Por: Ricardo Escorihuela*
Un perro ladrando, un niño llorando, personas pasando por detrás del presentador, notificaciones de mensajes personales en pantalla, ¿Te parece conocido? en este escenario transmitir un mensaje con claridad, capaz de cautivar el interés de tu audiencia y mover las emociones necesarias para obtener el resultado de negocio adecuado es imposible, la manera en que comunicas es el elemento principal para atraer a tu audiencia e inspirarla a hacer. Cómo líder tienes el poder de hacer de cada video conferencia un espacio de mentoría, liderazgo, innovación y toma de decisión.
Contar con múltiples opciones de plataformas de video conferencias costeables para cualquier organización nos resuelve una parte del reto pero queda todo lo demás del lado del líder, ¿Cómo podemos lograrlo prácticamente?
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- Envía una convocatoria con los datos acceso correctos (fecha, hora, liga, códigos)
- Define claramente el propósito de la conferencia y objetivos específicos
- Incluye una agenda de la reunión
- Establece participación esperada de cada invitado
- Modera la conferencia con estilo
- Elige y entiende la plataforma más óptima para evitar errores al generar conversación, compartir presentaciones de respaldo, mala conexión de internet, entre otros
- Coloca la cámara de manera correcta
- Elige un espacio – set acordé a tu marca personal y la cultura organizacional
- Cuida el código de vestimenta de acuerdo con la cultura organizacional
- Moldea los tonos de voz, ademanes y gestos
- Ensaya, ensaya, ensaya
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Adoptar una metodología adecuada convierte las conferencias remotas una herramienta poderosa para el liderazgo de equipos. Al tener una planeación adecuada de la reunión, podemos utilizar recursos tecnológicos y visuales que permitan cautivar la atención de la audiencia y trasmitir el mensaje correctamente. Por otro lado, las conferencias remotas nos dan la posibilidad de reducir tiempos de traslado, gastos de movilidad -estacionamientos, gasolina, servicios de transporte privado, aviones, etc- tiempos muertos en saludos, espera a la llegada de cada uno de los participantes, conexiones con cables y fallas técnicas.
El tiempo que he ahorrado en traslados, lo he podido destinar para agendar más sesiones de mentoría y liderazgo, utilizando materiales para compartir en tiempo real que enriquecen el diálogo y lo dinamizan.
De acuerdo con el artículo escrito por Bob Frisch y Cary Grenne publicado en Harvard Business Review las conferencias virtuales ofrecen tres beneficios concretos: 1. Realizar encuestas en tiempo real; 2. Reestructurar el formato tradicional de sesiones fuera de la oficina (Offsites); 3. Realizar mejores sesiones de lluvia de ideas. En este, último punto, me he dado cuenta que las sesiones virtuales son ideales para encender el potencial innovador – creativo de los equipos de trabajo, pues cada quién se encuentra en un espacio seguro, con facilidad de acudir a sus fuentes de referencia ya sea en línea o con recursos que tengan a la mano.
Un estudio realizado por Leigth Thompson publicado en Harvard Business Review identifica que las personas que comparten con su equipo una historia penosa o cómica sobre si mismos incentivan la generación de un 26 por ciento de ideas en las sesiones destinadas para ese fin y generan un lazo de amistad entre los integrantes del equipo. De acuerdo con Art Markman determinar quién es convocado a una sesión lluvias de ideas es muy importante, pero más allá de pensar en las personas los roles que pueden enriquecer la reunión son la clave pues potencializan el capital de conocimiento, experiencia y diversidad de pensamiento.
Es importante que tengas en cuenta que las video conferencias son muy cansadas. De acuerdo con Gianpiero Petriglieri, profesor asociado de Insead y Marissa Shuffler, profesora asociada de la Universidad Clemson el cerebro tiene que trabajar más duro en procesar expresiones no verbales como las faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal requiriendo de más energía. Por lo ello, también debemos ser cuidadosos al definir cuándo es necesario convocar a una video conferencia.
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La próxima vez que estés a punto de agendar una reunión conferencia remota, repasa estos sencillos pasos para convertirla en una experiencia para los participantes y una oportunidad de perfeccionar tu marca personal de liderazgo y que no quede la sensación en tus interesados clave de “ … otra video conferencia más …”
Contacto:
Ricardo Escorihuela es estratega de negocio, conferencista y consejero en estrategias de posicionamiento de tomadores de decisión.
https://www.linkedin.com/in/ricardoescorihuela/
Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.
