Es común escuchar que los proyectos, sin importar su tamaño y alcances, fallan. Pueden quedar inconclusos, se terminan en plazos superiores a los planeados y con un sobre costo importante o simplemente se abandonan, pero ¿por qué sucede esto?

El Project Managment Institute define a los proyectos como “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Pueden ser muy diversos dependiendo de su ámbito de acción: públicos, privados, comunitarios, personales, entre otros. Sin importar sus alcances y dimensiones, todos los proyectos nacen con el objetivo de satisfacer una necesidad.

Además, deben cumplir con ciertas características para ser catalogados como proyectos, como tener un alcance y temporalidad definidos; esto es, una fecha de inicio y otra de terminación, así como tener un desglose de actividades que a realizar para ejecutarlo.

Hasta ahora todo parece claro y no parece haber lugar para el fracaso, especialmente si se siguen los procedimientos que dicta la academia. Pero, como se dice coloquialmente “el diablo está en los detalles” y ahí es donde debemos poner atención.

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Pero no quiero que este texto parezca un aburrido artículo académico: recurriré a mi experiencia, para desde ahí analizar las variables que orientan a un proyecto al fracaso.

Pongamos un ejemplo con el que estoy seguro que muchas personas se van a identificar, ya que es un objetivo común: bajar de peso. La primera pregunta a responder es ¿qué necesidad vamos a satisfacer?” ya sea mejorar nuestra salud, o pagar una apuesta, hay un alcance muy claro: cuántos kilos hay que perder.

Ahora, hay que determinar el lapso de tiempo en el que vamos a alcanzar nuestro objetivo y para ello, hay que elegir la estrategia de implementación que vamos a ejecutar: una planeación minuciosa previa a la toma de decisiones. ¿Necesitaremos el apoyo de un especialista en nutrición?, ¿un plan alimenticio? ¿una rutina de ejercicios? Ya que terminamos este proceso informativo, entonces sí: ¡es momento de arrancar con entusiasmo! Cuando menos nos demos cuenta, ya estaremos comprando lo que necesitaremos para nuestra dieta y unos tenis nuevos para empezar nuestro nuevo estilo de vida con el pie derecho.

Pero, es muy probable que no todo marche de acuerdo a nuestros planes. Posiblemente, durante la primera semana nos demos cuenta de los alimentos permitidos no nos gustan o que son más caros. No podremos salir a comer con amigos porque la dieta no lo permite; o nos damos cuenta de que los tenis que compramos no harán el ejercicio por nosotros… En fin, existe un alto índice de probabilidades de que todas estas variantes nos orillen a abandonar nuestro plan.

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¿Qué lecciones podemos sacar de este simple ejemplo que se puede extrapolar a todos los proyectos? Aquí un pequeño listado:

Falta de planeación. Una gran cantidad de proyectos no se planean adecuadamente, no cuentan con suficiente información para calcular costos, beneficios y alcances.

Evaluación deficiente. El entusiasmo y el exceso de optimismo por ver un proyecto realizado hace que se sobrestimen los beneficios y se subestimen los costos. Los errores se empiezan a manifestar a lo largo de su ejecución.

Falta de claridad en los actores que intervendrán en el proceso. Partir de escenarios ideales y evaluados con base en nuestras voluntades, prioridades e intereses usualmente da como resultado frustración, al toparnos en el camino a terceros afectados, que impiden el desarrollo exitoso de las actividades planteadas para alcanzar nuestro objetivo.

Los recursos asignados no contemplan imprevistos o demoras. Al seguir sumando conceptos a las cuentas, la posibilidad de abandonar el proyecto aumenta exponencialmente.

En conclusión: no importa si buscamos construir una presa, o terminar una investigación sobre la relevancia de los murciélagos en la polinización de los magueyes. Si no tenemos claro el objetivo y no dedicamos tiempo y análisis a evaluar los pasos, los actores y los recursos que deben considerarse para cumplir la meta, estaremos encaminando un proyecto al fracaso.

Quiero conocer qué piensan.

Espero sus comentarios en https://www.linkedin.com/in/isaacfranklin

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Contacto:

Isaac Franklin es Ingeniero Industrial y de Sistemas, Maestro en Administración por el ITESM. Más de 28 años de experiencia en industria de transportes, infraestructura y manufactura*

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/isaacfranklin

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

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