La primera reunión es también la primera evaluación que el nuevo jefe hará de ti, así que la improvisación en este terreno no es aconsejable. Prepara tu estrategia.

 

Una de las presentaciones más importantes que debemos preparar en el desempeño laboral es la que haremos para recibir al nuevo jefe. Las primeras impresiones son fundamentales: desde el primer momento hablan del nivel profesional que tenemos y dejan una huella de amplio espectro que nos acompañará por largo tiempo. Por lo tanto, es muy importante aprovechar la oportunidad para dar a conocer los mejores aspectos y formar imagen positiva. La improvisación en este terreno no es aconsejable; hay que preparar una estrategia que nos permita forjar una buena relación de largo plazo desde el primer momento.

Al preparar la primera reunión con el nuevo jefe debemos pensar con cuidado qué vamos a decir, anticipar los datos que se van a necesitar, calcular el tiempo que vamos a ocupar y un conjunto de detalles que deben ser cuidados. El fin es dar la información suficiente para ubicar al recién llegado, para que entienda con claridad qué posición tienes en el organigrama, qué puede esperar de ti y cómo vas a ayudarle a conseguir sus propios objetivos. La estrategia es informar con claridad y lograr –en poco tiempo– decir lo necesario para que el mensaje sea recibido y no se pierda la atención.

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La primera reunión es también la primera evaluación que el nuevo jefe hará de nosotros; por lo tanto, debemos de dar los elementos que le permitan calificarnos positivamente. La presentación que hagamos debe ser diseñada en tal forma que sea efectiva para que nos haga lucir, que le sea útil y reveladora. Algunos elementos a considerar son:

  1. Ubicar al jefe en el organigrama. Una persona que está llegando a una organización apreciará mucho entender cómo se desempeñan los roles en la cotidianidad. Es importante que sepa cuáles son las responsabilidades de cada posición a su cargo y ayudarlo a entender los procesos y compartir las formas en que sus actividades pueden simplificarse. Es enfrentarlo al tablero y decirle dónde están las piezas y cómo debe moverlas.
  2. Explicar los puntos de conflicto. Toda organización tiene puntos de roce en su cadena de valor. Inclusive algunas áreas, por su naturaleza, pueden llegar a contraponerse. Este punto es delicado y debe tratarse con un alto grado de profesionalismo. No se trata de chismear, sino de advertir los posibles obstáculos para anticipar problemas y ofrecer soluciones. De igual forma es una oportunidad para ser apreciado como un elemento que está dispuesto a ayudar.
  3. Escuchar lo que el jefe sabe. Cuando llega un nuevo jefe es porque los superiores vieron habilidades necesarias en la organización. Es evidente que viene un entorno distinto y que cuenta una experiencia que pondrá a trabajar a favor del equipo. Con esta combinación se forjará un estilo de dirección. Estar atento a esta información puede servir para entender las formas en que esto impactará las operaciones del área. Es preciso indagar qué tipo de preconcepciones tiene y abrir la mente: clasificar en forma objetiva cuáles serán las formas innovadoras que ayudarán y, en forma sutil, hacerle ver cuáles ideas no se ajustan a la realidad que va a enfrentar.
  4. Apuntalar las bases de una buena relación. La primera reunión sirve como cimiento de lo que se construirá en el futuro. Tener en cuenta que los lazos profesionales son lazos humanos es de gran ayuda. Dar la bienvenida en forma empática: contar la anécdota de cómo iniciaste el primer día en la empresa parece un detalle nimio, pero puede ser la roca sobre la que se constituya una relación laboral eficiente. Por lo tanto, un objetivo de altísima prioridad es hacerlo sentir cómodo y bien recibido.
  5. Evitar las obviedades. Para mantener al jefe (o a cualquier persona) atento es necesario proporcionar información relevante, emitir mensajes que sean de utilidad para comprender la posición a la que se está llegando y cómo sus tiempos, movimientos y decisiones pueden ayudar o afectar su área y a los demás. Abrumarlo con un río de datos no será de ayuda; repetirle lo que ya sabe, tampoco. La selección de los temas que se tratarán en la primera reunión debe ser cuidadosa, teniendo en cuenta que la intención es acercarle datos significativos que le sean de ayuda.
  6. Preparar una lista de preguntas posibles. La intención es ser empático, tener la capacidad de ponerse en los zapatos del nuevo jefe, y desde ahí pensar qué información le va a ayudar a desempeñarse mejor. Es diseñar una especie de manual con las preguntas más frecuentemente hechas y proporcionar las respuestas. Este tipo de ayudas son apreciadas y tomadas en cuenta.
  7. Al final de la reunión es necesario pedir retroalimentación. Pregunta si ésa es la forma en la que le gustan las presentaciones, si ése es el tiempo adecuado para presentar datos, si ése es el formato apropiado, si la información fue explicada con claridad. Es importante que el nuevo jefe tenga un espacio para dar su opinión y que sea escuchado.
  8. Estar preparado para el cambio. Un nuevo jefe es una nueva forma de ejercer el liderazgo y hay que estar listos para asumirlo. Es muy probable que las cosas cambien, que los formularios se modifiquen, que las formas para reportar se pidan en otra forma. Aquel que esté mejor preparado para cambiar y se adapte a las nuevas formas tendrá mayores posibilidades de ser tomado en cuenta.

En términos generales, al reunirse con el nuevo jefe debemos buscar conocerlo y dejar una buena impresión. Para ello, anticipar sus necesidades y preocupaciones ayuda a calibrar el terreno y a preparar una presentación efectiva y exitosa. La mejor forma para hacerlo es imaginar que estamos sentados en su escritorio y desde esa perspectiva preparar la reunión, es decir, llevar las cosas al siguiente nivel. Es situarnos en los ojos y la mente del otro y atestiguar qué sería de su interés. Lo maravilloso de hacerlo de esta forma es que así estamos construyendo el camino para que ese sueño se haga realidad. Al ponernos en el lugar del nuevo jefe y allegarle soluciones, nos estamos acercando en forma efectiva y estamos preparando el terreno. Conocer al nuevo jefe y darle una bienvenida adecuada es subir el primer peldaño que nos lleve a una mejor posición.

 

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Twitter: @CecyDuranMena

Blog: Las ventanas de Cecilia Durán Mena

 

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