Con un sistema automatizado de pago podrás mantener en orden las entradas y salidas de efectivo, ahorrar tiempo y recursos a clientes y proveedores. Y no sólo evitarás las fugas de efectivo, sino también los cargos fraudulentos.

 

Reconocer, controlar y prevenir las fugas de efectivo representa un reto importante para las empresas; las faltas constantes de efectivo para afrontar obligaciones pueden poner a cualquier compañía en situaciones que afectan su rentabilidad y habilidad para invertir. Algunas de estas situaciones pueden evitarse con las herramientas y controles adecuados.

Es común ver a los dueños de pymes sobrestimar ingresos y subestimar gastos, y es ahí donde justamente comienza el descontrol financiero. Un claro ejemplo lo vemos cuando se ingresan facturas por gastos inesperados como viajes, eventos con clientes, taxis, etc., pues la compañía completa sufre, el área de finanzas no puede hacer proyecciones de flujos de capital y el equipo de directores no puede tomar decisiones de inversión adecuadas, y mucho menos realizar un plan de crecimiento con cifras y datos reales.

 

La clave

Migrar a sistemas automatizados de pago ayudará a mantener cada una de las entradas y salidas de efectivo ordenadas, ya que los sistemas manuales son más propensos al error humano; además, la automatización ahorra tiempo y recursos a clientes y proveedores.

Los 3 datos que debes conocer para controlar los gastos y evitar fugas de efectivo:

  1. Lugar: Saber en qué sitio se realizó la transacción es importante para ver el tipo de consumo, si es en un restaurante, gasolina, etc. Además, aporta información de los sitios habituales en los que se consume para crear un posible patrón.
  2. Monto: Las cantidades son exactas, así que la transacción es mucho más sencilla de rastrear en un estado de cuenta. Conocer los montos aprobados mediante políticas internas previene el mal uso de recursos. Un medio de pago como la tarjeta corporativa permite poner límites de gasto a los empleados, áreas de negocio y/o proveedores.
  3. Fecha: Aunque algunos establecimientos reportan los cargos únicamente en ciertos horarios, las fechas son necesarias para ordenar un gasto en la factura de un mes o de otro, y para analizar si es un gasto frecuente o estacional.

Estos sistemas tienen la capacidad de controlar el uso de efectivo, porque el gasto se verá reflejado a través de reportes electrónicos y límites de consumo. Con esto no sólo se evitan las fugas de efectivo sino también los cargos fraudulentos.

En México ya existen diferentes sistemas de pago, flexibles y seguros, que prácticamente se pueden utilizar en cualquier parte del mundo para los gastos de la empresa como viajes de negocios, hospedajes en hoteles, restaurantes, hasta envíos por correo, suministros de oficina, facturas de teléfono y mucho más, ofreciendo significativos beneficios para las empresas.

 

Contacto:

Blog: Global Corporate Payments de American Express

 

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

Siguientes artículos

Gobiernos ciudadanos: ¿avance o riesgo?
Por

El modelo de gobierno de los independientes en México validará el poder ciudadano, si es bueno, o le regresará legitimid...

También te puede interesar