Una de las claves fundamentales para llevar a cabo juntas efectivas es tener claro el objetivo, es decir, saber el por qué se hará la reunión y qué es lo que se discutirá. Todos los participantes deben de tener claro cuál es el propósito de ésta, así como el mismo nivel de información, es decir, en caso requerir algún material, todos los participantes deben tenerlo analizado antes para poder hacer aportaciones de mayor valor.
El tiempo es un intangible valioso e irrecuperable que debe ser administrado y aprovechado de manera eficiente y apropiada, para efectos de tener una vida mejor y equilibrada en todos los aspectos. En el entorno de los negocios no es la excepción.
El camino para el logro de objetivos y metas, así como el desarrollo de las estrategias establecidas para estos fines, requiere de una inversión de tiempo para llevar a cabo juntas periódicas, con el fin de dar seguimiento a las actividades de los participantes involucrados a través de un proceso de comunicación y retroalimentación.
Sin embargo, en el mundo de los negocios se llega a cometer el error de convocar a juntas constantes, largas y poco efectivas en las que no se concretan las debidas acciones y solo se genera un cúmulo importante de información innecesaria de ideas sin rumbo que suele ser olvidada. Esto se le conoce como “juntitis”, tiempo muy valioso desperdiciado y que desafortunadamente es irrecuperable.
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“Mucha buena gente, que sería incapaz de robarnos el dinero, nos roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo”. Benavente
Pero si las juntas son efectuadas de manera efectiva, los resultados podrían reflejarse orgullosamente en el éxito del cumplimiento de objetivos y metas en la organización.
En una organización (política, empresarial, deportiva, religiosa, filantrópica, etc.) periódicamente se requiere el llevar a cabo diferentes tipos de juntas o reuniones de manera periódica, conforme a las necesidades y circunstancias de cada entidad, por ejemplo, las que corresponden a las juntas de consejo, equipos de trabajo, clientes, proveedores, acreedores, comités, litigio, culminación de algún tipo de ciclo, foros de discusión, etc.
Dependiendo del tipo de junta a desarrollar resulta importante definir objetivos concretos, para lo cual es fundamental considerar las siguientes preguntas antes de proceder a llevar a cabo una reunión:
- ¿Cuál es la razón por la que se convoca a una junta?
- ¿En donde se llevará a cabo la reunión?
- ¿Quiénes deberán participar en la reunión?
- ¿Qué puntos se desarrollarán en la junta?
- ¿Qué se pretende obtener una vez concluida la junta?
Para que las juntas sean realizadas de manera reducida, sencilla, práctica y con aportación de valor se recomiendan cinco aspectos básicos:
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- Características del lugar de la junta
Dependiendo las circunstancias del espacio de la organización, el número de integrantes y el grado de formalidad de la junta, ésta pudiese efectuarse dentro o fuera de las instalaciones de trabajo, para lo cual es importante que el lugar cuente con las siguientes características:
- Un espacio acorde al número de participantes.
- El lugar debe estar debidamente equipado: asientos, mesa(s), instalaciones eléctricas, ventilación y equipos audiovisuales (proyector, pantalla para videoconferencia, teléfono, pintarrón, pizarrón, marcadores, apuntador y en caso de requerirse micrófono).
- Se recomienda que la sala se encuentre apartada del ruido y cualquier tipo de distractor.
- Iluminación adecuada del lugar.
- Según el tipo de reunión y la duración del evento, siempre se recomienda la existencia de agua, refrescos, café, galletas, etc. para los participantes. Estos detalles hacen que el momento se desenvuelva de manera más confortable.
- Planificar el propósito de la reunión o junta
La reunión debe tener un objetivo concreto y claramente definido. Es necesario explicar el propósito de la reunión, y de ser necesario, establecer el reglamento del desarrollo del evento, por lo tanto, se debe considerar lo siguiente:
- Determinar el número de participantes considerando exclusivamente a los que deban asistir y participar en la junta.
- El desarrollo de la junta debe ser acorde conforme a los participantes involucrados en el evento, es decir, evitar considerar y profundizar ciertos temas en los que algunos asistentes no se encuentren del todo inmiscuidos y por lo tanto el tiempo de la reunión sea afectado innecesariamente.
- Preparar la agenda (orden del día) conforme al propósito y objetivos de la junta, así como el tiempo estimado para profundizar en cada punto.
- Asignar a una persona como secretario(a), para efectos de realizar las siguientes funciones:
- Distribuir la orden del día con anticipación para que los participantes cuenten con tiempo suficiente para preparar y exponer temas, ideas y sugerencias que contribuyan al contenido de la reunión.
- Pasar lista de asistencia antes de iniciar la junta.
- Elaborar una minuta de la reunión, describiendo las acciones acordadas, incluyendo los responsables, tiempo de ejecución y forma de medición.
- Monitorear que cada punto de la orden del día sea desarrollado conforme al tiempo estimado.
- Posterior a la reunión se sugiere el envío de la minuta a todos los asistentes de la reunión.
- Dar seguimiento de manera periódica al respecto, con el objeto de monitorear el cumplimiento de los acuerdos en tiempo y forma.
- Para que la junta sea realmente efectiva se requiere que todos los asistentes se encuentren debidamente preparados antes del evento y con conocimiento de cada punto que se desarrollará en la agenda.
