La necesidad de planear, esencialmente se deriva del hecho de que toda institución opera en un medio de constantes cambios.
Afirma Armstrong, que el proceso de planeación ayuda a la recolección e interpretación de datos que harán posible mantener el equilibrio entre la empresa y el ambiente, generándole resultados favorables para su continuidad con rentabilidad.
Hay herramientas administrativas útiles e indispensable para poder tener una adecuada planeación que son el análisis interno y externo (FODA), así como la determinación de objetivos.
- ¿Por qué es importante contar con una planeación estratégica?
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La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la misión, visión y los valores de una empresa, se analiza su situación externa e interna, se establecen sus objetivos a largo plazo, y se formulan las estrategias que permitan alcanzarlos.
Debido a su importancia, ésta es realizada por la alta dirección proyectada a largo plazo, para un periodo entre 3 y 5 años, aunque hoy en día en la práctica, debido a los constantes cambios en el entorno y mercado es más común que se haga para un periodo entre 1 y 3 años. Otras de sus características es que es móvil y flexible, requiriere ser revisada cada cierto tiempo para hacerle los ajustes o cambio necesarios y, a pesar de ser realizada por la alta dirección y aprobada por el consejo de administración, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa.
- ¿Qué es el análisis interno y externo?
Mediante el análisis interno/externo se compara la situación actual de la empresa con la realidad exterior y se analiza la transmisión de información dentro de la misma.
- Análisis interno: considera aspectos como los recursos humanos, materiales susceptibles de realizar proyectos de I+D+I (Investigación, desarrollo e innovación), catalogación de habilidades y conocimientos, análisis de factores de éxito y fracaso de sus iniciativas y proyectos.
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- Análisis externo: se basa en realizar estudios de escenarios de evolución, estudios de evolución de mercados, estudios comparativos de productos de la competencia, etc., con el objetivo de determinar amenazas y oportunidades y valorar la importancia de diferentes ideas innovadoras.
Un análisis adecuado para la mayoría de las empresas es la matriz FODA. Es un método sencillo de comparación y análisis entre diferente aspecto internos y externos de la empresa que le pueden ayudar a conocerse en un panorama más amplio y planear con base en ese conocimiento.
¿Qué es la matriz FODA?
Es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc., que esté siendo sujeto de estudio en un momento determinado del tiempo. Permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio.
Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una distinción crucial entre las cuatro variables por separado y determinar qué elementos corresponden a cada una.
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Fortalezas: son las capacidades especiales con las que cuenta una empresa, y que le permiten tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas u oportunidades de nuevos negocios.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
- ¿Por qué es importante establecer objetivos?
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Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, fijan un curso o un ruta que todos los colaboradores pueden seguir. Teniendo objetivos claros se mitiga la posibilidad de que se pierda enfoque en lo que verdaderamente le aporta valor a la empresa y sirve como motivación al hacer que los miembros de la empresa sientan que su trabajo aporta para el cumplimiento de un fin.
- ¿Cómo debe ser un objetivo?
Redactar el objetivo podría parecer una tarea simple, pero debe de hacerse con sumo cuidado para evitar que se preste a malas interpretaciones. Por esta razón, recomiendo que se tomen en cuenta los siguiente puntos de tal manera que el objetivo pueda ser claro:
- Simple: entendible, preciso, sin ambigüedad.
- Medible: en diferentes unidades de medida. (pesos, unidades, tiempo, entre otros).
- Retador: que suponga un desafío, que motive al equipo a la acción.
- Realista: operacional, realizable, basado en datos concretos o en estadísticas históricas.
- Programado: con un plazo específico para lograrlo
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- ¿Cuáles son las ventajas de un objetivo bien establecido?
Al tener objetivos bien establecidos, tomando en cuenta los puntos anteriores, principalmente contarás con un horizonte al cual apuntar. Pero eso no es todo, al haber establecido métricas o indicadores de desempeño para medir el cumplimiento de dichos objetivos, tendrás las bases para poder tomar las decisiones correspondientes en tiempo y forma en caso de que el cumplimiento del objetivo no vaya como se tenía planeado inicialmente, de tal manera que se pueda gestionar el desempeño de su equipo de trabajo de acuerdo con los objetivo trazados.
- ¿Qué es exactamente un KPI?
“Key Performance Indicators”, significa indicadores claves de desempeño. Este concepto hace referencia a todas las variables, factores o unidades de medida, entre otras cosas, que puedan servir para armar la estrategia de cada empresa. Al hablar de KPI, se hace referencia a términos medibles y cuantificables con los que se puede determinar numéricamente una variable.
- ¿Para qué sirve un KPI?
A través de estos datos, se puede hacer un seguimiento o control de la salud que tiene la empresa y su modelo de negocio y de los objetivos estratégicos.
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- ¿Cómo puedo formular una estrategia adecuada para mi empresa?
Una vez que se han establecido los objetivos a corto, mediano y largo plazo, la siguiente etapa en el proceso de la planeación consiste en formular, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos. Todo plan es un conjunto sistemático de actividades que se lleva a cabo para concretar una acción.
El proceso de formular, evaluar y seleccionar estrategias puede ser el siguiente:
- Se evalúan los resultados del análisis externo (situación del entorno) y del análisis interno (recursos y capacidades), el enunciado de la visión, la misión, los valores, los objetivos a largo plazo, y las estrategias utilizadas anteriormente, sin ya sea que hayan tenido buenos resultados o no.
- Se formula un conjunto manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior, especialmente en lo que respecta a los recursos y capacidades con los que cuenta la empresa para llevarlas a cabo.
- Se evalúan las estrategias propuestas, determinando las ventajas, desventajas, costos y beneficios de cada una.
- Se seleccionan las estrategias por implementar o ejecutar, y se clasifican de acuerdo con su prioridad.
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Conclusión:
Hoy en día, y más en estos momentos de incertidumbre, es de gran importancia contar con las herramientas necesarias para que, a pesar de cualquier crisis, el negocio siga en marcha a través del establecimiento de un objetivo concreto, se identifiquen los recursos necesarios para su cumplimiento y teniendo la flexibilidad para cambiar las decisiones iniciales, de manera pensada y estratégica para alcanzar su cumplimiento, es decir, contar con una planeación estratégica adecuada y revisarla periódicamente. “Sin dirección, no hay empresa, y sin planeación estratégica, no hay dirección”.
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Twitter: @mariorizofiscal
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