos:
- Ayudar al personal del departamento a trabajar más rápido automatizando los procesos.
- Mejorar los tiempos de respuesta.
- Obtener información y analizar cuellos de botella en los procesos y los datos del área.
- Reducir los costos operativos.
- Garantizar el cumplimiento de la ley General de Protección de Datos Personales
En resumen y con base en mi experiencia en la implementación de sistemas de gestión documental; mediante la conversión de los archivos en papel a un formato digital, y la integración de esta información a un flujo de trabajo digital automatizado y sistemático, un departamento de Recursos Humanos puede reducir el tiempo de administración hasta en un 15 %, lo que aumenta la productividad y les permite participar activamente en el diseño e implementación de estrategias que impulsen a los más altos niveles, el compromiso de los colaboradores con la empresa y sus objetivos comerciales, convirtiéndose así en un jugador clave en la supervivencia de las empresas en lo que nos resta del año 2020.
Contacto:
Karla Ortíz, Gerente de Mercadotecnia, Entrenamiento y Desarrollo de Nuevos Negocios en Canon Mexicana.*
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