¿Aprecian los ejecutivos y directivos el impacto de los proyectos de mejora de la calidad? De acuerdo con el estudio Global State of Quality (Estado Mundial de la Calidad) de 2016, realizado por la Sociedad Americana de la Calidad (ASQ, por sus siglas en inglés), muy poco. El 60% de las compañías encuestadas dentro del estudio apuntan no determinar, incluir o medir el impacto financiero de la calidad al interior de sus resultados.

Este panorama se explica, en buena medida, a que más de la mitad de las corporaciones no poseen un acceso adecuado al tipo de información que verdaderamente requieren para incidir directamente sobre sus iniciativas de mejora de la calidad.

El estudio de la ASQ indica que más de la mitad de los ejecutivos reciben información actualizada sobre la calidad sólo una vez cada tres meses o incluso con menor frecuencia. Por el contrario, es innegable que la toma de decisiones que influyen en la calidad se apoyan en una frecuencia mucho mayor que esa.

El reporte apunta que incluso en el caso de las organizaciones que se esfuerzan por evaluar el impacto de la calidad, la comunicación efectiva de dicho impacto representa un desafío notable para los ejecutivos de alto nivel.

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Ante este panorama, el Juran Institute, organismo especializado en capacitación, certificación y consultoría en gestión de la calidad a nivel global, concluye que la falta de apoyo de los directivos es la razón principal por la que fracasan las iniciativas de mejora de la calidad.

¿Por qué los líderes reciben tan poca información sobre el impacto de sus programas de calidad? Aquí cinco factores que son clave para dimensionar y atender esta problemática, ligada a la producción, competencia y desarrollo de las empresas.

1. Datos dispersos y poco accesibles

Los equipos, de manera individual, son muy buenos para capturar y comunicar sus resultados, pero una empresa grande puede tener miles de proyectos simultáneos de mejora. El solo hecho de reunir la información crítica de todos esos proyectos y presentarla de una forma que sea útil para los líderes es en sí misma una tarea monumental.

2. Documentos y aplicaciones de proyectos dispares

Por lo general, los equipos utilizan un conjunto de aplicaciones diferentes para crear diagramas, mapas de procesos, mapas de la corriente de valor y otros documentos. Por lo tanto, el registro del proyecto se convierte en una mezcla de archivos creados con diversas aplicaciones.

Esto suele generar confusión, ya que las últimas versiones de algunos documentos pudieran estar guardadas en varios equipos diferentes y los líderes de los proyectos suelen tener que rastrear múltiples versiones de un documento para mantener actualizado el registro oficial de un proyecto.      

En este sentido, herramientas como las hojas de ruta Project Roadmaps™ de Companion facilitan la tarea de ejecutar, compartir y reproducir proyectos en la organización.

3. Métricas inconsistentes entre proyectos

Los resultados y las métricas no siempre se miden de la misma manera en los proyectos de los diferentes equipos. Con parámetros distintos, los resultados no pueden ser evaluados o consolidados como si éstos fueran equivalentes.

4. Seguimiento inadecuado y poco efectivo

Muchas organizaciones han probado métodos de seguimiento que van de las bases de datos de proyectos desarrolladas internamente, hasta sistemas integrales de administración de portafolios de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés).

Sin embargo, los sistemas desarrollados internamente suelen ser costosos o difíciles de mantener, en tanto que las soluciones listas para usar, diseñadas para las áreas de TI u otras funciones empresariales, no apoyan de manera efectiva a los proyectos relacionados con métodos de mejora continua de la calidad, como Manufactura Esbelta y Six Sigma.

5. Poco tiempo

El tiempo de trabajo diario es limitado y los miembros atareados de un equipo tienen que establecer prioridades. Copiar y pegar información de los documentos de los proyectos en un sistema externo parece ser un tiempo sin valor añadido, lo que hace que la tarea de poner la información más reciente en el sistema tenga baja prioridad, si es que se realiza.

Informar sobre la calidad no debería ser tan difícil. En este sentido, los hallazgos de la ASQ y del Juran Institute subrayan los desafíos en la materia que empresas como Minitab han enfrentado y resuelto; en tanto, softwares como el Companion by Minitab abordan de frente estos factores.

Companion toma una aplicación de escritorio que ofrece un conjunto completo de herramientas integradas para la realización de proyectos y las combina con un sistema basado en la nube para guardar proyectos y un tablero de control basado en la web.

Para los equipos, la aplicación de escritorio facilita la realización de los proyectos y, puesto que los datos del proyecto se almacenan de manera centralizada y se transfieren automáticamente al tablero de control, la tarea de informar sobre los proyectos literalmente no requiere ningún esfuerzo adicional.

El tablero de control de Companion proporciona informes personalizables y en tiempo real sobre todo su programa de mejora, para que nunca se pierdan horas recopilando datos de un proyecto, los cuales se distribuyen automáticamente al tablero de control de Companion, para así obtener informes actualizados sobre ahorros directos e indirectos, duración de cada proyecto, número de proyectos en marcha y más.

¿Cómo lograr que los resultados precisos lleguen de forma correcta a los tomadores de decisiones? Para los ejecutivos, los gerentes y las partes interesadas, Companion ofrece un nivel sin precedentes y sin paralelo de información sobre el progreso, el funcionamiento y el impacto final de toda la iniciativa de calidad de la organización, o sobre cualquier parte de la misma.

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