“El Tiempo es el recurso más importante; quien no lo sabe administrar, no sabe administrar nada”.

Peter Drucker

Uno de los objetivos particulares que se persiguen al momento de hablar sobre la administración del tiempo es concientizar a las personas sobre la importancia su valor como recurso vital, escaso y no renovable. El tiempo es la dimensión del cambio, es una magnitud física con la que medimos la duración y separación de acontecimientos.  Si nada cambiara, no tendríamos necesidad de medir los minutos, las horas o los años. En esta condición, es lógico que otro de los objetivos sea rentabilizarlo y sacarle el máximo jugo posible, pero también es necesario respetarlo.

En todo el mundo, la gente estamos siendo sometidos a una mayor disciplina de tiempo. Las empresas están midiendo las pulsaciones de teclas de los trabajadores de oficina, implementan métodos “justo a tiempo” y monitorean cada movimiento de los empleados. Sucede una cafetería, en un almacén, en un centro de atención a clientes, con los cajeros de un banco y en todo tipo de negocios. Este es solo un reflejo más de una tendencia que se ha ido recrudeciendo durante más de un siglo. El historiador Takehiko Hashimoto se refiere a este tema, especialmente, después de la adopción de los postulados de Friederick Winslow Taylor y su gestión científica en el Japón de la década de 1920.

A principios del siglo XX, los trabajadores de las fábricas japonesas, en su gran parte mujeres, se enfrentaron a horas de trabajo notablemente largas y poco productivas. Algo completamente distinto a la imagen que tenemos en nuestros días.  En un informe fechado en 1903 del Ministerio de Agricultura y Comercio de Japón se encontró que los propietarios de fábricas justificaban las largas jornadas laborales argumentando que los japoneses eran mucho menos eficientes que sus contrapartes europeas.

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En dicho informe, citado por Takehiko, se lee que “Para ciertos trabajadores, llegar tarde es fundamentalmente una especie de enfermedad. La disciplina laboral en nuestro país es tan baja que los trabajadores no distinguen entre el tiempo de trabajo y el de descanso. No debemos preocuparnos por una pesada carga que se coloca sobre los trabajadores japoneses, incluso si prolongamos las horas de trabajo”. Por supuesto, largas jornadas de trabajo daban como resultado una baja en la productividad, condujeron a una disciplina laxa, mucho tiempo desperdiciado, impuntualidad y cansancio generalizado. En años subsecuentes, los líderes públicos y privados buscaron cambiar lo que veían como un problema con el enfoque japonés del manejo del tiempo. Era claro que esas formas no les estaban resultando.

El escritor Ikeda Toshiro tuvo una idea ingeniosa que ayudó a cambiar la forma de trabajo para las empresas japonesas. Para dar a conocer la teoría administrativa de Taylor, introdujo a un personaje ficticio, Tarō, que pasó de aprendiz de fábrica a experto en eficiencia. Tarō ayudó a introducir conceptos de administración y eficiencia. Hashimoto escribe que un momento clave en la promoción de la puntualidad en Japón fue el establecimiento de “Time Day” en 1920. En la década de 1930, un experto en eficiencia: Ueno Yoichi, escribió ensayos que intentaban reconciliar la eficiencia de la gestión con los principios budistas y los ideales del bienestar humano. Argumentó que tres horas de trabajo eficiente por persona cada día deberían ser suficientes para producir todo lo que la nación necesitaba. Así se revolucionó la administración del tiempo en Japón, su productividad se elevó. Si bien los japoneses tienen una reputación de trabajadores incansables, la cantidad de tiempo que trabajan ha disminuido desde los años 90. Mientras que en 1995 el país registraba un promedio de mil 910 horas laboradas anualmente, para 2012, dicha cifra se redujo a mil 765, hoy el registro es de mil 598.

La lección que nos deja la administración del tiempo en Japón, es entender que como cualquier recurso, éste tiene sus límites. La dimensión temporal funciona como una liga: si no la estiras, queda floja y no puede aprovechar todas sus capacidades, pero si se estira demasiado puede llegar a reventarse. De hecho, los japoneses tienen una palabra para describir las muertes relacionadas con el exceso de trabajo, karoshi. Los infartos, derrames cerebrales o incluso suicidios caben en esta categoría. Son alrededor de mil 400 muertes por año en la tierra del sol naciente.

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Una de las peores formas de administrar el tiempo es con la acumulación de horas de trabajo y el complemento de las jornadas durante los fines de semana. Estas formas se traducen en baja productividad. Cuidado, en la productividad cuenta la actitud del trabajador, pero también la calidad de la organización en la que se desempeña, su eficiencia y el tipo de equipo con el que trabaja. La relevancia del valor del tiempo tiene que ver directamente con la forma en que lo administramos y respetamos los momentos de trabajo duro, de concentración, de recreación y descanso. No debemos transgredir estas fronteras si no queremos conseguir resultados adversos.

Es cada vez más frecuente, percibir el nerviosismo de los trabajadores de los servicios a cliente cuando pasa el tiempo y no logran resolver el problema, prefieren colgar que seguir atendiendo. Eso sucede porque sus medidas de eficiencia están calculadas en torno a los minutos de atención y no a la calidad de la atención. Por supuesto, los resultados son clientes enojados, problemas no resueltos y un gran desperdicio de recursos.

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De acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, México lleva años en el primer lugar de la taba de horas trabajadas, con lo que se hace trizas la imagen de que somos flojos, lo que pasa es que no somos tan productivos como los coreanos que llevan años de ser la nación miembro más productiva. La relevancia del valor del tiempo debe ser crucial para líderes, ejecutivos y emprendedores. Hay que gestionarlo en forma sabia: entender que hay un tiempo para todo: uno para trabajar y otro para descansar; uno para producir y otro para reparar. Lo debemos de hacer para nuestros colaboradores y para nosotros mismos. Dejar la liga muy suelta o demasiado estirada no trae buenos resultados. Sin regateos, hay que asignar lo justo y hay que hacerlo con respeto.

Peter Drucker, el gran filósofo de la teoría administrativa, siempre se sintió atraído por las formas competitivas que Japón adoptó después de la Segunda Guerra Mundial, se fue a vivir a Tokio para aprender de ellos. Tuvo razón al afirmar que quien no sabe administrar el tiempo, no sabe administrar nada.

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