Después del ruido de fondo que se produjo por la fiesta anual, los intercambios de regalos, los brindis de área, llega un momento en que la nobleza obliga: es necesario agradecer por esfuerzo hecho y por los resultados conseguidos. En el terreno corporativo, llegar al número y conseguir un beneficio financiero no significa que se deba sacrificar la cortesía y la amabilidad. De hecho, con mayor frecuencia de lo que uno se imagina, los buenos modales coinciden con estrategias empresariales inteligentes. Agradecer significa reconocer tanto como corresponder. Es dar a conocer que el trabajo hecho no pasó desapercibido. También funciona para hacerle saber al jefe y a la empresa que se aprecia mucho la oportunidad recibida y la posibilidad de seguir colaborando.

Una nota de agradecimiento es una muestra perfecta de buen gusto y de compromiso. Es gesto de amabilidad que funciona de manera efectiva para tanto entre pares, con superiores, con clientes externos o con proveedores. Es una oportunidad para fortalecer las relaciones de negocios. Al agradecer estamos enviando un mensaje de que nos dimos cuenta y valoramos lo mismo un regalo recibido, la invitación, una comida o cualquier atención recibida en la época decembrina, pero también de dar las gracias por la relación profesional.

Redactar una nota de agradecimiento permite destacar. Como dice el dicho, es de bien nacidos ser agradecidos y es una cualidad que cada día se encuentra menos en el ámbito de los negocios. Es un mensaje de caballerosidad que se valora ya que habla de los valores que sustenta la persona que lo redacta. Por supuesto, este tipo de notas debe ser redactado con sinceridad y hacerse de manera persona. No deben ser hechas con el único objetivo de conseguir una mejor oportunidad para ser tomado en cuenta en negociaciones futuras ya que esto desvirtúa la intención, pero es de estas acciones que siempre tiene beneficios colaterales. Por lo mismo, hay que tener cuidado.

Encontrar el balance perfecto entre amabilidad y profesionalismo no siempre es fácil. Hay que tener en cuenta que el acercamiento debe ser sencillo y evitar que sea intimidante o invasivo. Se busca provocar un efecto gratificante. En general, es preferible elegir un instrumento real, en vez de un correo electrónico, también se recomienda escribir algo a mano para que tenga un toque personal. Pero, si el correo no es muy confiable y la letra no es un aliado, es mejor enviar un mensaje que sabemos que llegará a su destino y podrá ser leído.

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Si se está representando a una compañía, escribir la nota de agradecimiento usando la cuenta institucional o una hoja membretada es siempre la mejor opción. Lo importante es cerciorarse de que la nota, sea electrónica o en papel llegue a su destinatario y sea leída. Si el ejecutivo recibe grandes cantidades de correos electrónicos lo mejor es entregar personalmente la nota.

Es muy importante elegir un saludo adecuado Si existe una persona en particular a la que se deba agradecerle, hay que dirigirse a ella mediante un título -su grado de estudios, por ejemplo- y su nombre y apellido. Hay que evitar la familiaridad excesiva. La formalidad del tono dependerá del nivel de confianza y la naturaleza del negocio establecido con la otra persona. Cuando la nota se dirige a más de una persona, hay que incluir a todos por título y apellido en el saludo. Sobre todo, hay que evitar los saludos impersonales como “a quien corresponda.” Nadie le agradece a quien corresponda, el agradecimiento siempre se muestra a alguien en particular.

En la primera oración de una nota de agradecimiento sucede lo mismo que en la primera frase de una novela, podemos atrapar o perder al lector para siempre. Por lo mismo, hay que expresar gratitud y establecer claramente cuál es la razón de agradecimiento. No es necesario adornar la introducción. Evitar frases afectadas o que le den rodeos a lo que se quiere comunicar. Aunque es importante el expresar a qué se debe el agradecimiento, es importantísimo no mencionar directamente la palabra dinero. Es mucho mejor agradecer la generosidad por un bono, la amabilidad por la oportunidad de ser parte del equipo de trabajo, el gusto de haber conseguido cierto resultado, el placer de haber colaborado, la relevancia del consejo o de la asesoría recibida.

Una nota de agradecimiento debe halagar al destinatario sin caer en la adulación. Esta es la parte más difícil de escribir un mensaje para dar las gracias. Por lo tanto, es muy importante pensar en un cumplido con respecto al destinatario o a la empresa a la que se va a dirigir el mensaje. También es el momento de buscar continuidad. Es la oportunidad para expresar de manera explícita el deseo de seguir haciendo negocios o establecer una relación empresarial a largo plazo con el destinatario. Cuando la nota se dirige a un empleador, esta es una buena oportunidad para expresar el deseo de continuidad.

Lo hermoso de una nota de agradecimiento es que mucha gente no la considera obligatoria ni necesaria. Por lo tanto, cada vez son menos frecuentes y por ello se constituyen en una seña de identidad y en forjadoras de ventaja competitiva. Pero el elemento fundacional es la sinceridad, sin ella no van a lograr su cometido. Un mensaje de agradecimiento que no es sincero se nota y tiene repercusiones negativas. Si no se siente deseos de agradecer y sólo se hará por llenar un trámite, lo mejor es no enviar nada. Por último, el tiempo es crucial para que estas notas de agradecimiento cumplan su cometido. Entre más pronto lleguen a su destino, más memorable será la buena impresión que dejarás en quien la reciba.

Es tan importante agradecer al jefe, al proveedor, al cliente como a las personas que conforman nuestro equipo de trabajo. Es una forma de demostrar que trabajar en conjunto para lograr el éxito es apreciado. En la empresa es muy significativo agradecer a quienes son los que trabajan para lograr la productividad deseada. El rol de cada persona en una empresa es muy importante para conseguir los objetivos que se esperan. Desde el gerente general hasta el empleado de menor rango, todos tienen un papel importante que cumplir y es sustancial hacerles saber que su desempeño importa. Es la oportunidad de expresar orgullo que se siente de que la gente pertenezca a la empresa y la gratitud por todos estos años que vienen trabajando juntos y que han hecho posible el proyecto haya logrado sus metas.

Agradecer significa reconocer tanto como corresponder. Es dar a conocer que el trabajo hecho no pasó desapercibido. Es hacer saber que el esfuerzo importó y fue relevante. Es también un impulso que abre puertas y propicia buenas voluntades.

 

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