- Considerar en la agenda exclusivamente los puntos necesarios a profundizar para evitar que la junta se prolongue más de lo debido. Si existiesen varios temas a desarrollar es importante dividir la junta en dos o más partes.
- Si la junta sobrepasa un tiempo aproximado de dos o más horas se recomienda incluir un tiempo de descanso en la agenda, para no perderla atención y enfoque de los participantes.
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- Saber dirigir la junta
El presidente, director o coordinador de la reunión debe considerar ciertos aspectos para llevar a cabo efectivamente el evento:
- Iniciar puntualmente la reunión, por lo que no se deben tolerar llegadas tarde ni interrupciones.
- Debe existir un líder “presidente” y un secretario.
- Solicitar a los participantes silenciar los teléfonos móviles para evitar algún tipo de distractor, así como el no atender llamadas durante el evento y el estar entrando o saliendo del lugar.
- La reunión debe llevarse a cabo conforme al contenido de los temas de la orden del día y el tiempo asignado para cada punto a tratar.
- Impedir interrupciones constantes durante el desarrollo de cada punto de la agenda.
- Evitar adherir temas que no están contemplados en la orden del día.
- Tomar decisiones claras y concisas.
- Emplear y usar correctamente elementos audiovisuales o presentaciones atractivas y que sean fácil de entender.
- Solicitar regularmente los comentarios de aquellos que no han expresado sus ideas.
Una junta de trabajo eficiente tiene que tratar un tema en particular y debe tener un tiempo específico de duración.
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- Evitar conductas o acciones en el desarrollo de la junta
Quien dirige la reunión debe evitar ciertas acciones que le restan seriedad a la junta, como son las siguientes:
- Distorsionar los comentarios de un participante.
- Contradecir a alguno de los miembros.
- Ser imperativo ante los integrantes de la reunión.
- Expresarse de manera rápida y poco entendible.
- Evidenciar e incomodar a alguno de los asistentes.
- Tomar partido en las discusiones.
- Divagar y redundar en los temas.
- Ser gracioso.
- Dejar que alguien monopolice el diálogo, incluyéndose usted mismo, no permitiendo la participación del resto de los integrantes del equipo.
- Hablar más de lo necesario al presentar un problema o situación particular.
- Perder el tiempo buscando excusas y culpables en vez de encontrar soluciones.
- Responder preguntas de los participantes de manera individual y no hacerlas extensivas a todo el equipo.
La junta se puede convertir en un modelo de convivencia dentro de la empresa. Si el líder maneja este respeto, equidad e inclusión es una forma de ir sembrando esa misma cultura en la organización.
Que el líder tenga la humildad para preguntar a los participantes: ¿Qué te dejo esta junta? ¿Te fue satisfactoria? ¿Pudiste expresar tus puntos de vista? ¿A los acuerdos que llegamos te convencen? ¿El tiempo y desarrollo de los temas fue el adecuado? De tal forma que el líder y los participantes vayan aprendiendo de cada junta cómo hacer una mejor.
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- Dar seguimiento a los acuerdos estipulados en la junta
Dar seguimiento constante al cumplimiento de todas las acciones acordadas en la junta, conforme a los tiempos y medidas establecidas. Desafortunadamente esta situación es muy poco frecuente y es lamentable comprobar que luego de largas reuniones en que se distribuyen tareas, las acciones determinadas carecen de cumplimiento por la falta de un debido seguimiento posterior a las juntas de trabajo.
Para efectos de evitar este error, es muy importante la labor de la persona que asuma la función de secretario, dado que en adición a describir los acuerdos a través de una minuta y ser distribuida a todos los participantes posterior a la junta, se requiere de manera fundamental el debido seguimiento, el cual debe ser realizado de manera periódica, para efectos de corroborar que cada uno de los puntos establecidos se estén llevando a cabo en tiempo, forma y por el personal asignado.
En caso de existir algún tipo de dificultad en el cumplimiento de ciertas acciones acordadas en la junta previa, se deberá notificar al respecto en la siguiente reunión, y especificar las causas por las cuales no se cumplió conforme a lo acordado, con el objeto de establecer nuevas acciones al respecto.
Se espera que este documento contribuya a convertir esas largas y deficientes reuniones en cortas y efectivas juntas. Es inadmisible que hoy en día se desperdicie el tiempo en agotadoras reuniones poco productivas y sin valor agregado para la empresa y sus participantes.
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Definitivamente para cada problema que se presenta en la conducción de juntas efectivas existe una solución viable, por lo que solo se requiere de la disposición de cambiar la manera en que las juntas son llevadas a cabo dentro de la organización.
No es suficiente con seguir las recomendaciones expuestas para tener un éxito asegurado en el manejo de una reunión. Una junta efectiva es producto del trabajo arduo, aptitud y dedicación de quien la dirige y de los que participan en ella. El proceso de mejora se reflejará al paso del tiempo, no permitiendo juntas en las que no se concluyan acciones concretas y afinando en cada una de éstas los detalles que se hayan suscitado en los eventos previos o juntas anteriores es decir son de un aprendizaje continuo para aportar valor y definir el rumbo de la empresa.
Hay que tener presente que realizar una junta efectiva es de gran importancia para el funcionamiento de una compañía o una organización. Esta presenta una oportunidad para organizarse, compartir una información, colaborar con varios miembros del equipo y afrontar eficientemente los objetivos y no para perder el recurso más valioso que se tiene que el tiempo. “Elegir el tiempo, es ahorrar tiempo.” Francis Gracián
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