Existe un anhelo que ha acompañado a la teoría administrativa a lo largo de los años: hacer más con menos. La relación que existe entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtenerla es lo que se conoce como productividad. Sin embargo, esa esperanza nos puede llevar a falsas conclusiones si no tenemos la conciencia de los resultados que queremos alcanzar. De repente, podemos sentirnos rebasados cuando entendemos que la meta está alejada del lugar en el que nos encontramos y hacer despegar una idea suena muy bien cuando la tenemos en la cabeza y complicada cuando la queremos poner en práctica. Respirar y ordenar es una buena práctica. Empezar por el principio, recomiendan las abuelas. Pero, si lo vemos bien, desde el inicio podemos prefigurar un flujo de trabajo que juegue a nuestro favor, es decir, tenemos que diseñar sistemas de productividad que nos ayuden a trabajar.

Un sistema de productividad ayuda a hacer un mejor uso del tiempo y mejorar la colaboración con el equipo de trabajo. La combinación una serie de elementos conforma una lista de tareas pendientes a los calendarios, aplicaciones de mensajes y programas de documentos y planificación colaborativa que integra un “sistema de productividad”. No hay herramientas mágicas, hay herramientas a la medida que nosotros debemos construir. Es cierto, existen aplicaciones lo suficientemente amigables como para usarlas y recomendarlas, pero he descubierto que cuando mis proyectos o equipo cambian, casi siempre termino cambiando mi sistema de productividad, también, buscando aplicaciones que hagan un mejor trabajo.

Una razón detrás de los cambios es que a la gente simplemente le gusta organizar su trabajo de muchas maneras diferentes, alguien puede elegir escribir las tareas semanales en post-its mientras que a su compañero de oficina le gusta escribirlas en un cuaderno, o usar un pizarrón, incluso hay los que eligen un software. Pero, la configuración de productividad que sirve bien en un proyecto o rol puede ser completamente inadecuada para el siguiente. Explorar las galerías de plantillas puede dar una idea de las posibilidades, o un punto de partida útil para un panel propio de productividad. Pero, estoy segura de que se obtendrá el máximo valor de estas plataformas si se construye una herramienta según tus propias especificaciones personales. Especialmente si se tienen algunas necesidades no satisfechas con las herramientas que se están usando actualmente.  Lo principal es poner a trabajar nuestro sistema a nuestro favor y para ello, Samantha Samuel, autora de Work Smarter with Social Media (Harvard Business Review Press, 2015) recomienda algunos principios a tener en cuenta:

Conocer los problemas que está intentando resolver. Las frustraciones con las herramientas que se están utilizando ahora son los mejores indicadores de lo que necesita para construir su propio panel personalizado, así que hay que anotarlas.

Empieza pequeño. La mejor manera de averiguar si una plataforma de productividad puede funcionar para cada uno es simplemente empezar a usarla. Así que incluso si se tienen grandes planes para un tablero realmente elaborado o si queremos planear algo simple, lo recomendable es comenzar con algo fácil, como una lista de tareas.

Crear paneles independientes para diferentes tipos de proyectos. Una de las alegrías de crear su propio panel de productividad es que no se necesita usar la misma configuración para cada proyecto. Dependiendo de lo que esté trabajando —y con quién— es posible que requiera una lista de tareas simple y un bloc de notas digital, o que desee un conjunto más elaborado de hojas de cálculo con algo de automatización integrada.

Busque integraciones. El verdadero poder de los sistemas de productividad no reside en la capacidad de automatizar partes de su trabajo, sino de la integración con otras herramientas que utilice y con el equipo de trabajo.

Hacer un plan de escape. No siempre las cosas resultan como las planeamos. Por ello, en un mundo con tantas herramientas y aplicaciones de productividad llave en mano, muchas personas encontrarán más fácil y más eficaz usar algo fuera de la estantería, incluso si no funciona del todo como ellos quieren.

Cuidado, muchas veces, al tratar de implementar sistemas de productividad terminamos llegando a un puerto totalmente contrario. En vez de hacernos más productivos logramos lo inverso. Un sistema de productividad debe ayudar, es decir, debe trabajar a nuestro favor, no ponernos a trabajar más. Por eso, si estamos haciendo demasiados esfuerzos por hacer que nuestro método siga a flote, tenemos que parar a reflexionar qué salió mal.

Entonces, si la productividad evalúa la capacidad de un sistema para elaborar los productos que son requeridos y a la vez el grado en que aprovechan los recursos. Por ello la gestión de la empresa busca aumentar la productividad. Poner a trabajar este sistema de productividad tiene una relación directa con la mejora continua del sistema y ponerlo a trabajar a nuestro favor es un anhelo legítimo y plausible.

Por supuesto, poner a trabajar un sistema de productividad no significa a nosotros nos tenemos que sentar a verlo desempeñarse. Implica compromiso y claridad. Requiere de involucramiento y presencia. El resultado es que nos reducirá trabajos y nos ayudará a rentabilizar nuestro tiempo, no se encargará de hacer lo que nos toca. Lo magnífico de estos sistemas es que nos ayudan a poner en blanco y negro nuestras ideas, objetivos, planes y metas. Así, con esa estructura y ayuda de automatización, estoy segura de que los resultados serán óptimos, se reducirá el desperdicio en tiempo y recursos, se aprovecharán mejor los elementos a disposición y se desgastarán menos las relaciones interpersonales: eso es productividad.

 

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