“Tu tiempo es limitado, así que no lo malgastes viviendo la vida de otro.”
Steve Jobs
El tiempo, ese bien tan escaso que intentamos implacablemente que no se nos escurra de los dedos. En un mundo en donde los tiempos de las empresas pretenden emular la rapidez con que la información viaja por la nube, la angustia por la mala utilización del tiempo ya podría catalogarse como un mal de nuestra época.
Hoy, el empleo del tiempo se volvió una disciplina (un problema) en sí. Según el profesor Erich C. DierdoffDierdoff, time management es definido como “el proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona a las condiciones ambientales cambiantes”.
Experto en psicología organizacional de la universidad DePaul, DierdorffDierdoff asegura que se requieren tres habilidades para lograr el éxito en la gestión del tiempo: (a) la conciencia de que el tiempo es un recurso limitado; (b) una buena estructura que sepa diseñar y organizar el tiempo de manera efectiva; y (c) la adaptación del tiempo a las interrupciones o el cambio de prioridades.
Considerando la importancia del time management para Nubank, recientemente, un Product Manager de la empresa creó un documento recopilando las mejores prácticas y estrategias para administrar tu tiempo de algunos líderes dentro de la organización. En esta columna, en lugar de compartir solamente mis experiencias, quisiera compartir algunas de estas prácticas que he encontrado muy valiosas en mi ámbito de trabajo y que también corresponden a mis compañeros.
Tu agenda es tu estrategia
El título de este apartado en realidad es una cita que le pertenece a Jag Duggal, Chief Product Officer en Nubank. Básicamente lo que él sostiene es que debemos de ser proactivos más que reactivos al manejar nuestro tiempo. Es decir, que nuestro tiempo no sea vea colonizado por las invitaciones que recibimos o las reuniones que ya tenemos agendadas.
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Porque, ¿cuántos de nosotros somos víctimas de nuestras propias agendas, con días llenos de compromisos y sin tiempo para enfocarnos en lo que consideramos una prioridad?
En nuestra experiencia, este problema se acentuó durante la pandemia. Con reuniones virtuales, creadas por Zoom o Google Meet, se hizo posible que las reuniones se hicieran multitudinarias. Si antes entraban 12 personas en una sala, de repente la tentación de invitar a cincuenta se hizo factible. La resultante fue que, por cortesía, la gran mayoría termina asistiendo aunque su presencia resulte improductiva tanto para la reunión, para su trabajo y para la compañía.
Es importante, por lo tanto, jerarquizar nuestras tareas y mantener el número de prioridades limitadas. Como dijo un compañero: “Tener muchas prioridades es no tenerlas”. Esto implica que tengamos que decir que “No” a muchas cosas; saber enfocarnos en el trabajo es esencial para poder obtener resultados de manera más rápida y eficiente.
Una vez que tenemos claras nuestras prioridades, debemos asegurarnos que nuestra agenda las refleje. Si, por ejemplo, tu prioridad en la coyuntura es crecer la base de clientes, pero la mayoría de tus reuniones no están alineadas con esta prioridad y no tienes tiempo para pensar sobre este tema, es importante que proactivamente realices cambios. Asistir a una reunión solo porque se encuentra en tu agenda no es una razón válida.
Por último, es importante que dentro de este manejo proactivo de la agenda también tomemos en cuenta el tiempo personal. Tener un buen balance de vida, cuidarnos, incluso nos puede hacer más productivos en el trabajo. Establecer y respetar límites en horarios de trabajo, y separar tiempo para pasar con familia, descansar y hacer ejercicio siempre debe ser prioritario.
Las rutinas maximizan tu productividad
Además de manejar proactivamente nuestra agenda para que esté alineada con nuestras prioridades, también es importante buscar ser lo más productivos posibles en el tiempo de trabajo, que siempre es limitado. Crear buenas rutinas nos pueden ayudar a aumentar nuestra productividad significativamente.
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Una parte fundamental de las rutinas son las reuniones. Varios líderes en la empresa donde trabajo ddicen que limitan el número de horas de reuniones por semana a 25. Esto con el objetivo de también dedicar tiempo a pensar o completar tareas importantes.
Por otra parte, la manera en que agrupamos las reuniones y el sentido con que las agendamos juegan un rol determinante en nuestra productividad. En tal sentido, algunos consejos que a lo largo de mi carrera me han dado y que practico o anhelo practicar (porque, seamos sinceros, la consecución del tiempo de calidad es una lucha que lleva…tiempo) son:
- Eliminar los “tiempos muertos”. Por ejemplo, si tienes tres reuniones y en medio de ellas existen espacios de espera de media hora, puedes negociar con tus interlocutores para que tus reuniones se agrupen una detrás de la otra.
