Hace unos años, un amigo mío asumió como director de Cadena de Suministro para una empresa nacional con operaciones globales y me comentó que, en ese momento, la parte más difícil fue crear un plan para tomar el control, implementar cambios y generar resultados tangibles a corto plazo. “Aunque parezca increíble, es algo que le sucede a muchos en esta posición”, agregó.

¿Por qué resulta difícil? Porque trazar un plan de este tipo exige el involucramiento de muchos factores: organizacionales, culturales, de madurez de procesos, de control, visibilidad, confiabilidad de información y, probablemente, hasta pugnas de poder.

Para quienes se encuentren en esta posición, elaboré un plan de 100 días, dividido en cuatro etapas, para tomar las riendas y dar marcha a la transformación. Aquí presento un resumen:

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1.         Necesidad urgente: ¿Cuál es tu situación actual?

Definir esto es urgente porque entre más rápido lo hagas, darás pasos más firmes. Esta etapa consiste en entender el contexto y todo lo que te rodea, incluyendo las fortalezas y los principales problemas que enfrentarás para definir tu plan a seguir.

Necesitas un entendimiento comercial profundo de productos, categorías, canales, segmentos y clientes principales —y sus necesidades—. Todo modelo operativo debe responder a las intenciones estratégicas de cada segmento de clientes, así como un benchmarking de tu competencia.

Es vital conocer el entorno competitivo y la estrategia del negocio en el mediano y largo plazo. También será muy útil que diagnostiques los principales procesos de planeación y ejecución, así como su nivel de madurez: no es muy útil planear escenarios de negocio sumamente detallados y optimizados si no tenemos estándares de ejecución confiables.

Las buenas ideas difícilmente se convierten en algo bueno sin un equipo que te ayude a hacer que sucedan. Por ello, debes identificar si las habilidades que hay en la organización son las que necesitas para implementar tu visión. ¿Cómo lo consigues? Mapea el organigrama —responsabilidades, reporteo, indicadores— e identifica el perfil de las personas que hay en puestos clave como S&OP, planeación, abasto, transporte, etc.

Tu diagnóstico debe incluir un análisis cuantitativo de la situación actual; define un scorecard que integre los 3 tipos de indicadores que nos dan una radiografía detallada de cualquier Cadena de Suministro: los de servicio, los de capital de trabajo y los de costos.

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2.         Traza el modelo futuro en las primeras semanas

Una vez que entiendes la realidad operativa, puedes definir el nuevo modelo con base en un conjunto de información que incluye la visión estratégica, un set de mejores prácticas y benchmarks de la industria. Siempre es bueno salirse de la caja y ser innovador, pero también es sano validar lo que realmente es posible implementar en el mediano plazo.

Para asegurar dirección y contundencia, establece objetivos económicos y operativos en etapas; asegura la confiabilidad de la información que los integra y la automatización en su generación. Esto es importante porque no queremos asignar a un ejército de personas que van a publicar un número en el que nadie cree o, peor aún, del que nadie se siente responsable.

Según Gartner, 70% de las implementaciones fracasa por una gestión del cambio nula o deficiente. Por ello, invierte tiempo en llevar a cabo un diagnóstico de la disposición que el negocio tiene hacia los cambios; investiga cuáles proyectos han sido exitosos, cuáles fracasaron y las razones de los dos lados.

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3.         100 días: el momento de la transformación

Llegó el momento de aterrizar la visión y seleccionar las batallas. Ahora es necesario que documentes un roadmap con la secuencia de las iniciativas y las metas que debes cumplir antes de iniciar con la siguiente etapa. En este aspecto debes ser cuidadoso con el avance en la integración de procesos, tecnología y organización. Por ejemplo, te será imposible implementar un Advanced Planning System si no tienes información confiable de ventas proveniente de un ERP, pero tampoco podrás implementarlo si careces de un planeador responsable del pronóstico.

Define el esquema de gobierno de las iniciativas: una estructura con sponsors, líderes y equipos extendidos multi-disciplinarios. Es importante que cada miembro entienda su rol y el mecanismo de gestión y reporteo de avances.

Si el nuevo modelo operativo implica cambios, sustitución o implementación de sistemas nuevos, es crucial que generes un caso de negocio donde los responsables de los procesos y los equipos de IT determinen las necesidades, posibles gaps, beneficios e inversiones. Nadie en un puesto nuevo se arriesga a promover una implementación de IT sin tener estos elementos totalmente justificados.

En este punto, un consejo clave es encontrar la mejor forma de atar la compensación variable de los equipos al éxito de sus iniciativas y al logro de resultados; no hay forma más efectiva de alinear prioridades.

Anticipa los impactos organizacionales de los cambios a implementar, siempre los hay; detalla escenarios en conjunto con RH para identificar riesgos, escenarios y posibles planes de acción.

Selecciona Quick-Hits cuyos resultados generen una inercia positiva en la organización y motiven a la gente para atacar cambios mas complejos.

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4.         18 meses: gestión y disciplina

A lo largo de la implementación, la disciplina y la efectividad de los mecanismos de gestión son la garantía de continuidad para el cumplimiento de los objetivos. Dentro de la gestión del cambio debes abordar aspectos clave como son la comunicación, capacitación, alineación organizacional y las expectativas de los stakeholders. En esta etapa es de mucha utilidad invitar a alguien externo que ya pasó por una transformación para que platique su experiencia a la organización y resuelva muchas dudas que, seguramente, tiene la gente.

Espero que esta guía, que desde luego es perfectible, te dé mucha luz sobre la estructura de los pasos a seguir cuando abordas una posición con tantos retos como la dirección de Cadena de Suministro.

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Contacto:

Socio de Exertus Consulting Group, consultora enfocada en crear soluciones comerciales, operativas y tecnológicas con impacto estratégico y económico para las empresas.

Mail: [email protected]

LinkedIn: Jaime Ortega

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