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Muchos pensábamos que las interacciones cara a cara eran la única vía para realmente conectar con otros, sin embargo, el contexto actual nos ha demostrado que el mundo virtual nos permite seguir conectando, siempre y cuando se cree una experiencia significativa para la audiencia.

Sin duda, atrapar a quien está del otro lado de la pantalla es esencial para medir el éxito de un evento digital, y aunque podríamos pensar que es una gran batalla, en realidad el 86% de los participantes en reuniones virtuales reportan niveles de participación iguales o superiores a los de las conferencias presenciales.

Durante la pandemia, se asumió el reto de diseñar conferencias digitales –tanto internas como para los clientes– y entendimos que hacerlo de esta manera abre un mundo de oportunidades no disponibles en el mundo físico: encuestas en tiempo real, salas simultáneas, materiales interactivos… algo que nos emocionó mucho.

Aunque cada evento es diferente, comparto algunos aprendizajes que considero universales ante el reto de diseñar un evento virtual:

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Elige la tecnología con cuidado

Una gran cantidad de software está disponible en el mercado, desde el más conocido, como Zoom, hasta el más especializado, como Hopin, y hasta opciones de realidad virtual. No elijas a la ligera: empatiza con los asistentes, debes conocer el nivel de familiaridad que tienen los participantes con las plataformas nuevas. Usar software demasiado sofisticado podría distraerlos del contenido.

Transmite un mensaje que perdure

Un evento de un par de días debería durar todo el año en la mente de las personas. Piensa en la narrativa del evento y el mensaje que quieres que se lleven los asistentes los siguientes doce meses.

Arma un equipo multidisciplinario

Un evento digital exitoso requiere de la participación de varias disciplinas, el manejo de proyectos, el diseño de contenidos textuales, visuales y animados, la tecnología y habilidades de facilitación, y manejo de grupos. Subestimar cualquiera de estas áreas puede ser un error fatal.

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Recrea el sentimiento de estar juntos

Ya sea que todos los asistentes reciban una copa para brindar juntos o que haya una canción que se reproduzca en ciertos momentos y apele a cierta emoción, hay diferentes maneras de hacer sentir a los asistentes que están juntos.

Involúcralos para que prendan sus cámaras

Verse las caras es un elemento que genera conexión humana durante los eventos. Para esto, puedes crear materiales físicos que los asistentes deban mostrar en la pantalla, por ejemplo, paletas de reacciones con caras o colores, debe ser una herramienta que tengan que mostrar y los invite a mantener su cámara encendida.

Diseña la experiencia minuto a minuto

Crea un “journey” del asistente con diferentes tipos de experiencias: las del escenario principal (conferencias, pláticas y paneles), las sociales (para desahogarse, ponerse creativos y platicar), las de break-out (sesiones íntimas con grupos más pequeños para discutir), y las de networking (para conectar con otros de forma más organizada). Diseña un mapa detallado de cómo se mueven a través de cada una de ellas y qué preguntas se pueden estar haciendo al brincar. Esto ayudará a prevenir que alguien se pierda o que la narrativa deje de ser coherente.

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Crea una línea de ayuda

Los eventos pueden ser confusos, crea una línea de teléfono, whatsapp o Slack para cuando alguien se atore. En el último evento que hicimos, 20% de los asistentes llamaron a la línea de ayuda.

Diseña ”la playera del evento”

Puedes enviar recuerdos del evento a la casa de los participantes, pero “la playera del evento” también puede ser simbólico, podría ser una imagen que se comparta en redes sociales, un video de recuerdo o una fotografía grupal ¿Qué artefacto virtual tiene el potencial de vivir todo el año?

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Además de estas ideas, hemos puesto en práctica nuestros aprendizajes de diseño centrado en las personas, entrevistando a los asistentes para entender y empatizar con ellos, generando prototipos del evento para probar su efectividad y aprendiendo cada día.

Las dificultades de trabajar y vivir remotamente abren nuevas oportunidades para conectar con otros, de aprender y generar recuerdos. Hoy más que nunca tenemos la oportunidad de reinventar la rueda.

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Luis López, Lulo, es Design Director en frog, consultora líder en diseño, innovación y estrategia.*

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

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