- Destinar una hora al día para pensar en el proyecto que te quita el sueño (en general, cuando tengas la mente más fresca);
- Mover las reuniones o tareas que demanden más intensidad mental para los momentos del día que tu mente está más fresca y descansada (para la mayoría de las personas esto es en la mañana, pero cada quien tiene hábitos y preferencias diferentes)
Por último, también es importante incluir en tu rutina tiempo para cuidar tu cuerpo. Dormir y hacer ejercicio son clave para mantener una alta productividad mental. A veces nos enfrentamos con la decisión -o la necesidad- de sacrificar tiempo para dormir para trabajar más. Sin embargo, a la larga, la disminución en tu productividad puede tener mucho mayor impacto que el trabajo adicional que puedes realizar en ese tiempo extra.
Matthew Walker, autor de Por qué dormimos, sostiene que una noche sin dormir reduce la capacidad de asimilar conocimientos en casi un 40%; las regiones cerebrales implicadas “se cierran” durante la falta de sueño.
La clave del éxito en la construcción de tu rutina es entender si pasas demasiado tiempo con esa sensación de que la semana no te ha alcanzado para cumplir tus objetivos. Ese vacío en el estómago es una señal de que tu semana está sobresaturada, y que tienes que volver a barajar y mejorar en la priorización de tus metas.
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La gestión del tiempo requiere una mentalidad de crecimiento
“La mentalidad de crecimiento, es decir, el Growth Mindset -explica un artículo de Rock Content-, consiste en tener la consciencia de que la inteligencia no es fija y que con un aprendizaje diario y el interés de tener nuevos retos se logra preparar el terreno para cumplir metas y alcanzar logros.”
Este concepto lo podemos aplicar al manejo de nuestro tiempo. Día tras día, debemos mejorar la manera en que administramos este valioso recurso. Hacer una reflexión, por ejemplo, sobre qué tan útil fue para ti y para la organización tu presencia en las reuniones en las que participaste durante la semana, te puede ayudar a ajustar tu agenda hacia adelante y dedicar tu tiempo en donde generes más valor.
También es importante que, conforme tus prioridades y responsabilidades cambien, la manera en cómo empleas tu tiempo tambiént¡ambién cambie. En otras palabras, no te dejes capturar por la inercia. Aunque las rutinas tienen muchos beneficios, éstas también pueden tener desventajas. ¿Quién no tiene reuniones recurrentes que se crearon hace tiempo con un objetivo, pero que en el presente ya no están agregando valor, pero nadie las cuestiona? Para esto, una buena estrategia es recrear tu agenda desde cero cada cierto periodo de tiempo, cuestionar la necesidad de todas las reuniones y rutinas que tienes.
Por último, es necesario invertir tiempo en tu propio desarrollo profesional, ya que tu rol puede ir cambiando cada día. No fue hace mucho cuando mi tech lead en Nubank me dijo: “Tu rol va a ir cambiando conforme Nu México vaya cambiando, y es necesario que te prepares para ese nuevo rol”. Y tenía total razón.
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En una startup, el rol de un trabajador cambia día a día. De modo que invertir en nuestro crecimiento personal es vital para mantenernos no sólo productivos, sino preparados para disfrutar de nuestras habilidades y serle fiel a nuestros equipos. La pregunta a hacerse es: ¿cuál será mi siguiente rol? Y con ella: ¿qué nuevos conocimientos debería adquirir?
Es probable que en este punto, el lector anteponga un reparo: “¡Pero en mi empresa no hay tiempo para eso, y cuando llega el fin de semana quiero descansar!”. Primero, el aprendizaje y desarrollo de nuevas habilidades no solo viene del tiempo invertido en cursos u otras actividades fuera del trabajo. En el día a día debemos tener una mentalidad de crecimiento y buscar aprender de nuestras experiencias y a través de los compañeros.
Segundo, los espacios de formación pueden tomar tiempo extra, claro, pero también tienen que estar contemplados dentro del horario de trabajo. ¡Porque es trabajo! Si en tu focus time eliges decirle que No a una reunión que puede prescindir de tu presencia, y con ese tiempo decides realizar un curso que le va a agregar valor a tu perfil profesional y a tu compañía, no hay dilema. Simplemente, hazlo.
Una mentalidad de crecimiento se foguea, se nutre y crece con los otros. Buscar retroalimentación de tu manager o de un compañero es esencial para crecer. Básicamente, la conciencia de sí mismo es esencial para mejorar. No hay caminos unívocos; hay caminos originales.
Contacto:
Emilio González es director General de Nu México*
Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.
