Por Israel Ceja
A todos y todas nos ha pasado en algún momento que por mucho esfuerzo que pongamos en el trabajo, no logramos obtener la concentración adecuada, lo que puede provocar accidentes, errores o simplemente ineficiencia, ya sea por incomodidad, falta de información o herramientas, y eso nos lleva a no conseguir los objetivos deseados.
El desorden dentro del espacio de trabajo afecta de sobremanera. La psicóloga organizacional Marie Kondo, autora del bestseller “La Magia del Orden”, destaca que un espacio de trabajo ordenado permite a las personas concentrarse mejor en sus tareas, reduciendo el estrés y la fatiga mental.
Por otro lado, un estudio realizado por la Universidad de Princeton indica que los empleados que trabajan en entornos de trabajo organizados pueden ser hasta un 20% más productivos que aquellos que luchan con la desorganización y las distracciones.
Definitivamente, crear el ambiente de trabajo perfecto puede resultar difícil y mucho más en un mundo con tantas opciones de flexibilidad en el trabajo: modelos de home office, oficinas físicas y esquemas híbridos, e incluso nómadas digitales. Afortunadamente hay empresas que se dedican justo a brindar este tipo de entornos, las cuales proveen espacios de trabajo ideales pensando en impulsar la productividad, tal es el caso de Colony Spaces, oficinas equipadas y coworking, que tienen en la ergonomía, el diseño y la metodología de trabajo, herramientas de optimización para ayudar a sus clientes.
LUZ NATURAL, SEGURIDAD Y ERGONOMÍA
El primer pilar para ser productivo es contar con luz natural. Y es que existen muchos beneficios de aprovechar la luz natural para el entorno laboral, uno de ellos es cuidar de la vista, ya que periodos largos de tiempo expuestos ante la luz de los dispositivos que usamos todos los días, pueden afectar nuestra visión, pero el acompañamiento de ventanas con entrada del sol en espacios cerrados nos brinda cierta protección.
Un beneficio más de la luz natural es la mejora del estado de ánimo y aún más en ciudades grandes como la Ciudad de México.
Y no sólo eso, los trabajadores en entornos con acceso a luz natural experimentaron una mejora de 46 minutos en la calidad del sueño, en comparación con aquellos que no tenían acceso, según una investigación publicada en el Journal of Clinical Sleep Medicine. Y, a su vez, el sueño de calidad está directamente relacionado con la productividad y el bienestar.
El segundo pilar para un espacio de trabajo ideal es la seguridad, fundamental para la concentración, ya que en ambientes y espacios donde se perciben entornos saludables, es posible enfocar la creatividad y pensamientos en el desarrollo de nuevas ideas y solución de problemas, hablando también en lo referente al espacio físico y al entorno social.
Así también deben tomarse en cuenta las medidas de seguridad para situaciones imprevistas, sobre todo cuando el trabajo se desarrolla en la oficina. En momentos de emergencia, tener un plan permite una mejor gestión de los movimientos de los compañeros, y con ello mayor seguridad de las acciones que se deben tomar.
El tercer pilar está ligado con el bienestar y la ergonomía en las herramientas de trabajo. No importa cuál sea la profesión, sector o espacio laboral, el uso de las herramientas ergonómicas es fundamental. El estar sentado frente a una computadora, se ha vuelto el pan de cada día, por lo que cada vez es más importante tener sillas, escritorios y las condiciones adecuadas para mantenerse en bienestar.
La profesora de ergonomía, Linda Miller, señala que un ambiente de trabajo ergonómico no solo previene lesiones, sino que también mejora la comodidad y el bienestar de los empleados, lo que se traduce en una mayor satisfacción en el trabajo y una disminución del ausentismo laboral.
LA IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE ENFOQUE
Factores como el estrés, el cansancio, las preocupaciones y la falta de hábitos saludables son grandes obstáculos que afectan a nuestro entorno laboral y, hablando de oficinas, podemos encontrarnos con diversidad de métodos para poder lograr una concentración mayor y poder así ser más eficientes y optimizar los tiempos valiosos.
Para contrarrestar estos factores y lograr bienestar existen varios métodos, los más conocidos son:
● Matriz de Eisenhower
Basada en la frase: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. Esta herramienta de gestión ayuda a detectar prioridades mediante cuatro cuadrantes: Urgente, no urgente, importante y no importante. Así es posible poder conocer por dónde empezamos a trabajar.
● Método Pomodoro
Es uno de los más conocidos, el cual propone establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas, preferentemente activas, de cinco minutos. Luego, cada ciclo de dos horas hacer una pausa más larga, de 15 a 20 minutos. En la actualidad es un método tan popular que incluso algunos dispositivos digitales lo incluyen de forma nativa.
● Lean time management
También podemos resumir en una frase: “Work smarter, not harder” y se aplica mucho en las metodologías de Lean Six Sigma (centrada en la optimización de procesos), implementadas sobre todo en procesos de manufactura, pero en la actualidad llevada a otros ámbitos, como el de emprendimiento y startups.
En suma, cada metodología puede aplicarse y depende de cada individuo. Pero es importante destacar que el lugar donde lo apliques debe contar con los pilares mencionados, pues, aunque no son excluyentes, sí pueden dirigir a un espacio de trabajo óptimo e ideal.
Israel Ceja es director de Marketing y Comunicación en Colony Spaces.
